Organizzati: 5 abitudini produttive per iniziare la giornata | Jill Duffy

Parte dell'organizzazione è creare abitudini che ci aiutano a ottenere il massimo da ogni giorno. Quando facciamo affidamento su abitudini piuttosto che su azioni deliberate che richiedono uno sforzo consapevole, liberiamo il nostro cervello per cose più importanti. Mattina è il momento ideale per le abitudini che possono portare a una giornata ad alta produttività. Ecco cinque cose che puoi fare all'inizio della giornata, ogni giorno, per fare di più.

1. Traccia il tuo sonno

Dopo il risveglio, mentre il sonno è ancora fresco nella tua mente, controlla quanto hai dormito la notte prima. Se indossi un fitness tracker o uno smartwatch con una funzione di monitoraggio del sonno, guarda i tuoi dati. In caso contrario, stimalo in base all'ora in cui sei andato a letto.

Le persone hanno bisogno di dormire a sufficienza per poter concentrarsi ed essere le più produttive. Non dormire a sufficienza comporta un serio tributo alle prestazioni. Il sonno di una brutta notte non ti rovinerà, ma lo faranno diversi giorni di seguito. Mentre l'esatta quantità di tempo che una persona ha bisogno di dormire varia, la ricerca mostra che dormire sei ore o meno, notte dopo notte, non è sufficiente per la maggior parte delle persone. (Genitori di bambini piccoli: mi dispiace.) Punta a qualcosa nel campo da baseball dalle sette alle otto ore, più se ne hai bisogno.

Se non dormi abbastanza, come puoi ripararlo? La maggior parte delle persone non può semplicemente dormire più tardi perché devono svegliarsi ad un orario fisso per prepararsi al lavoro. Invece, dovrai andare a letto prima. Scopri a che ora dovresti essere a letto per dormire otto ore solide, quindi imposta una sveglia per ricordarti di andare a letto. Ad esempio, se è necessario svegliarsi alle 6:30 del mattino, impostare una sveglia prima di andare a dormire alle 22:30

2. Rivedi il tuo calendario e l'elenco delle cose da fare

La tua produttività è mai stata deragliata da un appuntamento o da una riunione dimenticata nel tuo calendario? Prendi l'abitudine di rivedere il tuo calendario e importanti cose da fare prima che inizi la giornata. Aiuta se riesci a legare questa azione a un'abitudine esistente, come bere un caffè o andare in treno durante gli spostamenti mattutini.

Imposta una vista di accesso rapido nel telefono che mostri il tuo calendario giornaliero o l'elenco delle cose da fare. In iOS, puoi personalizzare la schermata a discesa per mostrare un riepilogo del calendario o delle attività nella vista Oggi. Gli utenti di telefoni Android possono aggiungere un widget alle schermate Home o ad altre visualizzazioni personalizzate, a seconda di ciò che supporta il loro telefono specifico.

Per impostazione predefinita, il tuo calendario probabilmente ti avvisa delle riunioni pochi minuti prima che si verifichino (e sai che stanno arrivando perché hai rivisto il tuo calendario per prima cosa al mattino). Prendi sul serio quelle notifiche, non per arrivare alla riunione in tempo, ma per concludere il tuo altro lavoro prima di lasciare l'area di lavoro. Le riunioni aumentano lo stress quando sono viste come interruttori di lavori più importanti. Cerca di non lasciare che le riunioni si frappongano. Se hai solo mezz'ora fino alla prossima riunione, non avviare un'attività che richiederà un'ora.

3. Controlla la lingua delle tue cose da fare

Il modo in cui definiamo i nostri compiti influenza notevolmente se li completiamo. In una recente rubrica ho menzionato come un'attività scritta male nella mia lista di cose da fare finisse per essere rimandata per tre mesi. Il problema non era la mia motivazione per completarlo. Il problema era che il compito non era stato scritto per il successo.

Mentre rivedi il tuo calendario e l'elenco delle cose da fare, sii consapevole di cosa stai chiedendo esattamente di fare oggi. Ad esempio, "Prenota il ritiro aziendale" è troppo grande per essere un compito, ma è possibile raggiungere "Chiama tre possibili sedi per il ritiro aziendale".

4. Decidi quando elaborare la posta elettronica

Vieni distratto via e-mail? Decidi in anticipo, prima ancora di iniziare la giornata lavorativa, quando elaborerai la posta elettronica. Scegli tre o quattro fasce orarie quando guarderai l'e-mail e farai qualcosa con i messaggi che vedi. All'inizio della giornata, mentre la tua forza di volontà è ancora alta, prometti di chiudere il tuo programma di posta elettronica quando non è il momento di fare la posta elettronica.

Mantenere fede alla tua promessa di non rimanere impigliato nelle e-mail quando stai cercando di fare un vero lavoro è ancora più importante al mattino. La ricerca mostra che gli effetti di interruzione dell'e-mail sono peggiori al mattino rispetto al pomeriggio per la maggior parte dei knowledge worker.

Se usi la webmail e fai fatica a rompere le tentazioni della posta elettronica, puoi bloccare il tuo accesso solo nelle ore mattutine usando un'estensione del browser come StayFocusd. Con Stayfocusd, è possibile bloccare l'accesso tra orari specifici, ad esempio dalle 8:30 a mezzogiorno, o limitare il numero di minuti che è possibile utilizzare il sito durante gli orari impostati.

5. Guarda alcuni video sui gatti

Pensa ad alcune cose che ti piacciono che puoi fare in circa due minuti e prova a farne alcune durante alcune brevi pause di metà mattina. Le pause ci ringiovaniscono dal lavoro quando facciamo qualcosa che ci piace durante loro, e ci sono prove crescenti che mostrano che le pause sono più efficaci quando le prendiamo frequentemente ma le manteniamo relativamente brevi.

In un interessante esperimento PDF, i ricercatori hanno scoperto che un gruppo di soggetti che hanno guardato clip di commedie prima di completare una serie di attività ha superato di circa il 12% un gruppo di controllo. E i ricercatori giapponesi che studiano gli effetti di immagini carine hanno scoperto che i soggetti che per primi hanno guardato le foto di gattini e cuccioli erano più attenti a completare i compiti rispetto a un gruppo che guardava le foto di gatti e cani adulti o oggetti neutri.

Quindi pensa a qualcosa di relativamente veloce che ti piace, che si tratti di controllare i risultati sportivi online o di regalarti un caffè fresco, e non sentirti in colpa quando li fai durante le tue pause mattutine.