Video: WORD - TRUCCHI E SEGRETI: Creare e gestire un documento master/principale (Settembre 2024)
Un mio amico stava esportando contenuti da Excel in Microsoft Word e continuava a farsi inciampare dalle diverse opzioni di esportazione. Indipendentemente da ciò che faceva, il documento di Word risultante aveva schede non necessarie in cui avrebbero dovuto esserci spazi singoli. Mi ha chiamato e mi ha chiesto di passare e aiutare.
"Basta trovare e sostituire gli spazi delle schede con spazi singoli", ho detto.
"Come si fa a farlo?"
È una funzione decisamente semplice, ma è uno di quei trucchi di Microsoft Word che, se non l'avessi mai visto prima, non sapresti come farlo o anche come formularlo correttamente in una ricerca di Google.
1. Trova e sostituisci spazi tab
Gli spazi di tabulazione in Microsoft Word si traducono in ^ t.
Per trovarli e sostituirli con un singolo spazio, utilizzare il pulsante Trova / Sostituisci. Digitare ^ t nel primo campo e un singolo spazio nel secondo. Premi "Sostituisci tutto" e, voilà .
2. Trova e sostituisci restituzioni di paragrafo
Chi non ha ricevuto un documento con ritorni a doppio paragrafo in cui ne abbiamo bisogno solo uno?
I ritorni a paragrafi o ritorni a capo come vengono talvolta chiamati, possono essere rappresentati in Microsoft Word come ^ p.
Per trovare e sostituire i ritorni a doppio paragrafo con ritorni singoli, utilizzare il pulsante Trova / Sostituisci. Digitare ^ p ^ p nel primo campo e ^ p nel secondo. Premi "Sostituisci tutto" e il gioco è fatto.
3. Automatizza il testo digitato di frequente con le macro
Confessione: ho avuto paura delle macro per anni perché non capivo cosa fossero e sembrava che dovevo imparare il codice per usarle. Non vero. Le macro sono i tuoi amici. Vorrei che avessero un nome diverso, però, come il pulsante Testo frequentemente digitato, perché è proprio quello che sono.
Molte persone usano macro per scaldavivande, dichiarazioni di non responsabilità dell'azienda o testo legale richiesto su tutti i documenti di una certa natura. Li uso per automatizzare testi estremamente basilari che devo digitare più e più volte, inclusi alcuni codici HTML che PCMag utilizza per pubblicare articoli online.
L'impostazione di una macro per la prima volta richiede alcuni passaggi, ma ne vale la pena per il tempo che risparmierai in seguito.
Ecco come farlo (le istruzioni sono stampate sotto il video di due minuti, che mostra anche come usare le macro):
Versione di Windows 2010: dalla scheda Visualizza, premi il pulsante Macro all'estrema destra e seleziona Registra macro.
Word: versione Mac 2011: dal menu in alto, seleziona Strumenti> Macro> Registra nuova macro.
Dai un nome alla tua macro nel campo Nome macro e nota che i nomi non possono avere trattini o altri caratteri speciali, solo lettere e numeri (il che è stupido, ma è così). Successivamente, puoi assegnare un tasto o una scorciatoia da tastiera per la macro, ma è facoltativo. Se preferisci, potrai sempre eseguire la macro dal menu. Assegnare una scorciatoia da tastiera può essere complicato perché devi conoscere tutte le altre scorciatoie da tastiera esistenti in modo da non sovrascrivere accidentalmente quella di cui potresti aver bisogno. Aggiungi una descrizione se vuoi, ma non è richiesta.
Quando si fa clic su OK, Word registrerà tutto ciò che si digita e fa. Digita il testo che desideri automatizzare e formattalo come desideri, oppure registra l'azione che desideri acquisire, quindi torna al pulsante Macro e premi Ferma registrazione.
Ora prova la tua macro tornando al pulsante Macro e selezionando Visualizza macro e quindi selezionando "Esegui" per quello che hai creato; o premi semplicemente la scorciatoia da tastiera o il pulsante che hai assegnato. Dovresti vedere il tuo testo apparire magicamente in un colpo solo.
4. Cancella formattazione del testo incollato
Copi e incolli il testo da fonti online, altri documenti, e-mail, ecc. E la rabbia quando si apre sulla pagina in rosso a 18 punti di carattere in Verdana? Spogliare che la formattazione che viene inconsapevolmente con il testo incollato è un grande dolore al collo. È possibile modificare un'impostazione in Word in modo che la formattazione non venga mai trasferita da altri testi.
In Microsoft Word per Windows iniziare andando su File e selezionando Opzioni. Cerca le Opzioni di Word e fai clic su Avanzate. Da qualche parte in quell'enorme elenco (lo so, è lungo) c'è una voce chiamata Incollare da altri programmi. Seleziona Mantieni solo testo e fai clic su OK. Fai un test drive incollando del testo da un documento Web e vedi come sarà conforme alla tua formattazione esistente per quel documento.
Un altro modo per farlo senza modificare in modo permanente le impostazioni: Cerca un'icona di pasteboard che appare quando si incolla il testo. Ciao "mantieni solo il testo" e sei a posto.
Se non vedi quell'icona (su Mac), vai su Preferenze> Modifica e quindi cerca le opzioni Taglia e Incolla. Fai clic sul pulsante Impostazioni in quella sezione e assicurati che la casella sia selezionata per i pulsanti Mostra opzione incolla.
5. Elimina una linea
La linea temuta! Hai colpito una serie di trattini o trattini bassi più il tasto Invio, e Microsoft Word è caduto in una linea spessa attraverso la pagina che non puoi per la vita di te capire come rimuovere!
Il trucco per sbarazzarsi di questa linea è chiamarla un "bordo", non una linea. Fai clic direttamente sopra quella linea, ad esempio "bordo". Dalla scheda Home, scegli l'icona del bordo (sembra una griglia quattro per quattro). Dovresti vedere che il bordo inferiore è selezionato. Basta cambiarlo in No Border e il gioco è fatto. Se vuoi modificare le impostazioni di Word in modo che questo bordo non appaia mai più, vai su File> Opzioni> Opzioni correzione automatica. Seleziona Formattazione automatica durante la digitazione e cerca "Applica durante la digitazione". In quella sezione, puoi deselezionare la casella per Bordi.
