Organizzati: 15 consigli sulla produttività da parte di esperti

Contenuto

• Organizzati: 15 suggerimenti di produttività da parte di esperti
• Interviste 3 e 4
• Suggerimenti per la produttività 1-15

Una delle insidie ​​dell'essere una persona organizzata è che tendiamo a rimanere bloccati nelle nostre abitudini e tecniche organizzative, confondendo la rigidità con il rigore. Per la rubrica Get Organized di questa settimana, ho deciso di estendermi ben oltre i miei confini intervistando quattro persone che sviluppano app per la produttività e chiedendo loro consigli e trucchi per rimanere organizzati ed efficienti.

Questi amministratori delegati, fondatori e sviluppatori trascorrono le loro ore di lavoro pensando a ciò che le persone disorganizzate devono fare per diventare più organizzate. Costruiscono il loro software sulla base di dati di test, osservazioni personali e feedback di un'enorme comunità di utenti.

In queste quattro interviste, troverai riflessioni su ciò che significa essere organizzati e produttivi, nonché alcuni suggerimenti e trucchi specifici che questi esperti usano da soli.

Amir Salihefendic, fondatore di Doist

Amir Salihefendic è il fondatore di Doist, un'azienda specializzata in software di produttività. I due prodotti software di punta dell'azienda, Todoist e Wedoist, aiutano più persone a gestire i loro compiti personali e progetti collaborativi. Di seguito è riportato un estratto di un'intervista più lunga che ho fatto con Salihefendic sull'organizzazione e l'efficienza.

JD: Il tuo prodotto Todoist mira ad aiutare le persone ad assumere il controllo delle attività che devono svolgere. Nello sviluppo dell'app, cosa hai imparato su ciò di cui la maggior parte delle persone ha bisogno in termini di aiuto e guida nello svolgimento dei propri compiti?

AS: Le persone sono davvero pessime nel creare i loro compiti. Molte persone creano attività che sono davvero difficili da completare. Ad esempio, "perdere peso" non è un compito; è un progetto più lungo che include centinaia di attività. Tuttavia, la maggior parte delle persone aggiungerà "perdere peso" come attività.

La cosa migliore è vedere "perdere peso" come un progetto che ha compiti come mangiare dieci frutti al giorno, andare in palestra a giorni alterni, ecc. Comprendere la complessità del compito e suddividerlo in blocchi gestibili e attuabili è davvero importante per la tua organizzazione e produttività. È anche motivante poiché puoi completare le attività secondarie lungo la strada e sentire che ti stai avvicinando all'obiettivo.

JD: Puoi condividere con noi due o tre suggerimenti o trucchi per aumentare la produttività?

AS: Penso che l'e-mail sia davvero un killer della produttività. Ricevo centinaia di e-mail al giorno e lo gestisco nel modo seguente:

• Controllo ed elaboro la posta elettronica solo tre volte al giorno (mattina, mezzogiorno e pomeriggio).
• Rispondo a un'e-mail se ci vorrà meno di un minuto.
• Archivo se un'email non è importante.
• Delega l'e-mail [a cui voglio rispondere in seguito] come attività a Todoist (tramite il nostro plug-in di Chrome) e specifica una data di scadenza per non dimenticarla.
• Nel pomeriggio, quando i miei livelli di energia sono bassi, rispondo a e-mail più lunghe.

JD: Vuoi condividere un'immagine dell'area di lavoro o uno screenshot del desktop?

Mikael Berner: è davvero importante. Un'altra dimensione che vedo che penso sostenga la tua proposta, è che essere organizzati non significa che sei disciplinato o puoi agire. Penso che la disciplina alla base dell'organizzazione sia importante.

Penso anche che l'attenzione possa essere erroneamente interpretata come necessità di lunghi [periodi di lavoro ininterrotto].

Abbiamo letto e trovato studi che dicono che la persona media cambia contesto ogni tre minuti ma non torna a un compito per 27 minuti. La produttività dipende molto dal cambio di contesto e dal modo in cui leggi ed elabori le informazioni. Devi essere in grado di rispondere alle cose importanti che arrivano. Sei organizzato in modo da avere i numeri di telefono nei posti giusti e nel momento giusto? O devi rimbalzare per trovarli?

JD: Nello sviluppo del programma EasilyDo, quali ricerche o dati hai scoperto su ciò di cui le persone hanno bisogno per essere più efficienti, più organizzate, più produttive?

MB: Abbiamo scoperto nei nostri studi che nessuno di noi è consapevole di quanto tempo ed energia stiamo mettendo in piccoli compiti che non sappiamo nemmeno che siano compiti. Facciamo il cronometro per quanto tempo ci vuole per svolgere questi piccoli compiti e li confrontiamo con quanto tempo impiega un agente intelligente a svolgerli per te.

Siamo tutti appesantiti e non sappiamo nemmeno di essere appesantiti da app e dati distribuiti.

JD: Puoi condividere con noi due o tre suggerimenti e trucchi per aumentare la produttività?

MB: Mi affido a strumenti che mi aiutano a far emergere le informazioni più importanti. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - molte cose che riducono la posta elettronica - raccomando uno di questi strumenti.

La regola migliore, e qualche volta scivolo via da questo, è "Se hai intenzione di aprire un'e-mail, o fai qualcosa con essa, come rispondere ad essa, o eliminarla o archiviarla". Non aprire nemmeno un'e-mail a meno che non sia possibile elaborarla in quel momento. Fa parte della regola dei due minuti.

Sono seduto nella nostra sala conferenze in questo momento che ha questi tavoli Ikea, ma sono tavoli in vetro su cui puoi disegnare con pennarelli a secco. Riunisce il lavoro di gruppo sul tavolo anziché inviare un membro del gruppo a un consiglio. Rafforza il lavoro di gruppo.