Scanner per documenti wireless Epson workforce es-500wr: revisione e valutazione dell'edizione contabile

Lo scanner per documenti wireless Epson WorkForce ES-500WR - Accounting Edition ($ 499, 99), è uno scanner per documenti desktop con alimentazione da foglio leggero a medio adatto per l'uso in piccoli uffici e gruppi di lavoro. È una variante di WorkForce ES-500W, che integra l'utility di scansione e elaborazione documenti Epson, ScanSmart e il componente aggiuntivo di contabilità di ScanSmart Accounting Edition. Se la tua azienda richiede l'inserimento manuale ricorrente di dati finanziari, ES-500WR sarà un'alternativa interessante alla nostra scelta dei redattori tra scanner per documenti entry-level, Brother ADS-2700W.

Insegnare a un vecchio cane nuovi trucchi

La più grande differenza tra ES-500WR e ES-500W è nel software Accounting Edition, quindi non ci sono un sacco di aggiornamenti hardware qui. Come l'ES-500W, misura 6, 6 per 11, 6 per 6, 9 pollici (HWD) con i suoi vassoi chiusi e pesa 8, 1 libbre. È leggermente più grande e 2, 5 libbre più pesante del Brother ADS-2700W, vicino nelle dimensioni e 2, 1 libbre più leggero del Panasonic KV-S1026C-MKII, e un po 'più piccolo in tutte le dimensioni rispetto alla Scelta dell'editore HP ScanJet Pro 3000.

Tieni presente, tuttavia, che mentre sono chiusi e fuori servizio, nessuna di queste macchine occupa molto spazio sulla scrivania. Ma con i loro alimentatori automatici di documenti (ADF) e vassoi di uscita aperti e pronti per il lavoro, in genere raddoppiano in altezza e triplicano (o più) in lunghezza.

L'ADF sull'ES-500WR può contenere fino a 50 originali e il suo ciclo di lavoro giornaliero è di 4.000 scansioni. I modelli concorrenti menzionati qui vengono anche con ADF da 50 fogli. In termini di ciclo di lavoro, ES-500WR cade a metà del pacchetto, con ADS-2700W e KV-21026C-MKII che supportano altre 1.000 scansioni giornaliere e ScanJet 3000 ne gestisce 500 in meno.

È possibile connettersi a ES-500WR direttamente tramite USB 3.0, tramite la rete cablata o wireless con Ethernet o Wi-Fi, oppure dal proprio smartphone o tablet con la comunicazione near-field (NFC). NFC è un protocollo di rete peer-to-peer che consente di scansionare i fogli caricati nel vassoio di alimentazione sul dispositivo mobile toccandolo sull'hotspot NFC situato di fronte al pannello di controllo sulla faccia dello scanner. È possibile connettersi ai dispositivi mobili con Wi-Fi Direct o eseguire la scansione su unità di memoria flash e altri dispositivi di archiviazione tramite una porta USB sul retro dello chassis.

Il pannello di controllo è semplice, con sette pulsanti: Power, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi on / off, Salto rilevamento doppio feed, Modalità lenta, Stop, Start e NFC. Esistono anche sette spie di stato: modalità AP (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, errore, modalità di alimentazione automatica, Pronto, Salto rilevamento doppia alimentazione e Modalità lenta. Si noti che non ci sono pulsanti o display per selezionare i profili, scegliere la scansione su una o due facciate o per fornire allo scanner altre istruzioni. Tutto ciò che viene gestito da ScanSmart, manualmente dopo la scansione delle pagine o automaticamente, secondo una serie di istruzioni preconfigurate salvate nei profili del flusso di lavoro che Epson chiama Actions.

Software aziendale robusto

ES-500WR viene fornito con accesso scaricabile a ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (per Windows), Nuance PDF Converter (per Mac) e Presto! BizCard. Piuttosto che una vera interfaccia scanner e un programma di elaborazione e gestione dei documenti, ScanSmart è più una shell che integra utilità e programmi esistenti, aiutandoli a interagire con lo scanner stesso e l'un l'altro in modo più fluido. Epson Scan 2 e Document Capture Pro sono raggruppati come parte di ScanSmart.

Con ES-500WR è disponibile il componente aggiuntivo Accounting Edition, noto anche come Gestione ricevute. Oltre alla capacità di ScanSmart di accettare estensioni aggiuntive e integrare applicazioni, secondo Epson apprende anche come identificare i dati ricorrenti, come nomi e loghi dei fornitori, spese mensili e così via. In altre parole, più lo usi, più efficiente Gestore ricevute gestisce le tue scansioni finanziarie. Riconosce ed estrae i dati da ricevute digitalizzate, fatture e altri documenti finanziari e quindi li salva nel proprio database integrato. Gestione ricevute può quindi esportare i dati in QuickBooks Online o file compatibili con Microsoft Excel che è possibile importare in uno o in molti altri programmi di contabilità, ovvero manipolazione delle colonne di dati in Gestione ricevute o nel file CSV esportato in Excel o entrambi.

La mia unica vera lamentela riguardo ScanSmart Accounting Edition è che non supporta direttamente altri programmi di contabilità popolari.

In vista del branco

Epson valuta ES-500WR a 35 pagine a una facciata al minuto (ppm) e 70 immagini a due facciate al minuto (o ipm, dove ogni lato della pagina è un'immagine). Ho testato ES-500WR su Ethernet a 300 dpi con ScanSmart Accounting Edition sul nostro PC testbed Intel Core i5 standard con Windows 10 Professional. Il nuovo software non ha aumentato le velocità di scansione e di elaborazione dei documenti rispetto a ES-500W, che era già un ottimo strumento.

Scopri come testiamo gli scanner

Riducendo il tempo che intercorre tra il momento in cui l'ultima pagina arriva sul vassoio di uscita e quando ScanSmart salva il documento in un formato file utilizzabile, quello che chiamiamo tempo di "ritardo", ES-500WR ha scannerizzato il nostro documento di testo a una pagina di 25 pagine a 40 ppm e il nostro Documento fronte-retro di 25 pagine a 75, 7 ipm, significativamente più veloce delle classifiche Epson. L'ES-500WR ha scannerizzato, elaborato e salvato gli stessi documenti di prova in PDF di immagini a 37, 7 ppm e 67, 7 ppm, una prestazione rispettabile rispetto alle sue classifiche e ai suoi concorrenti.

È circa 2, 5 ppm più veloce e 1, 5 ip più lento dell'ES-500 W, 3 ppm più veloce e 2, 3 ip più lento dell'ADS-2700 W di Brother, 2, 4 ppm e 2, 5 ppm più veloce dello ScanJet 3000 di HP, 6, 1 ppm e 7, 7 ppm di fronte al KV- di Panasonic S1026C-MKII.

Quando si esegue la scansione su PDF ricercabile, un formato più favorevole per la ricerca e il recupero di documenti, l'ES-500WR ha scansionato e salvato il nostro documento di prova di 25 pagine su due lati (50 immagini) in 44 secondi. Quel punteggio ha legato il suo fratello ES-500W ed è un secondo o due più veloce dei modelli Brother e HP. A 1 minuto e 6 secondi, la Panasonic ha sollevato la parte posteriore.

Scansione aziendale solida

A che serve uno scanner straordinariamente veloce se il testo modificabile risultante richiede ore di correzione degli errori? Fortunatamente, la tecnologia OCR di oggi è molto più accurata di così. L'ES-500WR, ad esempio, ha scansionato e convertito le nostre pagine Arial e Times New Roman senza errori fino a 6 punti, il che è più che accurato per la maggior parte delle applicazioni aziendali. Questo batte gli 8 punti dell'ES-500W precedente per entrambi i caratteri senza errori.

In 5 punti senza errori sulla nostra pagina di test Arial e 4 punti senza errori nella pagina New Times romana, il formidabile ADS-2700W di Brother rimane lo scanner più accurato recensito qui tra circa un anno. Nel frattempo, la Panasonic KV-S1026-MKII ha legato l'ES-500WR e l'HP ScanJet 3000 è riuscito a scansionare fino a 8 punti con entrambi i font senza errori.

Ho anche scansionato alcune pile di ricevute e fatture di carte di credito e quindi ho usato un profilo di azione ScanSmart per spostare i dati in e aprire Gestione ricevute.

La fase successiva prevede l'esportazione dei dati in QuickBooks Online o in un file CSV di Excel. L'integrazione di Receipt Manager con QuickBooks è ben automatizzata. Quando, dopo aver aperto QuickBooks sul PC, fai clic su Esporta in QuickBooks in ScanSmart, viene aperta una finestra che ti invita ad accedere a QuickBooks e quindi a seguire le istruzioni che ti guidano attraverso il resto del processo.

Quando si esporta in un file CSV, è sufficiente selezionare quell'azione in ScanSmart, nominare e salvare il file. Cosa succederà dopo dipende da cosa vuoi fare con i dati. Per prepararlo per l'importazione in un programma di contabilità molto probabilmente richiederà almeno qualche manipolazione in Excel. Se hai una conoscenza di base di Excel, preparare i file CSV per l'importazione in un altro programma è semplice. A seconda del programma in cui si desidera importare i dati, il processo può essere descritto nella documentazione di quel software.

In caso contrario, ci sono risme di documenti riguardanti l'etichettatura e la manipolazione dei record CSV sul sito di Microsoft e altrove. Mentre a volte questo può essere un lavoro complicato, non è davvero complicato. Ma sarebbe molto più semplice se ScanSmart Accounting Edition supportasse alcune applicazioni di contabilità più popolari.

Software per risparmiare tempo

Quando si esegue un'attività in casa o in un piccolo ufficio, forse una delle faccende ricorrenti più noiose è l'inserimento di dati da ricevute cartacee, fatture e altri documenti finanziari in un programma di contabilità. Con il suo supporto per la scansione di documenti finanziari, raccogliendo i dati rilevanti e quindi preparandoli ed esportandoli in fogli di calcolo QuickBooks Online o Excel, Epson ES-500WR prende una buona dose di automazione di tale processo. L'integrazione di QuickBooks è ben sviluppata e dovrebbe far risparmiare tempo a te o alla tua organizzazione automatizzando gran parte del processo di immissione dei dati finanziari. Con l'integrazione di Excel, d'altra parte, potresti dover trasferire i dati in record CSV compatibili con la tua applicazione di contabilità.

Mentre una più ampia integrazione con altri programmi di contabilità fornirebbe un valore maggiore per le organizzazioni che non usano QuickBooks, il processo di preparazione dei record CSV per l'importazione in Excel è di base. Anche se costa $ 100 in più rispetto alla scelta dell'editore ADS-2700W Brother, l'ES-500WR vale il prezzo più alto se la capacità di scansionare ed esportare dati finanziari farà risparmiare tempo prezioso alla tua attività.