Scanner per documenti wireless Epson workforce es-300wr - revisione e valutazione dell'edizione contabile

Lo scanner per documenti wireless Epson WorkForce ES-300WR altamente portatile - Accounting Edition ($ 399, 99) è una versione migliorata di Editors 'Choice WorkForce ES-300W che abbiamo esaminato l'anno scorso. Quest'ultima iterazione degli elenchi di scanner portatili di documenti di punta di Epson per soli $ 100 in più, ma il suo software incentrato sul business, nonché un'interfaccia di acquisizione dei documenti revisionata e rinominata, la rendono più accurata e adatta alla contabilità, aumentando così il suo valore complessivo. Se la raccolta di dati finanziari sulla strada e l'esportazione per l'utilizzo nell'applicazione di contabilità, eliminando la necessità di immetterli manualmente, sembra interessante, è necessario considerare ES-300WR.

Un compagno di viaggio ben ponderato

Se si preferisce uno scanner per documenti desktop meno mobile, Epson offre anche una versione contabile dello scanner per documenti wireless WorkForce ES-500WR, che è un po 'più veloce, più grande e più pesante. Quando il modello portatile è chiuso e pronto per la strada, misura 2.6 per 11.3 per 3.5 pollici (HWD) e pesa 2.9 libbre. Gran parte della sua altezza e peso proviene da una batteria ricaricabile integrata. Alcuni altri scanner portatili con batterie ricaricabili includono il formato Canon ImageFormula P-215II Scan-Tini leggermente più piccolo e leggero e il Doxie apparente molto più piccolo e leggero. Il primo, come l'ES-300WR e il suo gemello ES-300W, viene fornito con un alimentatore automatico di documenti (ADF) da 20 fogli che esegue la scansione di entrambi i lati delle pagine a due facciate contemporaneamente, in un unico passaggio. L'ADF di Doxie Q, d'altra parte, contiene solo otto pagine; e per scansionare entrambi i lati delle pagine a due facciate, è necessario scansionare un lato degli originali, quindi capovolgerli manualmente per scansionare gli altri lati.

Mentre le macchine più leggere come Xerox Duplex Travel Scanner a caricamento manuale, Visioneer Patriot P15 e Epson DS-320 Portable Duplex Document Scanner e WorkForce ES-200 sono più piccole, più leggere e più facili da trasportare, non hanno batterie, ciò significa che verrai collegato a una presa CA.

La velocità con cui la batteria si carica dipende dalla fonte di alimentazione e, come molti altri modelli portatili recenti, ES-300WR funzionerà e caricherà contemporaneamente da fonti di alimentazione CA o USB. Epson mi ha detto che quando lo scanner è in uso, la batteria si carica dalle prese CA in sole un paio d'ore; USB 3.0 richiede circa quattro ore e USB 2.0 richiede circa 20 ore. Lo scanner si carica più velocemente, ovviamente, quando è spento. Epson non richiede una specifica durata della batteria per pagina, ma durante i test ho scansionato centinaia di pagine con una singola carica.

Il ciclo di lavoro dell'ES-300WR è di 500 scansioni al giorno, che è lo stesso del DS-320, dell'ES-200 e della Canon P-215II, mentre il volume di Patriot P15 e Doxie Q è il doppio.

Il coperchio si apre per esporre l'ADF da 20 fogli e il pannello di controllo, che è diviso tra la parte superiore destra della faccia dello scanner e il bordo anteriore destro dello chassis. I controlli stessi comprendono quattro pulsanti: Power, Stop (Annulla), Start, Wi-Fi Connect (Wi-Fi Protected Setup o WPS) e cinque LED di stato: errore, modalità di alimentazione automatica, Pronto, Wi-Fi On / Off e batteria. Inoltre, notate nell'immagine qui sotto che, situato vicino al lato sinistro del viso, quasi angolato dai controlli, c'è un selettore di modalità per passare da documenti standard a spesse carte di plastica (carte d'identità e carte di credito, ad esempio). Sul bordo anteriore destro, c'è un interruttore per selezionare la connettività Wi-Fi o USB.

È possibile collegare ES-300WR in modalità wireless alla rete tramite Wi-Fi e cablato a un singolo PC tramite USB, 2.0 o 3.0. È possibile eseguire la scansione su dispositivi Apple iOS e Android con l'app Epson DocumentScan.

ScanSmart Accounting Edition

Dal debutto dell'ES-300W all'inizio del 2017, Epson ha apportato modifiche significative alla raccolta di software che include con i suoi scanner. Il cambiamento più significativo è il nuovo ScanSmart dell'azienda, un'utilità di gestione che integra lo scanner, il software di supporto e altre applicazioni, aiutandoli a lavorare insieme in modo più fluido. Le nuove funzionalità di contabilità sono specifiche del software; fanno parte di una versione estesa dell'utilità denominata ScanSmart Accounting Edition.

ScanSmart consente di configurare ed eseguire lavori di scansione, nonché di creare profili di flusso di lavoro (Scansione su file, Scansione su e-mail e così via) o impostazioni predefinite, che Epson chiama Azioni, che definiscono tutti gli aspetti di un lavoro di scansione. ScanSmart Accounting Edition semplifica la raccolta dei dati da documenti finanziari acquisiti nell'applicazione di contabilità, in particolare QuickBooks Online ed Excel.

In sostanza, l'aggiornamento di Accounting Edition consiste in un'estensione di ScanSmart denominata Receipt Manager che identifica ed estrae automaticamente i dati finanziari relativi da ricevute, fatture e altre copie cartacee finanziarie e ti aiuta a massaggiare in dati compatibili con QuickBooks Online o Excel. Questo può potenzialmente eliminare l'inserimento manuale noioso e che richiede tempo. L'esportazione di Excel è CSV, un formato accettato dalla maggior parte dei programmi di contabilità. Secondo Epson, quando si utilizza lo strumento automatico di denominazione dei file e riconoscimento delle ricevute del software, ScanSmart impara come identificare i dati ricorrenti, come nomi e loghi dei fornitori, spese ricorrenti e così via, semplificando in tal modo l'archiviazione, il recupero e la ricerca- processi di dati e documenti critici.

Oltre a ScanSmart Accounting Edition, il pacchetto software include Nuance Power PDF, un programma di creazione e modifica PDF alternativo ad Adobe Acrobat; Nuance PDF Converter per Mac; e NewSoft Presto! BizCard, un'utilità di scansione e archiviazione di biglietti da visita.

Uno scanner di documenti portatile veloce

Epson valuta ES-300WR a 25 pagine al minuto (ppm) in modalità simplex (un lato) e 50 immagini al minuto (o ipm, dove ogni immagine è un lato di una pagina a due facciate) in modalità duplex. Ho eseguito i miei test su USB 3.0 a 300 dpi dal PC testbed standard Intel Core i5 di PCMag con Windows 10 Professional. I punteggi dell'ES-300WR sono abbastanza vicini agli altri modelli Epson discussi qui (ES-200W, ES-300W e DS-320) che è sicuro di dire che lo scanner stesso e il suo BIOS non hanno subito alcun significativo ottimizzazione delle prestazioni e che ScanSmart non elabora i dati in modo evidente più veloce rispetto alle utility Epson Scan 2 / Image Capture Pro sostituite di recente che ho usato durante i test dell'ES-300W dell'anno scorso.

Scopri come testiamo gli scanner

Dopo aver scontato il tempo di ritardo (il periodo tra il momento in cui viene eseguita la scansione dell'ultima pagina e il software salva il lavoro di scansione su un'immagine utilizzabile o un file PDF ricercabile), ES-300WR ha scansionato il mio documento unilaterale da 25 pagine alla velocità 28.3 ppm e il documento fronte / retro di 25 pagine (50 immagini) a 54, 5 ppm. Per entrambi i documenti, è 1 ppm più veloce dell'ES-300W. I punteggi ES-320 e ES-200W corrispondevano sostanzialmente a ES-300WR. Visioneer P15 e Canon P-215II hanno entrambi una velocità inferiore, di 10 ppm e 20 ppm, rispetto ai portatili Epson. La P15 ha segnato 17, 1 ppm e 34 ppm e la Canon P-215II ha gestito 15, 9 ppm e 30, 9 ppm.

Nel prossimo test ho cronometrato ES-300WR mentre scansionava gli stessi due documenti e mentre ScanSmart li elaborava e li salvava in PDF immagine. Come previsto dalla mia esperienza con i precedenti modelli Epson, i tempi di scansione dei PDF delle immagini erano quasi identici ai punteggi del test precedente.

Successivamente, ho cronometrato ES-300WR così com'è, con l'aiuto di ScanSmart, ho scansionato e convertito il documento di 25 pagine da 50 immagini nel PDF ricercabile più versatile. Ha completato l'attività in 55 secondi, con solo un ritardo di 0, 5 secondi tra la scansione in PDF ricercabile e la scansione in memoria senza conversione o formattazione.

Gli altri modelli Epson, ovviamente, hanno funzionato in modo simile e il P15 ha gestito lo stesso compito a circa 40 secondi più lentamente, ma il P-215II ha battuto l'ES-300WR di circa 5 secondi.

Precisione ed esportazione

Preferirei che il mio scanner fosse lento piuttosto che impreciso. A tal fine, l'ES-300WR ha convertito senza errori fino a 6 punti sia le pagine dei miei font Arial che Times New Roman, rendendolo il più preciso di tutti gli scanner qui menzionati. che è leggermente più preciso rispetto al DS-320. Gli altri due portatili Epson, ES-200W ed ES-300W, erano ancora un po 'meno precisi. Ho anche guardato indietro a tutti gli scanner portatili per documenti che PCMag ha esaminato negli ultimi due anni e ho scoperto che ES-300WR con ScanSmart ha ottenuto finora i migliori punteggi di precisione per uno scanner per documenti portatile.

Ho anche dato un'occhiata alle funzioni di contabilità nel software ScanSmart Accounting Edition. Il trasferimento dei dati finanziari dalla copia cartacea all'applicazione contabile è un processo in due parti, la scansione e l'esportazione. Acquisisci le tue ricevute, fatture e così via in ScanSmart come faresti con qualsiasi altro documento e, al termine, utilizzi un'azione ScanSmart per inviare i dati a Gestione ricevute per esaminarli e, bene, gestirli.

Facendo clic su Esporta e salva è possibile scegliere tra Esporta in QuickBooks o Salva come CSV. Se scegli il primo, assicurati che QuickBooks sia aperto, in modo che ScanSmart possa trovarlo. ScanSmart quindi apre una finestra di QuickBooks che ti invita prima ad accedere a QuickBooks, quindi ti guida attraverso il processo di abbinamento dei campi ed esportazione dei dati. Anche se non l'ho fatto con ScanSmart e QuickBooks, nel passato in cui ho fatto la mia contabilità, ho esportato frequentemente i dati dentro e fuori da QuickBooks. Sospetto che questo processo sia simile. Le prime volte hanno comportato l'abbinamento delle etichette dei campi dati QuickBooks (ad esempio "Spese / Automobile / Manutenzione") alle etichette corrispondenti nei dati in arrivo. (Sospetto che sia qui che ScanSmart fa la maggior parte del suo apprendimento.)

Quando esporti in un file CSV, scegli semplicemente quell'opzione, dai un nome al file e il software lo prende da lì. Come utilizzi i dati dopo dipende da te. Nella maggior parte degli scenari, tuttavia, come ad esempio ottenere dati in FreshBooks, probabilmente dovrai massaggiarli un po ', almeno abbinando ed etichettando ogni record CSV ai record corrispondenti nel software di contabilità. Se hai esperienza con Excel, tutto questo è Introduzione ai fogli di calcolo 101 e ci sono ampie informazioni disponibili online (e molto probabilmente la documentazione dell'applicazione di contabilità) sulla preparazione dei file CSV per l'importazione. Tuttavia, mi piacerebbe che ScanSmart Accounting Edition supportasse diversi pacchetti di contabilità aggiuntivi, poiché non tutti utilizzano QuickBooks.

Buono per gli affari

La differenza tra Editors 'Choice ES-300W e questo nuovo modello ES-300WR è tutta nel software. Quindi, quando si tratta di decidere se valga la pena il premio di $ 100, devi pensare alla tua attività. Se questa nuova iterazione contabile del nostro attuale scanner di documenti portatile preferito salva te o qualcun altro nella tua organizzazione da ore di inserimento manuale di dati finanziari (che oltre ad essere noioso, aumenta il potenziale di errori di input) ogni mese, ovviamente lo è. Ma se non vedi la tua azienda approfittare di questo software potenziato, ES-300W è la strada da percorrere.