Video: Introduction to Citrix ShareFile (Settembre 2024)
La prima cosa che ho fatto è stata creare alcuni utenti per utilizzare questa piattaforma. La pagina Gestisci utenti aveva due opzioni, una per creare un dipendente e una per creare un cliente. Ricorda, il piano aziendale limita la quantità di utenti a cinque account di dipendenti. C'è un processo di quattro pagine per l'aggiunta di dipendenti, che ho trovato piuttosto noioso. La prima pagina era per l'inserimento dell'indirizzo e-mail e la seconda pagina richiedeva informazioni sul profilo come nome e password. Questa pagina ha anche definito i diritti di accesso del dipendente, che andavano dai privilegi di base per account, come la possibilità di creare cartelle a livello di root e gestire gli utenti client, ai privilegi di amministratore, compresa la possibilità di visualizzare tutte le e-mail e modificare i modelli di cartelle. È inoltre possibile impostare una quota di larghezza di banda sul dipendente. Segui lo stesso processo quando aggiungi clienti. Le ultime due pagine mostrano come aggiungere utenti alle cartelle e invitare utenti all'account.
Citrix ShareFile Business mantiene due rubriche. La prima è una rubrica a livello aziendale alla quale ogni dipendente ha accesso, e la seconda è una rubrica personale unica per il dipendente. Quando crei un nuovo dipendente o cliente, hai la possibilità di aggiungere quella persona alla rubrica della società condivisa. Puoi clonare dipendenti o clienti in modo da non dover impostare manualmente le autorizzazioni e i controlli di accesso basati sui ruoli per ogni individuo. Mi è piaciuta anche la funzionalità dei gruppi di distribuzione, in quanto significa che puoi inviare i file a un gruppo di persone contemporaneamente.
Mentre il processo di creazione potrebbe essere semplificato collassando alcune di queste pagine insieme, mi è piaciuto avere il controllo sui diritti di accesso dell'utente. Considerando che non si ha accesso ad Active Directory ai livelli inferiori, è utile poter specificare questi controlli granulari.
Citrix utilizza la crittografia AES a 256 bit per crittografare i file, in modo che siano protetti durante il trasporto (ad esempio, andando su e giù per i server) e anche a riposo. Fino a quando il destinatario non scarica i file, i file stessi non si spostano da nessuna parte. Quindi non devi preoccuparti che le copie dei file vengano archiviate sui server di posta e su altre fermate intermedie.
Condivisione di file con Citrix ShareFile Business
L'invio di un file è semplice. Fare clic su Condividi e decidere se si desidera inviare un'e-mail utilizzando Citrix ShareFile Business o se si preferisce un collegamento al file da inserire nel proprio client di posta elettronica. Quest'ultimo metodo è utile se desideri che il campo "Da:" sull'e-mail provenga da te e non una risposta automatica da Citrix ShareFile Business. Ad esempio, se hai molte informazioni che devi includere nell'e-mail, il metodo di collegamento ti consente di mettere tutto in un unico posto. Se si dispone di un account Business, è possibile crittografare i contenuti del corpo dell'email prima di inviarlo.
Citrix ShareFile Business prende molto sul serio il tracciamento, dandoti informazioni dettagliate nel registro delle attività e facendoti scadere i collegamenti. La finestra più corta disponibile è un giorno, ma mi sarebbe piaciuto vedere qualcosa di ancora più breve, anche di un'ora. Sono stato sorpreso che non ci fosse modo di impostare un file come "Solo visualizzazione" se non si dispone del piano di Virtual Data Room. Il file può essere scaricato almeno una volta, quindi se hai bisogno di una modalità di sola visualizzazione, potresti invece fare meglio con Globalscape EFT Cloud Services. Se si decide di utilizzare i collegamenti, è possibile forzare il destinatario ad accedere prima di caricare o scaricare il file. In questo modo, non importa chi ottiene il collegamento; se è richiesto il login, solo i dipendenti e i clienti autorizzati possono vedere i contenuti.
C'è anche una modalità di ricezione, che è utile per rimuovere la necessità di un server FTP (File Transfer Protocol), che ha i suoi problemi di sicurezza. La modalità di ricezione consente di inviare un'e-mail a qualcun altro con un collegamento a una cartella (per impostazione predefinita, a File Box) e richiedere che i file vengano caricati su quel collegamento. In qualità di dipendente, puoi guardare all'interno della tua cartella File Box e vedere che qualcun altro ha trasferito il file in quella posizione. Questo è un po 'simile a come funzionano le aree di lavoro nei servizi cloud EFT di Globalscape.
E non preoccuparti di perdere il server FTP. Citrix ShareFile Business ti consente di connetterti all'account con un client FTP, una funzione utile per gli script automatici che afferrano i file per un server FTP. Come nuovo utente, cliente occasionale e dipendente, l'e-mail di notifica era facile da capire e da chiarire come registrarsi o accedere al file.
Supporto, integrazioni e gestione
Nonostante sia un servizio cloud, Citrix ShareFile Business offre numerosi client mobili e desktop per facilità d'uso. È possibile installare un plug-in di Outlook, che rileva e carica automaticamente gli allegati su Citrix ShareFile Business, fornendo ai destinatari un collegamento per il download. Puoi anche installare un widget desktop per Windows (anche un'app di Windows 8) e Mac OS X, che ti consente di trascinare e rilasciare i file nella cartella Citrix ShareFile Business alla Dropbox. E puoi installare app mobili per iOS, Android, Windows Phone e BlackBerry.
Esistono anche connettori a servizi di archiviazione di terze parti come Google Drive, SharePoint, Box e Dropbox. Puoi anche utilizzare i connettori con le tue condivisioni di rete. I connettori consentono di utilizzare Citrix ShareFile Business con i file archiviati in queste posizioni senza scaricare e ricaricare il file, il che è particolarmente utile se non si desidera che determinati dati escano dalla propria rete per motivi normativi. Gli URL dei link di condivisione e il portale online possono essere personalizzati in base al tuo marchio.
Citrix ShareFile Business è in grado di riconoscere localmente i dispositivi e sincronizzare i file nell'account Citrix ShareFile Business, offrendo i vantaggi di un servizio di archiviazione di file come Dropbox. Se in seguito decidi che un dispositivo non dovrebbe più avere i file (perché, ad esempio, hai perso il dispositivo), puoi semplicemente revocare le autorizzazioni e cancellare i file dal dispositivo. Questo livello di gestione dei dispositivi mobili (MDM) è interessante e utile.
L'assistenza clienti, per dirla semplicemente, è stellare. Tutti i piani offrono assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e ho provato a telefonare nei fine settimana, nel bel mezzo della notte e durante l'ora di pranzo per vedere quanto velocemente avrei potuto ottenere assistenza. Ho avuto accesso alla chat online e un numero verde e puoi anche inviare la tua domanda via e-mail. Sono inoltre disponibili una knowledge base online e un forum utenti se si desidera trovare le risposte alle proprie domande prima di chiamare l'assistenza clienti. I rappresentanti dell'assistenza clienti che ho contattato sia in chat che al telefono erano completi e disponibili. Spiegano come attivare l'autenticazione a più fattori (MFA) utilizzando Google Authenticator e spiegano il watermarking dinamico, una funzionalità presente solo nella versione della Virtual Data Room. La filigrana dinamica aggiunge una filigrana personalizzata ai documenti in modo da poter tenere traccia degli utenti che hanno stampato o salvato il file.
Citrix ShareFile Business, MFT facile e sicuro
Citrix ShareFile Business gestisce tutte le considerazioni sulla sicurezza (in modo che le aziende possano concentrarsi su chi è autorizzato a vedere quali file) e risolve il problema di come tali aziende ottengono i propri file per tali individui. L'elenco delle funzionalità di Citrix ShareFile Business è sembrato un po 'breve rispetto ai nostri servizi di cloud EFT GlobalscapeSCAPE dei nostri redattori, o alle offerte locali come MFT Standard Diplomat e Diploma Software MFT GoAnywhere di Linoma Software. Tuttavia, la forza di Citrix ShareFile Business risiede in ciò che offre. Il suo supporto di archiviazione locale è utile così come la sua capacità di eliminare i dati dai dispositivi.
Citrix ShareFile Business offre un'ottima esperienza senza costringere gli utenti a cambiare radicalmente il loro flusso di lavoro. Per questo motivo, raccoglie la nostra designazione di redattori. Per le aziende che già utilizzano gli altri strumenti di gestione dei documenti Citrix come Workspace Cloud, Xen e NetScaler, l'utilizzo di Citrix ShareFile Business è solo un passaggio naturale.
