Certificare recensione e valutazione

Installazione senza problemi

L'impostazione del piano Certify per le piccole imprese è self-service e viene eseguita tramite una prova gratuita di 15 giorni senza la necessità di rilasciare inizialmente una carta di credito. Per testare questo prodotto, ho usato una combinazione di un account Certify preconfigurato e un account che ho creato per me stesso per comprendere meglio l'esperienza di configurazione dell'account Admin. Una volta creato il mio account, Certify mi ha guidato immediatamente verso le risorse disponibili dove ho trovato la sua guida all'implementazione self-service e un link al suo campo di addestramento Certify. Queste sono state grandi risorse che mi hanno accompagnato passo dopo passo nel processo di onboarding. Sebbene non sia così semplice come qualcosa come Abacus, il processo di installazione di Certify non dovrebbe essere un ostacolo per i clienti di qualsiasi livello di abilità tecnica.

Ho iniziato istituendo dipartimenti, poiché in Certify ogni utente deve essere membro di un dipartimento. Successivamente, ho aggiunto le categorie richieste e quindi le impostazioni dei criteri designate, impostato le tariffe di chilometraggio (puoi semplicemente andare con le ultime tariffe IRS, che vengono aggiunte automaticamente) e aggiunti gli utenti. C'è un video su come eseguire ognuna di queste attività, che ha reso l'installazione sul servizio un gioco da ragazzi. Le app mobili sono gratuite e disponibili per Android, iOS, Windows Phone e persino BlackBerry, da qualsiasi app store appropriato e sul sito Web Certify. La società ha semplificato ulteriormente l'installazione e l'onboarding con una procedura guidata di configurazione per i nuovi utenti. Ciò include un pannello "What's Next" per guidare gli utenti attraverso il processo di onboarding per configurare l'app Certify Mobile, configurare il deposito diretto, aggiungere carte di credito e sfruttare la formazione e le esercitazioni nel campo di addestramento Certify.

Oltre le basi

Il supporto e le risorse di Certify sono stati i migliori e più completi di tutti i prodotti recensiti, più completi di quelli di Concur Expense o ExpensePath.

Nella sezione di supporto, ho trovato diversi modi per ottenere qualsiasi aiuto necessario, incluso l'indirizzo e-mail per il mio amministratore di sistema, un numero di telefono per parlare con una tecnologia dal vivo (disponibile 24/5), una Knowledge Base e una FAQ. In confronto, Abacus offre una casella di ricerca dal suo link di supporto.

La dashboard basata sul Web è stata riprogettata dall'ultima volta che abbiamo recensito questo prodotto ed è persino meglio organizzata rispetto a prima, offrendo un facile accesso a varie funzionalità. Potrei accedere al mio Certify Wallet, che contiene tutte le mie entrate e spese in sospeso; aggiungere nuove entrate e spese via cellulare, e-mail, upload e persino fax; avviare un nuovo rapporto o verificare lo stato di quelli esistenti; utilizzare la funzione ReportExecutive per assemblare e pianificare automaticamente i report; e usa SpendSmart per trovare ottimi ristoranti, hotel e altri fornitori.

Il set di funzionalità per i dipendenti di Certify è ricco oltre alle capacità standard di tracciamento delle spese, con funzionalità come l'acquisizione delle ricevute dalla fotocamera dello smartphone, l'archiviazione delle ricevute, i servizi di geolocalizzazione e le app mobili gratuite. Il set di funzioni di amministrazione include attività tipiche come il controllo del routing di approvazione, i ruoli di più utenti, l'integrazione della carta di credito personale, l'archiviazione delle ricevute nel cloud e la versione SMB che ho testato si integra con il software di contabilità Intuit QuickBooks Online Plus. Per coloro che non utilizzano QuickBooks, il piano professionale Certify si integra con altri pacchetti di contabilità, tra cui Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite e SAP, tra gli altri, sebbene sia necessario collaborare con Certify Integration Services per realizzare tali connessioni. Con NetSuite, ad esempio, è possibile mappare e sincronizzare gli elementi in NetSuite ai campi dati in Certify. Questa integrazione potrebbe fornire maggiore visibilità alle decisioni di spesa. L'interfaccia del programma applicativo (API) di Certify lo rende possibile.

Certify ti consente di aggiungere rimborsi di depositi diretti, integrazione di carte aziendali, rimborsi in valuta estera, rapporti multivaluta e rapporti in tempo reale sul tuo sistema. È inoltre possibile detrarre le spese quotidiane di pendolarismo aziendale selezionando la categoria della distanza di pendolarismo nelle note spese. Certify ha migliorato le sue capacità di reporting dall'ultima recensione con la possibilità di stampare dashboard aziendali come file PDF, nonché nuove visualizzazioni dei report delle politiche di spesa, stampa degli aggiornamenti dei report e una nuova colonna della data elaborata aggiunta a My Expense Reports. Un'altra utile funzionalità è la capacità di Certify di creare, in una sequenza temporale definita, una bozza di report da gestire.

L'applicazione memorizza tutti i dati dei clienti esistenti per i sette anni richiesti, ma se un cliente si disconnette da Certify, rimuove tutti i dati dopo 90 giorni. L'archiviazione delle ricevute cloud è inclusa in tutti i piani Certify. Per maggiore tranquillità, Certify offre anche un servizio di opt-in che consente ai clienti di scaricare una copia dei dati mensili, che costa $ 25 al mese.

La sicurezza per tutti i piani Certify è completa, utilizzando i certificati SSL (Symantec Secure Sockets Layer) ed eseguendo i test settimanali di valutazione delle vulnerabilità di Verisign. L'azienda collabora con ControlScan per la certificazione di conformità PCI trimestrale e annuale e utilizza i data center certificati SSAE 16 di Rackspace. Certify ha anche disponibile un'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) per integrazioni più profonde.

Magia OCR

L'app per Android è una delle migliori che abbia mai visto e una delle più accurate. La pagina principale consente di scattare una foto di una ricevuta o digitare manualmente una spesa. Quando si sceglie la ricevuta, viene richiesto di selezionare la risoluzione dell'immagine tra alta, media o bassa. Puoi anche prendere un'immagine precedentemente fotografata dalla galleria del tuo telefono. Una volta scattata la foto, puoi accettarla o rifiutarla (sfortunatamente, la versione di Android non ha le opzioni di pulizia offerte dall'app iOS). Viene quindi inviato alla pagina Enter Expense e un pulsante di compilazione automatica leggerà la ricevuta in pochi secondi a utilizzando la sua tecnologia ReceiptParse con marchio commerciale. È quindi possibile apportare eventuali correzioni. Una procedura guidata di pulizia ti consente di rivedere tutte le spese che richiedono attenzione per qualsiasi motivo, ad esempio quelle che superano le spese consentite, consentendoti di evitare brutte sorprese in seguito. Certify ha anche l'integrazione diretta con diversi fornitori come Uber.

Dopo aver inserito le ricevute, è necessario tornare alla schermata principale e sincronizzarle manualmente, utilizzando un pulsante nell'angolo in alto a sinistra.

Dopo aver inserito tutte le entrate o le spese, è possibile creare un nuovo rapporto, verificare se una delle spese viola le regole e quindi inviare il rapporto. Se hai più di una persona che può approvare le tue spese, puoi selezionare la persona a cui desideri inviarle. Puoi quindi inviarlo dopo aver superato una schermata che ti chiede di valutare alcuni dei luoghi che compaiono nella tua nota spese (ad esempio, nel mio caso, erano Staples e Dunkin Donuts).

Altri pulsanti nella schermata principale consentono di effettuare il check out e rispondere a tutte le domande che sono state fatte in merito alle proprie spese e di utilizzare l'app di viaggio di Certify per prenotare voli, hotel, auto a noleggio, ecc.

Tutto sommato, Certify è un prodotto di tracciamento delle spese estremamente completo che si adatta a un ambiente SMB e sarà presente con il supporto aziendale quando lo SMB sarà pronto. Il prodotto svolge un ottimo lavoro nel coniugare le esigenze amministrative e finanziarie con la necessità di un utente mobile di semplificare la rendicontazione delle spese end-to-end. Tra i prodotti che ho testato, Certify è legato a Rydoo per i nostri redattori come software di monitoraggio delle spese con il massimo da offrire alle PMI.