Adobe document cloud vs. zoho docs: showdown sulla gestione dei documenti

La memorizzazione e l'accesso ai documenti digitali è qualcosa a cui raramente pensi se la tua azienda gestisce correttamente i documenti. Attività come la creazione, la modifica, la condivisione e la collaborazione di documenti possono essere semplici come accedere, fare clic e iniziare. Tuttavia, i sistemi di gestione dei documenti inutilmente ingombranti o rigidi possono rendere la vita un inferno per le persone che entrano ed escono dai file durante il giorno.

, Confronterò due dei più famosi sistemi di gestione dei documenti: Adobe Document Cloud e Zoho Docs. Sebbene entrambi i sistemi condividano più somiglianze che differenze, uno supera quello di diverse categorie importanti.

1. Prezzi e piani

Puoi abbonarti ad Adobe Standard Document Cloud per un minimo di $ 12, 99 al mese con un abbonamento annuale oppure puoi pagare $ 22, 99 al mese per il piano mensile. Questo piano ti dà la possibilità di creare file PDF ed esportare in Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint. Puoi anche modificare testo e immagini nei file PDF che hai creato e puoi firmare digitalmente i moduli. Il piano Pro costa $ 14, 99 al mese per un abbonamento annuale o $ 24, 99 al mese per un piano mensile. Aggiunge la possibilità di inserire file audio e video in file PDF e di modificare documenti scansionati. È inoltre possibile utilizzare questo piano per trasformare documenti cartacei digitalizzati in file PDF modificabili e confrontare due versioni di un file PDF per decifrare le differenze. Potrai anche modificare il testo e organizzare le pagine su un iPad e potrai riordinare, eliminare o ruotare le pagine su un iPhone. Tutte le sottoscrizioni Adobe ti danno accesso a 20 GB di spazio di archiviazione.

Zoho Docs offre una prova gratuita di 15 giorni più un piano gratuito per un massimo di 25 utenti (che include 5 GB di spazio di archiviazione per utente). Il piano gratuito include anche condivisione illimitata di file e cartelle, sincronizzazione desktop, strumenti di modifica, gestione utenti e cronologia delle versioni. Il piano standard costa $ 5 per utente al mese con un massimo di 50 GB per utente. Ciò include funzionalità come documenti protetti da password e accesso basato sui ruoli. Il piano Premium costa $ 8 per utente al mese per un massimo di 100 GB per utente. Con questo piano, sarai in grado di inviare i documenti tramite e-mail direttamente a un account Zoho, ripristinare i documenti eliminati e trasferire la proprietà dei file a un altro utente.

Entrambi i tipi di account possono aggiungere 10 GB di spazio aggiuntivo per $ 3. Zoho offre uno sconto del 20 percento su tutti i piani a pagamento se paghi annualmente. Grazie al suo prezzo più basso, prova gratuita, piano gratuito e capacità di archiviazione superiore, il vantaggio nella categoria dei prezzi va a Zoho. Bordo: Zoho.

2. Creazione e modifica di documenti

Gli utenti di Zoho Docs possono creare e modificare documenti, tenere traccia delle modifiche, aggiungere firme digitali e accedere a numerosi strumenti di modifica avanzati. È inoltre possibile assegnare attività e inviare promemoria ai membri del team che hanno accesso al file. Puoi creare macro, grafici colorati e tabelle pivot, nonché esportare documenti, fogli di calcolo e presentazioni su Google Drive, formato PDF e Windows. Puoi anche modificare i file offline; le modifiche verranno sincronizzate quando torni online.

Una caratteristica interessante che manca ad Adobe è la possibilità di modificare un documento contemporaneamente con i colleghi. L'app Zoho Docs ti consente di accedere, creare e modificare file in movimento. Puoi visualizzare tutte le tue cartelle, ordinarle per nome o data e cercare file. Come accennato in precedenza, poiché Adobe si basa così fortemente sui file PDF, esiste un limite a ciò che si è in grado di fare sui sistemi operativi mobili (SO); questo non è il caso della piattaforma di Zoho.

Adobe è molto più bravo a conservare e compilare automaticamente le informazioni per un uso successivo rispetto a Zoho. Ad esempio, la funzione "Compila e firma" di Adobe ti consente di salvare i campi di uso comune, inclusi nome, indirizzo, e-mail e numero di telefono. È anche uno strumento molto migliore in termini di firma e richiesta di firme da parte delle persone. Gli studi legali, le istituzioni finanziarie e le persone che fanno molto affidamento sul formato PDF apprezzeranno la facilità con cui è possibile inserire e salvare informazioni e far sì che gli altri possano rivedere e firmare. Tuttavia, la creazione e la modifica di documenti in Adobe non è alla pari con Zoho. Bordo: Zoho.

3. Cosa manca?

Ci piacerebbe vedere Zoho aggiungere il supporto basato sulla chat all'interno dello strumento Documenti. Questo è qualcosa che Adobe ha che rende incredibilmente facile guidarti attraverso alcuni degli elementi più impegnativi del processo di creazione del documento.

Ad Adobe, d'altra parte, mancano elementi come la modifica di gruppo, le cartelle condivise e la possibilità di apportare modifiche offline. Richiede anche di convertire i file memorizzati in formato PDF, il che è un grosso problema per chiunque abbia bisogno di convertirsi in altri formati (specialmente per le persone che usano le formule di Microsoft Excel, che non passano al formato PDF). Bordo: Zoho.

La linea di fondo

Sebbene lo strumento di gestione dei documenti di Adobe sia eccellente, soprattutto per le persone che lavorano principalmente in formato PDF, manca di funzionalità di collaborazione. Inoltre, non ha la solida compatibilità di file di cui hai bisogno per lavorare con persone esterne alla tua organizzazione. Al contrario, Zoho offre una ricca modifica dei documenti, un eccellente mix di collaborazione e condivisione dei file e puoi lavorare su sistemi operativi mobili. Associa queste funzionalità a un prezzo più basso e una maggiore capacità di archiviazione e avrai un sistema di gestione dei documenti migliore e completo. Vincitore: Zoho.