Revisione e valutazione del cliente

Originariamente un'applicazione client / server quando è stata creata a metà degli anni '80, AccountMate ha collaborato con IBM e i suoi minicomputer per alimentare la metà dell'equazione del server. Ora puoi acquistare AccountMate sul posto o nel cloud (anche se inizia a $ 3, 125 per utente per un'installazione sul posto). Ma come la maggior parte delle altre applicazioni di contabilità generale e gestione delle scorte di piccole e medie imprese (PMI) che abbiamo testato nel nostro riepilogo delle revisioni, AccountMate è stata venduta solo attraverso il canale del suo fornitore di soluzioni. Ciò significa che avrai a che fare con un partner e non con la società di software. Tieni presente che questo fatto influirà sicuramente sul suo prezzo finale per te.

Il sistema AccountMate è completamente modulare. È costituito da un componente obbligatorio del gestore di sistema e da una selezione di altri moduli rivolti a tipi o processi aziendali specifici, ognuno dei quali può essere configurato in base alle esigenze di un utente. Con la personalizzazione necessaria, questo si traduce in una soluzione più o meno personalizzata. Nel complesso, è un sistema solido che sarà attraente per molti utenti. Ma alcune carenze nel reporting e un design non intuitivo come altri in questa categoria lo mantengono dietro Acumatica, Intacct e Oracle NetSuite OneWorld, i vincitori dei nostri redattori in questo spazio.

Atterraggio e navigazione sparsi

A differenza della maggior parte delle app orientate alle piccole e medie imprese (PMI) che ho recensito per questa carrellata, la schermata di avvio di AccountMate è piuttosto sterile. La maggior parte dei sistemi contabili degli altri fornitori si avvia con uno schermo pieno di widget o almeno un diagramma di flusso del processo per la navigazione. La schermata di apertura di AccountMate è piuttosto scarsa al confronto, fornendo principalmente spazio vuoto, due barre a nastro nella parte superiore dello schermo e un pannello verticale sul bordo.

Ciò non significa che AccountMate non abbia le stesse funzionalità di altri prodotti contabili della sua classe, ma solo che non sono così intuitivi a prima vista. Ad esempio, mentre molte altre app inseriscono gli indicatori chiave di prestazione (KPI) nella pagina di avvio sotto forma di widget, AccountMate fornisce un riepilogo esecutivo, accessibile tramite la barra degli strumenti di sistema che si trova nella parte superiore dello schermo sotto la barra multifunzione principale. Questa barra multifunzione fornisce accesso a Transazioni, Rapporti, Manutenzione, Servizio di pulizia e Utilità. Facendo clic su una di queste scelte si sostituisce la barra degli strumenti principale con una appropriata alla scelta. Non intuitivo all'inizio, ma passalo una o due volte e ti ricorderai come usarlo.

Il pannello verticale sul lato sinistro dello schermo contiene un elenco di moduli installati, collegamenti sia per l'individuo che utilizza il sistema sia per quelli applicabili a un gruppo di utenti (come il personale di contabilità fornitori) e altri documenti, programmi e siti Web a cui si desidera un facile accesso. Le scorciatoie portano ad attività specifiche, ma devono essere costruite dall'amministratore di sistema o da qualsiasi fornitore di soluzioni che ha distribuito il software. Non ci sono modelli forniti ma, una volta impostato un collegamento, è possibile copiarlo e modificarlo in un altro collegamento.

AccountMate non utilizza diagrammi di flusso di attività o processi, ma questi sono in realtà illustrati in alcuni dei video didattici dettagliati che compongono il sistema di aiuto. Nella guida è inoltre inclusa la documentazione completa per le app, una guida introduttiva e la funzione di guida sensibile al contesto.

Non ho visto molte opzioni grafiche nei miei test. La maggior parte dei grafici si trova nelle sezioni Manutenzione dei diversi moduli nella scheda Analisi. Ciò è compensato dalla capacità di trasferire facilmente i dati dei report in una varietà di formati di output tra cui Microsoft Excel, che ha eccellenti capacità grafiche e di creazione di grafici o, facoltativamente, a F9 Report Manager, che offre anche significative offerte grafiche e di creazione di grafici.

Una caratteristica che si rivelerà utile a quasi tutti gli utenti è la capacità di drilldown di AccountMate. Da un rendiconto finanziario o molti report, è possibile eseguire il drill down dal report fino alla transazione originale. AccountMate consente di aprire più schermi contemporaneamente e questi schermi possono provenire da moduli diversi. Per rendere più leggibili più schermi, è possibile affiancarli.

E per le aziende soggette a audit, esiste un rapporto Audit Trail che ripercorre le transazioni nel database. È possibile impostare quali campi si desidera tenere traccia e AccountMate registra l'accesso e la modifica dei dati. Questa è una caratteristica che il tuo revisore apprezzerà molto ed è un forte fattore per i requisiti di controllo interno e conformità normativa come Sarbanes-Oxley.

Molti dei sistemi di contabilità per le PMI che ho recensito offrono opzioni multi-valuta. Anche AccountMate lo fa e, inoltre, il Piano dei conti semplifica la costituzione di più società. C'è un pulsante di opzione quando si imposta un account che chiede se l'account è per la società madre di una controllata (o se non si stanno consolidando società, una terza scelta). Il consolidamento multi-azienda richiede il modulo Libro mastro consolidato opzionale.

Rapporti dispersi ma flessibili

AccountMate afferma di avere diverse centinaia di rapporti. Questo può essere vero se stai eseguendo ogni singolo modulo disponibile, ma ce ne sono molti meno nei soli moduli System Manager e General Ledger. Detto questo, i rapporti presenti sono quelli che troverai utili. Ho anche scoperto che l'impostazione dei report è più semplice di molte altre offerte dei fornitori, con semplici pulsanti di opzione per selezionare funzionalità come i report comparativi.

Due cose da notare quando si discute delle capacità di reporting di AccountMate. Il primo è che puoi scegliere tra i Principi contabili generalmente accettati (GAAP) e gli International Financial Reporting Standards (IFRS). Molti dei pacchetti di contabilità per le PMI che ho testato offrono anche questo, ed è una caratteristica fondamentale se gestisci un'attività multinazionale poiché i formati dei rapporti finanziari sono diversi in paesi diversi dagli Stati Uniti.

Un rapporto che mi mancava era un bilancio di prova funzionante, che è molto utile durante le chiusure del periodo. Ma AccountMate ha ampie capacità di esportazione (e anche di importazione), quindi non è un problema esportare i dati disponibili sul Saldo di prova in Microsoft Excel e aggiungere un paio di colonne per consentire di modificare e chiudere le voci. E con gli strumenti di amministrazione, ho scoperto che non era difficile creare un semplice rapporto ad hoc.

La seconda caratteristica degna di nota è che AccountMate fornisce il codice sorgente per generare tutti i suoi report. Altri moduli di codice sorgente possono essere acquistati, ma inclusi nell'acquisto iniziale sono i file RPT e PRG per tali moduli. AccountMate include utilità che forniscono un bel po 'di modifiche ai report senza dover immergersi nel codice. Tuttavia, se tu o il tuo fornitore di soluzioni avete le competenze di programmazione, potete creare qualsiasi rapporto di cui potreste avere bisogno o fare una personalizzazione estesa dei rapporti raggruppati.

Espansione in ERP

Oltre a un set di funzionalità di contabilità generale (G / L) solido, AccountMate è anche una piattaforma ERP (Enterprise Resources Planning) a tutti gli effetti. Come con alcuni degli altri sistemi completamente modulari esaminati qui, come Acumatica, AccountMate tende a essere leggermente inclinato verso un tipo specifico di entità aziendale. In questo caso, la selezione di moduli rende AccountMate una scelta vincente per le aziende manifatturiere grazie alla disponibilità di numerosi moduli, che estendono l'inventario e moduli finanziari robusti per il processo di approvvigionamento e distribuzione (ad es., Elaborazione dell'ordine di vendita e di acquisto).

Un'altra area in cui AccountMate è forte è in analisi e reportistica. Su una scala macro, gli avvisi aziendali di AccountMate, basati sui suoi moduli di avviso informativo, consentono di impostare parametri per le condizioni dei dati in cui si desidera che il personale venga avvisato se viene superato un livello designato. Queste condizioni potrebbero essere qualcosa come un cliente ha superato il limite di credito o forse alcuni ordini di acquisto non sono stati riempiti entro una data di scadenza promessa. Alcune di queste funzioni si trovano in questi moduli di ordini di vendita separati di questo e di altri fornitori, ma Business Alert consente di impostare queste condizioni a livello macro per l'intera azienda. È inoltre possibile specificare le azioni che verranno eseguite automaticamente quando viene rilevata una condizione, come l'invio di un promemoria di pagamento quando si verifica una situazione di limite di credito.

Come accennato, AccountMate fornisce gli indicatori chiave di prestazione (KPI) nella sezione Riepilogo esecutivo. Se sono necessarie analisi e funzionalità grafiche più dettagliate, è possibile acquistare AccountMate Business Analysis con tecnologia F9 o Business Intelligence Module. F9 semplifica la creazione di fogli di calcolo analitici complessi dai dati contenuti nel database di AccountMate, con una procedura guidata di report che guida l'utente attraverso il processo. Inoltre, il modulo Business Intelligence (BI) espande il numero e i tipi di report per vendite, clienti, fornitori e altre aree, consentendo di creare dashboard personalizzate che potrebbero non essere presenti nei moduli di base.

Gestione delle scorte

Le funzionalità di base per la gestione dell'inventario di AccountMate possono essere aggiornate tramite la sua architettura modulare. Ciò consente ai clienti di aggiungere ulteriori moduli per migliorare l'inventario con più capacità e funzionalità. Questi moduli aggiuntivi includono Customer Inventory Manager, che consente di gestire gli articoli dell'inventario utilizzando l'articolo e i numeri di parte dei clienti. Poi c'è la specifica di inventario, che ti consente di classificare il tuo inventario in base a caratteristiche come colore, dimensioni, trama e peso mentre tiene traccia di costi e quantità in base a tale specifica. Infine, c'è un modulo kitting che espande le funzionalità della distinta base (BoM) in modo da consentire di raggruppare gli articoli e creare un gruppo di ordine superiore utilizzato come articolo nel BoM. Altri moduli opzionali e relativi all'inventario includono un modulo di produzione che fornisce un BoM di produzione avanzato e un modulo di pianificazione delle risorse dei materiali (MRP) che è funzionale ma non altrettanto completo alcuni dei moduli MRP di altri fornitori, in particolare Acumatica e Syspro. Il sistema di test fornito per la mia revisione aveva tutti i moduli di cui sopra.

Sfortunatamente, il modo in cui AccountMate ha organizzato le sue funzionalità in questi vari moduli di inventario probabilmente non ti farà risparmiare denaro. Se stai eseguendo qualcosa di diverso da un inventario di base, dovrai acquistare praticamente tutti i moduli aggiuntivi relativi all'inventario sopra indicati per passare a un sistema più pienamente funzionale. Ciò è particolarmente vero se gestisci un'azienda di produzione leggera con problemi di produzione. L'inventario di AccountMate, anche con il modulo di produzione, è privo delle funzionalità complete dell'officina, sebbene offra la possibilità di tenere traccia degli ordini di lavoro, del lavoro in corso e dei tempi di consegna, nonché dei tempi di consegna del fornitore.

Una capacità interessante che ho notato nel modulo di produzione è la possibilità di assegnare un numero di passo a un componente utilizzato nella produzione di un articolo completato. Ti consigliamo di monitorare da vicino lo stock di questi articoli in quanto l'incontro con uno stock esaurito per un componente importante utilizzato nel processo di produzione può arrestare la produzione.

Come con la maggior parte degli altri sistemi di inventario che ho testato, Inventory di AccountMate ha metodi di determinazione dei costi completi tra cui First-In First-Out (FIFO), Last-in First-Out (LIFO) e Costo medio. Il sistema supporta i costi standard e, se necessario, è possibile estenderli con articoli e numeri di serie specifici. Sono supportati più magazzini così come i contenitori e in un record di inventario è possibile specificare tesi, unità di misura, codice delle entrate, kit e altre specifiche dell'articolo. È inoltre supportato il codice a barre.

È supportato il trasferimento completo dell'inventario tra magazzini e è possibile includere i costi di trasporto e altri costi (costi logistici) nel calcolo del valore dell'inventario trasferito. È inoltre possibile creare magazzini drop-ship per supportare la spedizione direttamente dai fornitori ai clienti. Una funzione utile è la possibilità di acquistare lo stesso articolo di inventario da diversi fornitori utilizzando costi diversi e persino unità di misura diverse.

Nel complesso, sono rimasto colpito dalle capacità di inventario di AccountMate. I numerosi moduli disponibili per l'inventario e altre aree ERP consentono di creare un sistema ben personalizzato scegliendo quali funzionalità abilitare e distribuire. Come per altre aree dell'app ERP di AccountMate, i suoi moduli di inventario hanno un gran numero di report utili che sono sia facili da generare che facili da capire. E, come con l'intero sistema ERP, AccountMate fornisce il codice sorgente, quindi il rivenditore dovrebbe essere in grado di personalizzare il sistema a un prezzo ragionevole, inclusa la creazione di report e dashboard personalizzati. L'unico aspetto negativo che devo menzionare è che il sistema di test di Inventory che mi è stato fornito mancava di capacità avanzate di previsione e analisi, che sono inerenti ad alcuni sistemi di altri fornitori, incluso non solo Syspro ma anche SAP Business One Professional. Puoi fare delle previsioni nel modulo Produzione ma non nella misura disponibile in alcune app di inventario di altri fornitori.

Non forte in tutte le aree

Pochi dei sistemi ERP che abbiamo esaminato sono ugualmente potenti su tutta la linea, e questo è certamente vero per AccountMate. C'è poco in termini di vera gestione del progetto (PM), di materiali pesanti (MRP) o di funzioni di gestione della catena di approvvigionamento (SCM) come l'inventario Just-In-Time (JIT). L'inventario, tuttavia, è forte in alcune aree come Kitting (anche se questo richiede un modulo separato) e Bin Tracking.

Il libro paga è abbastanza generico ma dovrebbe essere adeguato per molti utenti nello spazio delle PMI. Sebbene un'omissione notevole sia, ha una capacità limitata di assegnare tassi di pagamento diversi allo stesso dipendente in base al lavoro svolto, cosa necessaria in molte aziende con contratti sindacali. E in queste aziende, spesso è anche necessario riferire a diversi sindacati, che è un'altra capacità non incorporata in AccountMate (sebbene sia possibile aggirare quella limitazione con una pianificazione e soluzioni alternative accurate).

Ancora più importante, AccountMate attualmente non offre moduli di risorse umane (HR) o Point-of-Sale (POS). È tutt'altro che solo, in quanto alcuni dei sistemi ERP per PMI che ho recensito offrono funzionalità estese di gestione delle risorse umane o di benefit. Tuttavia, poiché il software di gestione delle risorse umane e la relativa tecnologia continuano a guadagnare popolarità, sarebbe bello poter accedere a tali funzionalità da un'unica piattaforma ERP a livello aziendale. Se hai bisogno di forti capacità in queste aree, potresti stare meglio guardando un altro fornitore con versioni più verticali del loro sistema ERP o indagando alcuni dei partner e sviluppatori di terze parti specializzati in componenti aggiuntivi e implementazioni verticali che estendono le capacità di AccountMate.

Generico o verticale?

Tenendo presenti queste limitazioni, AccountMate offre una selezione di moduli che consentono di creare il proprio sistema ERP utilizzando solo i componenti di base applicabili alla propria attività. Fornisce funzionalità multi-azienda (con il modulo di contabilità consolidata) e contabilità multivaluta e per le aziende incentrate sulla produzione e la distribuzione, i moduli Kitting, Controllo lotto e Produzione sono ben progettati e dovrebbero soddisfare la maggior parte dei requisiti dei piccoli produttori e grossisti.

La gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è un'altra pietra miliare della maggior parte delle implementazioni ERP che è spesso integrata in una sorta di modulo di vendita. Con AccountMate, è implementato su diversi moduli discreti. C'è un modulo Customer Relationship Manager, che fornisce report completi su ogni transazione registrata con un potenziale cliente, cliente, fornitore, contatto o filiale. C'è anche un modulo Contact Manager separato che è strettamente integrato con Microsoft Office; ti consente di creare campagne di vendita e di estrarre dati da documenti finanziari da includere nei materiali di contatto con i clienti. Un terzo modulo relativo al cliente, Upsell Management, ti consente di mantenere un elenco di accessori o articoli di upsell che puoi selezionare per lanciare un ordine corrente o indirizzare in modo specifico un cliente in cui pensi che ci sia la possibilità di interessarli all'upsell. Non ho recensito questo particolare modulo, ma è una buona idea e dovrebbe essere utile per qualsiasi azienda che effettua vendite dirette.

Il prezzo può aggiungere rapidamente

AccountMate è completamente modulare, il che significa che, in molti casi, dovrai pagare un extra per le funzionalità di cui hai bisogno perché faranno parte di un modulo opzionale. Inoltre, è vero anche il contrario: se non è necessario eseguire consolidamenti multi-azienda, non è necessario acquistare il Modulo di contabilità consolidata. Il budget è un altro modulo opzionale come lo sono i moduli per le entità che svolgono attività di distribuzione e produzione.

Come accennato in precedenza, è possibile selezionare la versione di AccountMate necessaria: la versione che gira su Microsoft SQL o quella che gira sulla versione Express di SQL. AccountMate per SQL Express è l'opzione meno costosa ma è limitata a cinque utenti. Il "prezzo di listino" per la versione completa di Microsoft SQL Server inizia con un costo una tantum di $ 3.125 per utente, con costi di manutenzione obbligatori nel primo anno e facoltativi negli anni successivi. Quel buy-in ti dà il gestore del sistema, la contabilità generale, i debiti e crediti, gli ordini di vendita, gli ordini di acquisto, la riconciliazione bancaria, il controllo delle scorte, il kitting, il controllo dei lotti e diversi moduli di codice sorgente. Naturalmente, come altri software per le PMI, questi sono prima delle inevitabili commissioni del fornitore della soluzione che accumulerai poiché non puoi semplicemente acquistare questo software dal produttore e installarlo da solo. Questo requisito può aumentare notevolmente i costi finali a seconda di quanto deve fare il partner durante l'implementazione iniziale e la manutenzione a lungo termine.

Con la versione SQL Express, un pacchetto Small Business Pack per un utente avrà un costo di $ 4.000 e comprende il gestore del sistema, la contabilità generale, i conti attivi e passivi e la riconciliazione bancaria.

Dal punto di vista ERP, i numerosi moduli disponibili di AccountMate offrono una buona flessibilità nel modo in cui è possibile configurare i sistemi in base alle proprie esigenze specifiche, supponendo che non manchino le funzionalità specificamente richieste nella propria azienda. Ma significa anche che il prezzo di acquisto aumenta con ogni modulo aggiunto, quindi il prezzo finale può essere sostanzialmente maggiore del prezzo di base. Questa non è una critica poiché la maggior parte dei sistemi ERP in questa serie di recensioni ti metterà nella stessa posizione. Ciò significa che devi esaminare attentamente le tue esigenze e abbinarle alle capacità che il sistema di base e ciascun modulo opzionale forniscono. In questo modo, non finisci per pagare per le capacità e le funzionalità che non ti servono e che non utilizzerai mai.

Semplice ma potente

Rispetto ad alcuni altri sistemi di contabilità in questa carrellata, come Acumatica o anche QuickBooks Enterprise Solutions, AccountMate non è molto appariscente. E non sono troppo impressionato dalla navigazione, soprattutto subito prima che un partner abbia una modifica per impostare le scorciatoie.

Ma semplicemente usando l'app, non ho avuto molti problemi a spostarmi. E mi piace la facilità di filtraggio dei report e il fatto che è possibile eseguire il drill down da molti punti del sistema fino alla transazione originale. Un sistema completo con la maggior parte dei moduli disponibili farà funzionare un bel po 'di soldi, ma questo è vero per quasi tutti i prodotti nel mercato delle PMI. Nel complesso, AccountMate funziona bene, offre funzionalità utilizzabili, eccellente documentazione ed e-learning ed è un buon valore se riesci a gestire la modularità e il design.