Revisione e valutazione Abacus

Una solida applicazione di tracciamento delle spese offre la possibilità di gestire più attività. Soprattutto quando il suo ritorno sull'investimento (ROI) dipende da progetti di team e clienti; in tal caso, deve aiutare il dipartimento finanziario e i dirigenti di un'azienda a conciliare le spese in numerosi modi. Abacus (che inizia a $ 9 per utente al mese) fa un ottimo lavoro nel coprire tutte queste basi per le aziende che fanno affari negli Stati Uniti con la sua interfaccia alla moda e facile da usare. L'interfaccia mobile di Abacus arriva al secondo posto con quelle di Editors 'Choices Certify e Rydoo. Sebbene non riesca a eguagliare il loro ambito internazionale o le capacità di impostazione delle politiche e delle regole, lo strumento di rimborso di Abacus è di prim'ordine come parte di una piattaforma completa di tracciamento delle spese per le imprese nazionali.

Prezzi e piani

Il prezzo di Abacus inizia a $ 9 per utente al mese per il suo pacchetto Starter, che include controlli automatici delle policy, integrazioni con Intuit QuickBooks e archiviazione illimitata dei dati, tra gli altri. Per $ 12 per utente attivo al mese (fatturato annualmente), Abacus aggiunge il routing di approvazione programmabile, l'integrazione della carta commerciale e il supporto aggiuntivo. Offre inoltre un piano personalizzato per le imprese. Utente "attivo" significa che paghi per gli utenti solo quando hanno una spesa approvata nel mese.

Abacus non addebita alcun costo aggiuntivo per un dipendente che spenda pesantemente. Abacus inoltre non addebita alcun costo per il tuo commercialista, implementazione o supporto continuo (e-mail per il piano di avviamento; telefono e chat dal vivo per professionisti ed aziende). La società copre anche le commissioni di pagamento della camera di compensazione automatizzata (ACH) senza costi aggiuntivi.

Puoi iscriverti per una prova gratuita di 30 giorni del piano di avviamento contattando la società. Parte del servizio Abacus e della proposta di valore è la convinzione dell'azienda che ciò che offre è nel rimborso diretto ACH delle spese approvate. In questo momento Abacus lavora solo con banche statunitensi, quindi le transazioni internazionali sono fuori. A differenza di ExpensePath, il cliente esegue tutti i propri input di dati per la configurazione dell'account. Per motivi di sicurezza, l'account demo Abacus è stato compilato utilizzando i propri dati finanziari. Una volta impostato l'account iniziale, mi sono invitato come utente a partecipare tramite altri indirizzi e-mail.

Un nuovo look

La compagnia è giovane. Di conseguenza, entrambe le interfacce Web e mobile sono progettate tenendo conto delle ultime novità in fatto di look, feel ed esperienza mobile contemporanei, qualcosa che lo distingue dai concorrenti con interfacce utente più difficili, come Expensify. L'interfaccia Web riassume notevolmente l'interfaccia mobile in forma, dimensione del carattere, usabilità e analisi dettagliata delle funzionalità. La somiglianza dell'interfaccia rende facile spostarsi dall'uno all'altro.

L'intestazione del pannello di amministrazione Web di Abacus comprende i menu a discesa Elenco spese, Vista grafico e Vista ricevuta, insieme a una casella di ricerca. All'estrema destra è presente un pulsante per l'immissione di una nuova spesa e le opzioni di filtro, ordinamento ed esportazione. Sul lato sinistro, puoi passare facilmente dall'amministratore alle tue funzioni personali. Di seguito sono riportati i collegamenti alle schermate principali: Posta in arrivo, In sospeso, Approvata, Posta in arrivo con avvisi, Posta in arrivo senza avvisi e Approvata - Ultimi 6 mesi. Puoi anche visualizzare le note spese relative a vari viaggi, controllare le carte di credito assegnate al tuo team, vedere tutte le persone del tuo team, gestire la politica di spesa della tua azienda e modificare il tuo account e le impostazioni generali.

Le app mobili sono disponibili per Android e ioS. L'interfaccia mobile è semplice e facile da capire. Dopo aver risposto all'invito del gestore a registrarsi con Abacus, sei invitato a scaricare l'app; Ho scaricato l'app per Android.

Sono disponibili due opzioni: in primo luogo, è possibile, se lo si desidera, scattare una foto di una ricevuta da utilizzare in seguito. A differenza dell'app per iOS, l'app per Android non fornisce una trascrizione della ricevuta sull'app. Tuttavia, è possibile recuperare la ricevuta sull'interfaccia Web, in cui verranno inseriti il ​​fornitore e l'importo.

L'altra scelta è quella di inserire manualmente le informazioni per ciascuna spesa sull'app mobile. Quando inserisci il nome del fornitore, l'app cercherà ed elencherà stabilimenti con nomi simili nella tua zona (il che può essere scomodo se lo stabilimento in questione è nuovo e non nella tua zona). È possibile associare la spesa a un viaggio creato utilizzando l'interfaccia Web.

Ogni spesa, una volta terminata, viene immediatamente inviata senza dover aspettare per creare un rapporto. Quando ho inviato tre spese utilizzando un account fittizio per i dipendenti, sono apparse quasi immediatamente nella posta in arrivo del mio account gestore; uno, che è stato inviato senza ricevuta, è stato opportunamente contrassegnato come "With Warnings". Potrei quindi rispedire un messaggio per chiedere informazioni sulla ricevuta mancante, che il dipendente ha ricevuto nella sua e-mail. Da lì, il dipendente può accedere all'account Web e inviare una risposta.

Mentre l'app Android è ben progettata, non fa altro che creare e inviare spese. Ciò è in contrasto con servizi come Concur Expense, che offrono funzionalità complete sulle loro app mobili.

Rimborso facile delle spese

I dipendenti che inviano le spese su base regolare apprezzeranno Abacus. Ho apprezzato il fatto di poter presentare le spese una alla volta per il rimborso senza il fastidio di compilare un rapporto completo con numerosi tipi di spese. Questo processo differisce dalle app come ExpensePath, che consentono solo di inviare le spese tramite report. Ancora più importante, la maggior parte dei dipendenti non vuole essere al posto di sostenere le spese aziendali per settimane.

Con Abacus, il rimborso del rimborso è di circa due giorni. Prendersi il tempo necessario per creare un report potrebbe richiedere meno tempo rispetto all'invio di una spesa alla volta, ma se il processo di approvazione restituisce un'intera approvazione di report per il rimborso di un solo articolo, piacerà ai dipendenti? Non così tanto.

Dal punto di vista amministrativo dell'equazione, ho trovato le regole di impostazione più facili di ExpensePath. La sezione Impostazioni conteneva tutte le Regole di avviso e blocco, le miglia e le opzioni di Auto-Expense che potevo usare e poi alcune. È estremamente semplice approvare le spese, singolarmente o in gruppo, e rispedirle al dipendente con un commento. Il dipendente viene immediatamente informato del commento via e-mail e può rispondere a sua volta. È anche facile riassegnare un'approvazione a un altro manager.

Da un punto di vista contabile, ho apprezzato il fatto che Abacus mi offrisse più opzioni di Certify. Si sincronizza automaticamente con il software di contabilità Xero, QuickBooks e Oracle NetSuite. Mi è piaciuto anche che Abacus memorizzi i dati e consenta l'accesso per il periodo richiesto di 7 anni dell'IRS, fornendo una pista di controllo completa. Una volta che il responsabile e l'amministratore hanno approvato le spese per il rimborso, il pagamento ACH viene effettuato entro un periodo di 24 ore.

Abacus prende anche ulteriori misure di sicurezza per garantire gli account di amministrazione del cliente. Qualche giorno dopo aver iniziato a testare Abacus, la società mi ha inviato un'e-mail dicendo che i pagamenti di rimborso erano stati sospesi in attesa della verifica dell'identità e mi hanno chiesto le ultime quattro cifre del numero di sicurezza sociale del nostro tester. Questi passaggi extra sono fastidiosi su un livello ma rassicuranti su un altro.

Il costo per fare affari (in altre parole, le spese) è il secondo elemento pubblicitario più grande sotto gli stipendi per la maggior parte delle aziende. Garantire che ciò venga eseguito in modo accurato è fondamentale e inizia con il processo di invio meno oneroso. L'auto-configurazione, la facilità d'uso e il rapido rimborso diretto di Abacus sono un vantaggio, a condizione che il cliente sia d'accordo con la divulgazione di dati bancari sensibili affinché ciò accada. È una scelta solida per le PMI senza una presenza internazionale che cercano un monitoraggio delle spese rapido e senza problemi e il rimborso dei dipendenti.