6 cose interessanti che puoi fare con Adobe Document Cloud

Spesso i clienti di Adobe Document Cloud lo utilizzano principalmente come strumento di creazione e modifica di PDF. Ma mentre Adobe rimane sicuramente il re del suo standard PDF, Document Cloud è una piattaforma di gestione dei documenti altamente competitiva con una vasta gamma di funzionalità che potrebbero essere utili alla tua organizzazione. Dai documenti facilmente modificabili e firmabili ai PDF che possono essere gestiti su qualsiasi dispositivo fino alle funzionalità di sicurezza avanzate abilitate tramite la classificazione dei dati; è tutto disponibile nel Document Cloud.

Uno degli strumenti più importanti della suite è chiamato Adobe Scan, un'app per Android e iOS che consente agli utenti di acquisire immagini tramite una fotocamera per smartphone. Adobe ha recentemente aggiunto Adobe Sign al suo arsenale, uno strumento che consente agli utenti, condividere, firmare, approvare e gestire i documenti. Sotto l'ombrello di Adobe Sign arrivano diverse nuove funzionalità che trasformano il tuo telefono in un epicentro di gestione del flusso di lavoro.

"Alla gente piace consumare contenuti su dispositivi mobili, ma ci stanno anche chiedendo di aiutarli a creare contenuti e fare qualcosa di utile con tali contenuti", ha affermato Lisa Croft, Group Marketing Marketing Manager per Adobe Document Cloud. "Il mobile è l'opportunità di offrire un'esperienza documentale moderna".

Ecco cinque cose che puoi fare con Adobe Document Cloud che probabilmente non sapevi di poter fare.

1. Firma un documento senza touchscreen

Con Adobe Sign, puoi inviare un messaggio di testo della tua firma dall'app Sign sul tuo smartphone alla versione desktop di Document Cloud. Da qui, sarai in grado di accedere alla tua firma appena creata e applicarla a qualsiasi record o documento. Ciò è particolarmente utile per i lavoratori che si trovano principalmente su desktop senza funzionalità touch.

Ad esempio, immagina che Sam sia sul suo desktop ma preferisce firmare un documento sul suo dispositivo mobile. Facendo clic sull'opzione Firma mobile, a Sam viene chiesto di inserire il suo numero di telefono. Gli viene quindi inviato un messaggio Sign sul suo dispositivo mobile. Firma, colpisce "Fine" e la firma viene trasferita sul suo desktop. "Questo è un ottimo modo per offrire alle persone la scelta, comunque sia che scelgano di firmare, indipendentemente dal dispositivo su cui si trovano", ha affermato Croft.

2. Metti un po 'di vita nelle tue e-mail

In passato, richiedevi firme ai colleghi con noiosi messaggi di posta elettronica standard. Con Adobe Sign, ora puoi personalizzare il tuo modello e-mail per incorporare il logo, i caratteri e il pizazz generale della tua azienda. Sei in grado di utilizzare le immagini dei banner per dare un tocco di stile alle tue richieste di firma, per le quali il tuo dipartimento marketing ti ringrazierà dopo che le firme inizieranno a comparire più frequentemente del solito.

"Un vantaggio competitivo che abbiamo è che i nostri clienti possono marchiare appieno l'esperienza di firma. Posso marchiarla con il mio logo e il mio URL", ha affermato Croft. "Ma ora possono commercializzarti per parlare di nuovi prodotti."

3. Goditi l'onboarding più rapido e il servizio clienti

Le recenti integrazioni di Adobe con ServiceNow e Microsoft SharePoint mettono la gestione dei documenti, il servizio clienti e la gestione delle risorse umane (HR) in un'unica console. Con questi matrimoni, puoi aggiungere Adobe Sign a qualsiasi flusso di lavoro in ServiceNow e SharePoint, inclusi i moduli di contratto di nuova assunzione, i contratti commerciali e le risposte alle richieste di assistenza clienti risolte.

In passato, il documento veniva inviato ai dipendenti tramite un messaggio di posta elettronica da ServiceNow. I tuoi dipendenti aprono il documento, lo firmano con Adobe e te lo inviano via e-mail. Aprire il documento e caricarlo in ServiceNow. Oggi puoi semplicemente inviare il documento al tuo dipendente all'interno del sistema ServiceNow e lui o lei farà il suo segno nel software.

4. Scansiona qualsiasi cosa, ovunque

Ricordi quanto erano orribili le entrate delle imprese? Raccoglieresti tutte le tue ricevute, le scansioneresti in uno scanner, le convertiresti in PDF e poi le invieresti ai tuoi guru delle finanze. Oggi quel processo è diventato molto più semplice. Adobe Scan ora consente di trasformare qualsiasi immagine del telefono con fotocamera in un PDF. Utilizzando Adobe Sensei, lo strumento di intelligenza artificiale (AI) dell'azienda, Adobe Scan è in grado di rilevare i limiti corretti dell'immagine, la prospettiva corretta e rimuovere le ombre per rendere il testo più chiaro.

Ad esempio, è possibile eseguire la scansione di una pagina di una rivista per estrarre il testo, separare le immagini e ingrandire aree specifiche della pagina. Quando lo salvi, viene automaticamente caricato su Document Cloud. Puoi anche inserire un'immagine aggiuntiva o rimuovere un'immagine originale.

5. Modifica e regola il testo acquisito

Forse ancora più importante, Adobe Scan può convertire automaticamente testo stampato o scritto in testo digitale che può essere selezionato, copiato o annotato tramite Acrobat Reader DC o Acrobat DC. Ciò significa che non dovrai scorrere pagina dopo pagina di note scritte a mano per provare a decifrare ciò che qualcun altro stava cercando di dire. Con Adobe Scan, le note verranno convertite in testo chiaro e leggibile all'interno del quale è possibile cercare o copiare e incollare per l'uso in un documento secondario.

"Come le altre nostre offerte Adobe, Sensei è al centro del nostro marchio", ha affermato Croft. "Con esso, puoi effettivamente fare di più con le tue scansioni. Puoi rendere i tuoi contenuti intelligenti e ricercabili e spostarli in flussi di lavoro digitali nel cloud. Qualsiasi cosa con testo o immagini stampati sarà un'opzione per Scan. Condividi, esegui ulteriori modifica, oppure puoi anche inserirlo in qualche altro flusso di lavoro o ecosistema se fosse necessario."

6. Migliorare la sicurezza con la classificazione dei documenti

Questo richiede l'aggiunta di Acrobat DC alla configurazione di Adobe Cloud, ma i vantaggi ne valgono la pena. Con Acrobat DC attivo, avrai accesso a una vasta gamma di funzionalità di classificazione che manterranno i tuoi documenti e dati al sicuro anche al di fuori dei tuoi locali o del confine cloud. Ad esempio, è possibile incorporare controlli di sicurezza in file PDF riservati che richiedono password o certificati per accedere al documento. Oppure puoi richiedere che i mittenti siano confermati tramite ID digitale o un controllo delle autorizzazioni. Utilizzando la classificazione dei dati, è possibile aggiungere tali misure di sicurezza come una questione di politica a seconda del tipo di documento che viene creato. Gli amministratori possono creare tali criteri in Acrobat DC, assegnando funzionalità di sicurezza specifiche a determinati tipi di documenti. Quando tali documenti verranno creati in futuro, tali controlli verranno implementati automaticamente.

È possibile implementare funzionalità simili utilizzando cose come Microsoft Digital Rights Management, ma in genere richiedono la combinazione di più soluzioni di diversi fornitori. Ottenere tutto come parte di Adobe Document Cloud non è solo più semplice, aiuta anche a garantire che funzioni così avanzate funzionino con un minimo sforzo.