5 cose da considerare quando si sceglie il software di monitoraggio del tempo

Se la tua azienda è alla ricerca di una soluzione di monitoraggio del tempo che possa aiutarti a monitorare meglio il tempo che i dipendenti impiegano in attività specifiche, sarai felice di sapere che ci sono dozzine di soluzioni che possono aiutarti. Sfortunatamente, poiché esistono così tanti servizi, trovare lo strumento giusto può essere scoraggiante. Fattori come la funzionalità di project management (PM), la supervisione dei dipendenti, la personalizzazione e, naturalmente, il prezzo sono considerazioni che portano un'indagine equa e intensa.

, analizzeremo le cose più importanti da considerare nella scelta del software di monitoraggio del tempo. Spiegheremo dettagliatamente ogni fattore e ti diremo cosa dovresti cercare per prendere la decisione giusta. Buona caccia!

1 1. PM vs. Pure Play

Il software di tracciamento del tempo è disponibile in due versioni distinte. È possibile acquistare strumenti che sono piccole parti delle suite PM generali oppure acquistare software che fa poco più che registrare, tracciare e aiutare a pagare per il tempo impiegato. Gli strumenti PM sono ideali per le aziende di servizi professionali che desiderano fare cose come la condivisione di file basata su cloud, la delega per la gestione delle attività, l'analisi dei progetti, la rendicontazione delle spese, le previsioni di budget, la fatturazione, i pagamenti, il monitoraggio delle ore fatturabili e le proiezioni per le future esigenze di personale. Le medie imprese di grandi dimensioni tendono a utilizzare questi strumenti più delle piccole imprese e degli appaltatori indipendenti. In questa categoria troverai strumenti come Mavenlink, Wrike e Zoho Projects , ognuno dei quali rappresenta il meglio del mercato PM, con il monitoraggio del tempo di qualità integrato.

Per i liberi professionisti e le aziende che sono più determinati a tenere traccia di chi ha lavorato e quando, esiste un'altra categoria di software di monitoraggio del tempo che probabilmente ha più senso. In questa classe, troverai software come Hubstaff e il nostro TSheets dello strumento Scelta dell'editore. Questi strumenti non fanno altro che permetterti di aggiungere e tenere traccia del tempo, modificare il tempo già registrato, riferire sul tempo lavorato e supervisionare uno staff di lavoratori. Entrambi gli strumenti svolgono questi compiti in modo eccezionalmente buono. Sfortunatamente, gli strumenti di monitoraggio del tempo di gioco puro non ti daranno la funzionalità PM che troverai in quest'ultima categoria. Ciò significa che le aziende più grandi che richiedono strumenti PM dovranno utilizzare uno strumento di terze parti se scelgono un monitoraggio del tempo puro.



2 2. Prezzo e piani

Le soluzioni di monitoraggio del tempo di gioco puro sono meno costose delle soluzioni di monitoraggio del tempo legate alle suite PM. TSheets inizia con un piano gratuito orientato verso un utente. Questo piano è ideale per i liberi professionisti che devono tenere traccia del tempo mentre lavorano ai progetti. TSheets ha anche un piano per un massimo di 99 utenti che costa $ 4 per utente al mese, con una tariffa base di $ 16 al mese. Hubstaff inizia con un piano base da $ 5 al mese che ti dà accesso a semplici strumenti di monitoraggio del tempo, un gestore della pianificazione dei pagamenti dei dipendenti, supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e impostazioni utente che possono essere gestite su base dipendente per dipendente. Hubstaff offre anche un piano Premium da $ 9 al mese per utente, che include tutto ciò che troverai nel piano di base, ma avrai anche accesso all'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) di Hubstaff e uno strumento di pianificazione di base.

Dato che stai ricevendo molte più funzionalità dagli strumenti focalizzati sul PM, non dovrebbe sorprendere che pagherai di più. Il piano più economico di Mavenlink che include il monitoraggio del tempo costa $ 39 per utente al mese. Il piano di monitoraggio dei tempi più economico di Zoho costa $ 25 al mese per un numero illimitato di utenti ma solo 20 progetti. Il piano di monitoraggio dei tempi più economico di Wrike costa $ 24, 80 per utente al mese.



3 3. Monitoraggio dei dipendenti

Alcune soluzioni vanno ben oltre per assicurarsi che i dipendenti lavorino dove e quando dicono di essere. Alcuni strumenti, come Hubstaff, registrano schermate mentre i dipendenti sono in servizio, quindi ricevono quelle schermate inviate ai manager prima che i dipendenti possano essere accreditati per aver completato un turno. Questi strumenti possono anche registrare un registro dei volumi di attività della tastiera e del mouse durante i turni. La maggior parte degli strumenti che abbiamo testato ti consente di monitorare i movimenti dei dipendenti tramite il tracciamento GPS quando utilizzano le app mobili dello strumento e alcuni ti richiedono che gli utenti scattino un selfie quando arrivano o escono dalle posizioni.

Se hai bisogno di questo livello di supervisione (inquietante), il tuo campo sarà ristretto. Non tutte le volte lo strumento di tracciamento lo offrirà come funzionalità integrata e gli strumenti basati su PM tendono a non offrire affatto questa funzione. Assicurati di chiedere a ciascun fornitore se lo offrono prima di iniziare a provare i prodotti.



4 4. Campi personalizzati

La maggior parte degli strumenti si basa interamente sul tempo di tracciamento. Tuttavia, alcuni strumenti consentono di includere set di dati aggiuntivi per aziende e privati ​​che potrebbero essere più focalizzati sulla produzione piuttosto che sulla durata. Ciò è particolarmente utile per i servizi di costruzione, trasporto e produzione che sono inclini a misurare le strutture create, le distanze percorse e gli articoli prodotti man mano che vengono lavorate per ore. Ad esempio, TSheets consente di creare sei campi completamente personalizzabili che possono essere aggiunti come prompt per ogni clock. Se gestisci una società di costruzioni, puoi chiedere al prompt: "Si è verificato un incidente? Sì o No." Se i lavoratori non rispondono, non saranno in grado di disconnettersi. Oppure puoi chiedere ai camionisti quante miglia hanno percorso. Questi campi verranno quindi inseriti nei report per darti una visione più dimensionale di come viene svolto il lavoro, di come sono i team produttivi e di tutti gli altri dati rilevanti sul luogo di lavoro di cui potresti aver bisogno per creare un quadro completo di una giornata lavorativa o di un turno.

Sebbene Wrike non ti fornisca lo stesso monitoraggio avanzato dei fogli TS, sarai comunque in grado di raccogliere dati importanti dai dipendenti all'inizio e alla fine dei turni. Wrike ti consente di aggiungere campi personalizzati al riquadro delle attività in modo che, quando si esaminano i rapporti, sarai in grado di vedere cose come "fatturabilità", incidenti sul lavoro, chilometraggio, ecc. Sfortunatamente, questi elementi verranno visualizzati nel tuo vista generale delle attività dall'interno della console PM, ma i dati non verranno visualizzati nei rapporti di inserimento orario.

Se la tua azienda è più propensa a misurare la produzione rispetto alle ore lavorative, una soluzione con campi personalizzati potrebbe essere migliore per te. Assicurati di chiedere al tuo fornitore quale personalizzazione offre e in che modo tali personalizzazioni si trasformano in report.



5 5. Integrazioni ed estensioni

Il più grande vantaggio di Zoho Projects è ottenere l'accesso all'ecosistema software di Zoho, che include strumenti di gestione e gestione dei clienti (CRM), e-mail marketing e risorse umane (HR). Puoi facilmente trasformare questi prodotti in una soluzione completa che alimenta i dati dall'uno all'altro senza alcun intervento manuale. Questo è ottimo per l'elaborazione dei pagamenti, il personale del progetto, la fatturazione e quasi ogni altra cosa che combina il tempo lavorato con i dati che compaiono in altri software.

Assicurati di chiedere ai tuoi fornitori se si integrano con strumenti di terze parti. Se ti piacciono due venditori allo stesso modo, ma uno offre più di queste integrazioni organiche rispetto all'altro, allora dovresti andare con il primo. Aspetti da tenere presente: la maggior parte delle soluzioni di tracciamento del tempo offre un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) aperta, il che significa che il team di sviluppo interno può creare integrazioni con altri strumenti di API aperti. Tuttavia, se gestisci una piccola azienda o se non hai le capacità tecniche interne, probabilmente avrai bisogno che queste integrazioni vengano consegnate organicamente tramite il tuo fornitore.