4 Tendenze aziendali da considerare nella scelta del software di contabilità cloud

Anche per le piccole e medie imprese (PMI), scegliere una nuova piattaforma di cloud accounting o aggiornare quella esistente può essere un esercizio difficile reso più impegnativo non solo dalla necessità di soddisfare i requisiti immediati della tua organizzazione ma anche perché dovrai anticipare anche futuro. Per aiutarti, qui ci sono quattro tendenze importanti di cui vorresti informarti quando parli con potenziali fornitori.

Innanzitutto, vorrai sapere se il software che stai navigando utilizza l'apprendimento automatico (ML). Quindi, in caso affermativo, come si traduce tale ML in assistenza digitale tramite intelligenza artificiale (AI)? Dopodiché la gomma incontra davvero la strada in cui si intersecano quei primi due trend e tutti i tuoi dati esistenti: in che misura il tuo potenziale pacchetto gestisce l'analisi dei dati? Infine, vorrai sapere quanto è estensibile il tuo software quando si tratta di integrare i suoi dati con quelli di altre applicazioni di back-office, che potrebbero essere qualsiasi cosa, dal marketing digitale ai sistemi di punti vendita (POS).

Ho discusso di queste tendenze con alcune aziende di contabilità cloud e pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per determinare quanto sia importante ciascuna per aiutarti a fare il tuo lavoro. Ancora più importante, abbiamo discusso dell'importanza di ciascuno per quanto riguarda il modo in cui svolgerai il tuo lavoro nel prossimo futuro, quando queste tendenze diventeranno la norma per i software di contabilità.

1. Apprendimento automatico (ML)

Al suo livello più elementare, ML si riferisce alla capacità di un sistema software di modificare i propri algoritmi interni per migliorare le prestazioni. Sai come Facebook sa quali amici taggare quando pubblichi una foto? Questo perché Facebook ha raccolto informazioni da tutti i post precedentemente contrassegnati. Hai mai visto un film che Netflix ti ha raccomandato? Netflix sapeva raccomandare quel film in base alle selezioni precedenti.

Ora, come si collega al software di contabilità? Bene, ML aiuta a fare cose come ordinare automaticamente gli estratti conto, consigliare codici account e suggerire posizionamenti ripetitivi di dati. Ancora più importante, mentre continui a utilizzare il tuo software e mentre accetti o rifiuti i suggerimenti degli algoritmi ML, più il software diventa intelligente. Invece di utilizzare ML per ricevere consigli e ordinare informazioni, il software inizierà a suggerire automazioni del flusso di lavoro in più passaggi.

"L'apprendimento automatico porterà a un migliore processo decisionale", ha dichiarato Jon Roskill, CEO della società di pianificazione delle risorse aziendali Acumatica. "Aumenterà anche la produttività e fornirà controlli più rigorosi e maggiori approfondimenti sui dati da vedere dietro gli angoli. Il budget e le previsioni oggi si basano sul guardare indietro su lunghe linee di tendenza, non su sviluppi recenti e proiezioni lungimiranti. Un migliore rapporto porta a decisioni migliori."

Se tutto ciò suona, beh, costoso, non ti preoccupare. Molte delle grandi aziende che utilizzano software di contabilità stanno già impiegando ML nei loro sistemi. Non passerà molto tempo prima che questa tecnologia diventi la norma anche per la soluzione di contabilità della più piccola impresa.

"Come per molte innovazioni di software di contabilità e finanza, è probabile che le imprese più grandi apriranno la strada alla costruzione o alla necessità di soluzioni che includano una qualche forma di apprendimento automatico", ha affermato Scott Davisson, co-fondatore della società di software per piccole imprese Acclivity. "Da lì, milioni di piccole imprese possono ereditare quelle innovazioni quando si applicano alle loro esigenze / esigenze. Ma i proprietari di piccole imprese sono utilitaristici in relazione alle innovazioni tecnologiche di contabilità. In altre parole, sono impegnati e tesi per le risorse, quindi tendono ad adottare soluzioni che dimostrano un vantaggio tangibile. Pertanto, mentre potrebbe richiedere del tempo prima che l'apprendimento automatico si diffonda nello spazio delle PMI, probabilmente fornirà vantaggi chiave e quantificabili quando lo farà."

2. Intelligenza artificiale (AI)

Prima di capire come l'IA avrà un impatto sul software di contabilità per le piccole imprese, è importante distinguere tra ML e AI. Sebbene siano simili, entrambi i termini sono spesso usati in modo intercambiabile (e in modo errato). Ecco la differenza di base tra i due termini: i sistemi ML utilizzano l'intelligenza per migliorare le prestazioni offrendo consigli e modi per semplificare i processi, mentre i sistemi che utilizzano l'IA danno l'autonomia al software per svolgere attività e prendere decisioni senza supervisione umana. ML è Netflix che formula consigli sui film; L'intelligenza artificiale è un'auto che ti guida al lavoro mentre fai un pisolino sul sedile posteriore.

Va bene, probabilmente ti stai chiedendo in che modo un'auto a guida autonoma si collega alla contabilità delle PMI. Buona domanda. Ricordi nella sezione precedente quando ho menzionato che ML raccomanderebbe e suggerire input? E se ti fidi del software per inserire i dati stessi senza richiedere la tua supervisione?

"L'intelligenza artificiale automatizzerà compiti banali e non mancano i compiti banali", ha detto Roskill. "L'intelligenza artificiale fornirà un livello infinito di velocità e precisione, rimuovendo gli errori e l'errore umano, con conseguente maggiore precisione."

Alcuni compiti, come l'immissione e il controllo delle spese, la risposta alle domande di base dei clienti e la valutazione e il rifiuto di prestiti basati su valutazioni automatizzate del rischio, sono solo alcuni dei molti modi utili in cui l'IA sta già incidendo sulle grandi società di contabilità aziendale. Ma questo livello di automazione arriverà presto a strumenti di contabilità di tutte le dimensioni.

"L'intelligenza artificiale aprirà software di contabilità e finanza a un nuovo gruppo di utenti che non hanno bisogno di parlare di contabilità per ottenere informazioni dettagliate sul sistema", ha affermato Aaron Harris, CTO della società di software di gestione finanziaria Intacct. "I fornitori di software di contabilità intelligente stanno progettando la loro interattività di intelligenza artificiale tenendo presente il giusto insieme di utenti."

3. Dati e analisi

Un'area chiave in cui si intersecano AI, ML e risme di dati contabili è l'analisi aziendale. E mentre puoi certamente implementare uno strumento di terze parti, come il vincitore di Editors 'Choice Tableau, per aiutare a analizzare tutti questi insiemi di dati disparati in approfondimenti attuabili, dovresti anche prenderti il ​​tempo di esaminare ciò che la tua piattaforma di contabilità di base sta facendo da sola in questo senso. Negli ultimi anni, tutti i tipi di app aziendali responsabili della generazione o del setacciamento di grandi serie di dati hanno esplorato l'analisi dei dati come valore aggiunto fondamentale e la contabilità non fa eccezione.

I pacchetti di contabilità si stanno concentrando su diverse aree al riguardo, in particolare la revisione contabile e la valutazione dei rischi e l'individuazione delle frodi. Integrando fonti di dati aggiuntive da altre app nel portfolio della tua organizzazione, come i dati dei clienti dal tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), i dati dei sensori dalla produzione e i dati di acquisto dalla tua catena di approvvigionamento e dalle app di gestione dell'inventario, gli account versati nell'analisi dei dati possono fornire approfondimenti e livelli più elevati di visibilità su come la tua organizzazione funziona davvero e fa soldi.

Per le organizzazioni soggette alle normative di conformità, la tendenza all'utilizzo dell'analisi dei dati per individuare le frodi può far risparmiare alle aziende un sacco di soldi, recuperando le relazioni con clienti e partner in pericolo. I progressi nella visualizzazione dei dati e la possibilità di collegare la data da fonti alternative sta permettendo ad alcune applicazioni di contabilità di individuare anche i problemi più sottili e determinare se la frode potrebbe essere un fattore.

4. Integrazioni ed estensioni

Chiunque abbia utilizzato un software aziendale basato su cloud comprende l'importanza di collegare i set di dati da uno strumento a un altro. Ad esempio, il software CRM (Customer Relationship Management) e l'automazione del marketing potrebbero provenire da fornitori diversi, ma i set di dati distinti in ciascuno strumento sono rilevanti per gli utenti di entrambi i sistemi. Di conseguenza, essere in grado di estrarre i dati da un sistema a un altro o legare i flussi di lavoro su entrambi i sistemi senza un profondo background tecnologico, renderà la tua vita più semplice e il tuo lavoro molto più intelligente.

Davisson ha affermato che la flessibilità per il software di contabilità è importante perché consente ai proprietari di piccole imprese di agire come sviluppatori di software. "Possono valutare le loro esigenze interne, laddove necessitano di flussi di lavoro più efficienti o quali app necessitano di quali dati", ha affermato. "E possono implementare soluzioni senza intraprendere progetti di sviluppo costosi e complicati".

Strumenti come IFTTT e Zapier non solo mettono insieme sistemi diversi, ma ti consentono di automatizzare flussi di lavoro complessi su più sistemi e ti consentono di farlo con un'esperienza tecnologica minima. Un esempio eccellente di ciò che potresti realizzare acquistando un sistema di contabilità che può essere collegato a uno di questi strumenti di connessione è il seguente: Quando una nuova transazione viene registrata nel tuo sistema, il flusso di lavoro crea una fattura su Zoho Invoice, pubblica una notifica in Slack, crea una riga di dati su Fogli Google, invia un'e-mail a colleghi pertinenti e pianifica un pagamento futuro. Ti viene l'idea.

"La flessibilità per gli strumenti di contabilità è fondamentale", ha affermato Harris. "Anche i consumatori che hanno optato per le suite probabilmente implementeranno molte soluzioni. Le soluzioni di contabilità come Intacct sono progettate anticipando l'accesso a più di semplici informazioni contabili e sono progettate per far parte dei processi aziendali a livello aziendale. Il collegamento di tutti questi sistemi non solo consentirà un set di dati più ricco da cui ottenere approfondimenti, ridurrà anche la latenza dei dati ".