Organizzati: 3 consigli per una migliore casella di posta di Gmail

Il sovraccarico della posta elettronica può paralizzare la tua produttività. Quando si dispone di una numerazione dei conteggi dei badge dei messaggi non letti in centinaia o migliaia, il sistema di notifica cessa di funzionare. Quando gli strumenti predefiniti non funzionano per te, è tempo di prendere in considerazione la possibilità di apportare alcune modifiche. Se sei un utente Gmail, ci sono tre trucchi molto semplici che puoi usare per filtrare i messaggi e riprendere il controllo della posta in arrivo. Sono in giro da così tanto tempo che quasi nessuno ne parla più, ma sono potenti come sempre per aiutarti a ripulire la tua casella di posta.

1. Aggiungi punti al tuo indirizzo e-mail

Con Gmail, l'aggiunta di punti o punti all'interno dell'indirizzo e-mail di qualcuno non influisce su di esso. Ad esempio, se hai l'indirizzo e alcuni inviano un messaggio o addirittura, ti raggiungerà lo stesso.

Se la tua casella di posta è disordinata, puoi utilizzarla a tuo vantaggio.

Ad esempio, potresti dire ai tuoi amici e familiari di inviare e-mail all'indirizzo "johnsmith", ma dire alle aziende che sei "john.smith". In questo modo, puoi creare un filtro in Gmail per separare automaticamente i due tipi di messaggi quando arrivano.

Non è necessario fare nulla per iniziare a utilizzare i nuovi indirizzi, ma è necessario impostare i filtri se si desidera che i messaggi inviati a uno dei tuoi alias saltino la posta in arrivo e vadano direttamente in un'altra cartella.

Imposta un filtro con questi passaggi:

1. Dall'icona a forma di ingranaggio in alto a destra, vai su Impostazioni.
2. Seleziona Filtri e indirizzi bloccati.
3. Seleziona Crea un nuovo filtro (è in fondo).
4. Nel campo A, inserisci l'indirizzo Gmail con i punti.
5. Scegli Crea filtro.
6. Nella schermata successiva, scegli dove vuoi che vadano i messaggi in arrivo. Se vuoi che i messaggi in arrivo per quell'indirizzo vadano direttamente in una cartella designata, seleziona due opzioni: a) Salta la Posta in arrivo eb) Applica l'etichetta (quindi scegli l'etichetta desiderata o creane una nuova). Devi applicare entrambi i filtri altrimenti la nuova posta finirà comunque nella tua casella di posta.
7. Premi Crea filtro per salvare le modifiche.
8. Infine, se hai già ricevuto messaggi a questo alias, potresti voler aggiungere l'opzione "Applica anche il filtro a X conversazioni corrispondenti". In questo modo, tutta la posta rilevante viene spostata nella nuova cartella immediatamente.

Il prossimo consiglio è simile a questo. È una variante diversa nel creare alias email. Questo con i punti è sottile, tuttavia. È buono da usare con le persone perché non sanno che stai per filtrare i messaggi da loro. La prossima variazione sulla creazione di alias è meglio fare con robot e processi automatizzati.

2. Filtrare i messaggi automatizzati con alias di segno più

Il secondo trucco è quasi lo stesso del primo, ma qui, si usano un segno più e le parole prima del simbolo @ per creare alias, piuttosto che punti. Se il tuo indirizzo è, tutti questi alias funzioneranno senza che tu debba impostare nulla di speciale nelle tue impostazioni:

Questo è un grande trucco da usare quando ti registri per un nuovo account web o app. Se si crea un account, ad esempio, sul sito Web di JCrew, è possibile utilizzare l'indirizzo come nome di accesso. Beneficio in due modi. Innanzitutto, puoi filtrare automaticamente tutta la tua posta da JCrew in una cartella separata. In secondo luogo, se il tuo indirizzo email viene mai trapelato o venduto, sarai in grado di dire chi era la fonte.

Quando inizi a utilizzare i tuoi nuovi indirizzi e-mail "+ word", assicurati di creare filtri seguendo i passaggi sopra elencati.

3. Personalizza la tua casella di posta con un clic

L'ultimo suggerimento è personalizzare ciò che entra nella tua casella di posta con un clic. Se non stai per creare un sacco di cartelle e filtri, questo è il consiglio che vale la pena usare.

Passa il mouse sopra la parola Posta in arrivo sul lato sinistro del tuo account Gmail. Fai clic sul triangolo rivolto verso il basso per aprire il menu. Vedrai alcune opzioni su come personalizzare la tua casella di posta:

• Predefinito
• Prima importante
• Prima non letto
• Ha recitato per primo
• Posta prioritaria (che combina aspetti di Importante, Non letto e Speciali per cercare di mettere per primi i messaggi più significativi davanti ai tuoi occhi).

Quando applichi una delle opzioni (diversa da quella predefinita), Gmail riserva la parte superiore della posta in arrivo per il tipo di messaggio che hai scelto. Ti dà anche un interruttore in modo da poter comprimere ed espandere i messaggi nelle diverse sezioni.

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Fai quello che funziona per te

Queste funzionalità di Gmail sono particolarmente utili per le persone che vogliono gestire meglio le loro caselle di posta senza creare nuovi indirizzi e-mail. È perfettamente accettabile semplicemente creare più indirizzi e-mail e usarli anche per scopi diversi. È più importante fare ciò che funziona per te piuttosto che seguire il "giusto modo" prescritto. Finché scegli un metodo su cui puoi attenerti, ti aiuterà a mantenere la sanità mentale con la tua casella di posta.

Ovviamente potresti decidere che Gmail non fa per te. In tal caso, dovresti leggere la nostra guida su come uscire da Gmail e iniziare con un nuovo provider.