22 consigli di Excel per diventare un professionista di fogli di calcolo

Ci sono pochissime persone sul pianeta Terra che possano mai dire di aver dominato completamente ogni piccola cosa intricata di Microsoft Excel. È la prima applicazione al mondo per fogli di calcolo, ed è lo standard del settore da quasi 35 anni, sostituendo la venerabile Lotus 1-2-3, la prima app killer per PC negli anni '80.

Il dominio di Microsoft Excel come foglio di calcolo non è ancora stato testato, certamente non da Quattro Pro di Corel (ancora oggi venduto in WordPerfect Office Pro), dagli strumenti open source di Apache o LibreOffice o persino da Fogli di Google (la parte di foglio di calcolo di Google Drive).

C'è una ragione per questo. Excel è più di un marchio che tutti conoscono: è potente. Fa praticamente tutto ciò che si potrebbe chiedere in un foglio di calcolo. L'attuale versione di Excel 2019, disponibile in Microsoft Office 2019 come parte di un abbonamento a Microsoft 365 e altri metodi, è una scelta degli editori PCMag.

Non è solo per i numeri. Molte persone popolano le griglie apparentemente infinite di Excel con i dati, utilizzandole come database a file flat. Può creare un gestore dei contatti relativamente efficace o un vero e proprio gestore delle relazioni con i clienti. Non è poi così scioccante vedere le persone che lo usano come elaboratore di testi, nonostante Microsoft Word sia seduto proprio accanto ad esso.

Una cosa che quasi tutti gli utenti di Excel hanno in comune: non sapere abbastanza. Esistono molti modi per dividere e dividere i numeri, dare a questi dati un nuovo aspetto e, inoltre, è impossibile raccontarli tutti. Interi libri sono scritti sull'argomento. Ma è facile padroneggiare alcuni dei suggerimenti più interessanti e intricati che renderanno il tuo tempo usando il programma un po 'più facile e ti faranno sembrare il guru del foglio di calcolo ad alta tecnologia del tuo ufficio. Quindi risolvi uno o tutti questi trucchi per eccellere in Excel.

Interruzioni di riga e testo a capo

La digitazione in celle di fogli di calcolo può essere frustrante, poiché l'impostazione predefinita per il testo digitato è di continuare all'infinito, senza tornare a una nuova riga. Puoi cambiarlo. Crea una nuova riga digitando Alt + Invio (premere Invio da solo ti porta fuori dalla cella). In alternativa, fai clic sull'opzione Testo a capo sotto la scheda Home nella parte superiore dello schermo, il che significa che tutto il testo si avvolge proprio sul bordo della cella in cui ti trovi. Ridimensiona la riga / colonna e il testo torna a capo per adattarlo.



Ctrl + Maiusc per selezionare

Esistono modi molto più veloci per selezionare un set di dati rispetto all'uso del mouse e al trascinamento del cursore. Fai clic sulla prima cella che desideri selezionare e tieni premuto Ctrl + Maiusc, quindi premi la freccia giù per ottenere tutti i dati nella colonna in basso, la freccia su per ottenere tutti i dati sopra o la freccia sinistra o destra per inserire tutto la riga (a sinistra oa destra, ovviamente). Combina le direzioni e puoi ottenere un'intera colonna e tutto nelle righe a sinistra o a destra. Seleziona solo celle con dati (anche dati invisibili). Se usi Ctrl + Maiusc + Fine, il cursore passerà alla cella in basso a destra con i dati, selezionando tutto quello che c'è in mezzo. Quindi, se il cursore si trova nella cella in alto a sinistra (A1), è tutto. Ancora più veloce: Ctrl + Maiusc + * (l'asterisco) selezionerà l'intero set di dati indipendentemente dalla cella selezionata. ( Immagine di xuuxuu di Pixabay )



Riempimento automatico

Questo è un gioco da ragazzi, ma così facilmente trascurato. Inizi a digitare una serie di cose ripetitive come le date (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, ecc.) E sai che ti aspetta una lunga giornata. Invece, inizia la serie e sposta il cursore sullo schermo nella parte in basso a destra dell'ultima cella, la maniglia di riempimento. Quando si trasforma in un segno più (+), fai clic e trascina verso il basso per selezionare tutte le celle che devi riempire. Si riempiranno magicamente usando il modello che hai iniziato. E può anche salire su una colonna, o sinistra o destra su una riga.

Ancora meglio: puoi riempire automaticamente senza molto motivo. Ancora una volta, seleziona una o più celle, sposta la maniglia di riempimento, fai clic e trascina. Avrai un menu di opzioni. Più dati inserisci all'inizio, migliore sarà l'opzione Riempi serie creando le tue opzioni di Riempimento automatico. Dai un'occhiata a questo tutorial Microsoft.



Riempimento Flash

Flash Fill riempie in modo intelligente una colonna in base al modello di dati che vede nella prima colonna (aiuta se la riga superiore è una riga di intestazione univoca). Ad esempio, se la prima colonna contiene tutti i numeri di telefono formattati come "2125034111" e si desidera che tutti assomiglino a "(212) -503-4111", iniziare a digitare. Dalla seconda cella, Excel dovrebbe riconoscere il modello e visualizzare ciò che pensa di voler. Premi Invio per usarli. Funziona con numeri, nomi, date, ecc. Se la seconda cella non ti fornisce un intervallo preciso, digita un po 'di più: il modello potrebbe essere difficile da riconoscere. Quindi vai alla scheda Dati e fai clic sul pulsante Riempimento Flash. Dai un'occhiata a questo tutorial Microsoft per ulteriori informazioni.



Testo in colonne

Supponi di avere una colonna piena di nomi, la prima all'ultima, ma vuoi due colonne che le suddividano. Seleziona i dati, quindi nella scheda Dati (in alto) fai clic su Testo in colonne. Scegli di separarli mediante delimitatori (basati su spazi o virgole, ideali per i valori dei dati CSV) o per larghezza fissa. La larghezza fissa viene utilizzata quando tutti i dati sono stipati nella prima colonna, ma separati da un numero fisso di spazi o punti. Il resto è come per magia, con opzioni extra per determinati numeri.



Incolla speciale da trasporre

Hai un sacco di file. Vuoi che siano colonne. O vice versa. Saresti impazzito spostando le cose cellula per cellula. Copia i dati, seleziona Incolla speciale, seleziona la casella Trasponi e fai clic su OK per incollare in un orientamento diverso. Le colonne diventano righe, le righe diventano colonne.



Più celle, stessi dati

Per qualche motivo, potresti dover scrivere più volte la stessa cosa nelle celle di un foglio di lavoro. È lancinante. Basta fare clic sull'intero set di celle, trascinando il cursore o tenendo premuto il tasto Ctrl mentre si fa clic su ciascuno di essi. Digitalo sull'ultima cella, quindi premi Ctrl + Invio - e ciò che hai digitato va in ogni cella selezionata.



Incolla speciale con le formule

Supponiamo che tu abbia una grande quantità di numeri in formato decimale che vuoi mostrare come percentuali. Il problema è che quel numero 1 non dovrebbe essere al 100%, ma è quello che ti dà Excel se fai semplicemente clic sul pulsante Stile percentuale (o premi Ctrl-Maiusc-%). Vuoi che 1 sia 1%. Quindi devi dividerlo per 100. Ecco dove entra in gioco Special Paste.

Innanzitutto, digitare 100 in una cella e copiarlo. Quindi, seleziona tutti i numeri che desideri riformattare, seleziona Incolla speciale, fai clic sul pulsante di opzione " Dividi " e il boom diventa la dinamite: hai i numeri convertiti in percentuali. Questo funziona anche per aggiungere, sottrarre o moltiplicare istantaneamente numeri, ovviamente.



Usa la grafica nei grafici

È possibile inserire un'immagine in qualsiasi elemento di un grafico di Excel. Qualsiasi elemento Ogni barra, pezzo di torta, ecc., Può supportare la propria immagine. Ad esempio, sopra, sul grafico a torta è presente una bandiera dello stato del Sud Dakota (posizionata selezionando la sezione, utilizzando il menu a comparsa Opzioni serie e selezionando "Riempimento immagine o trama"), oltre a un logo PCMag incorporato (posizionato con il Inserisci il pulsante Immagini della scheda). Puoi anche andare con "nessun riempimento", il che ha causato quella fetta mancante.

Le clip art possono essere tagliate e incollate in un elemento: banconote da un dollaro per mostrare i dollari spesi, gocce d'acqua per i costi dell'impianto idraulico, quel genere di cose. Mischiare e abbinare troppi elementi grafici rende impossibile la lettura, ma vale la pena armeggiare con le opzioni che hai. Lascia che il grafico residente li controlli prima di usarli.



Salva grafici come modelli

Excel ha più tipi di grafici di quelli di Jimmy Carter con denti e noccioline, ma è quasi impossibile trovare un grafico predefinito perfetto per la tua presentazione. Per fortuna, la capacità di Excel di personalizzare tutti quei grafici è esemplare. Ma quando devi ricrearne uno? Questo è un dolore. Non deve essere. Salva il tuo grafico originale come modello.

Una volta perfezionato un grafico, fai clic destro su di esso. Seleziona Salva come modello. Salvare un file con estensione CRTX nella cartella Modelli di Microsoft Excel predefinita. Una volta fatto, applicare il modello è una torta. Selezionare i dati che si desidera tracciare, andare alla scheda Inserisci, fare clic su Grafici consigliati, quindi sulla scheda Tutti i grafici e sulla cartella Modelli. Nella casella I miei modelli, selezionare quello da applicare, quindi fare clic su OK.

Alcuni elementi, come il testo reale nelle legende e nei titoli, non verranno tradotti se non fanno parte dei dati selezionati. Otterrai tutte le selezioni di font e colori, grafica incorporata, anche le opzioni della serie (come un'ombra discendente o bagliore attorno a un elemento grafico).



Lavora con le celle attraverso i fogli

Questo, chiamato 3D Sum, funziona quando in una cartella di lavoro sono presenti più fogli che hanno tutti lo stesso layout di base, ad esempio dichiarazioni trimestrali o annuali. Ad esempio, nella cella B3, hai sempre l'importo del dollaro per la stessa settimana corrispondente nel tempo.

Su un nuovo foglio di lavoro nella cartella di lavoro, vai in una cella e digita una formula come = sum ('Y1: Y10'! B3). Ciò indica una formula SOMMA (sommando le cose) per tutti i fogli che sono intitolati da Y1 a Y10 (quindi vale 10 anni) e guardando la cella B3 in ciascuno. Il risultato sarà la somma di tutti i 10 anni. È un buon modo per creare un foglio di calcolo principale che faccia riferimento a dati in continua evoluzione.



Nascondi in vista normale

È facile nascondere una riga o una colonna: basta selezionare l'intera cosa facendo clic sull'intestazione della lettera o del numero, fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare "Nascondi". (Puoi scoprire selezionando le colonne su entrambi i lati contemporaneamente, facendo clic con il tasto destro e selezionando "Scopri"). Ma cosa succede se hai solo una piccola sezione di dati posizionati in modo scomodo che vuoi nascondere, ma con cui vuoi ancora lavorare? Facile. Evidenzia le celle, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Formato celle. Nella scheda Numero in alto, vai su Categoria e seleziona " Personalizzato ". Digitare tre punti e virgola (;;;) nel campo Tipo:. Clicca OK. Ora i numeri non sono visibili, ma puoi comunque usarli nelle formule.



Nascondi un intero foglio

La tipica cartella di lavoro di Excel, il file su cui stai lavorando, può essere caricata con molti fogli di lavoro (ogni foglio indicato da una scheda in basso, che puoi nominare). Se lo desideri, nascondi un foglio anziché eliminarlo, rendendo i suoi dati ancora disponibili non solo per riferimento, ma anche per le formule su altri fogli della cartella di lavoro. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla scheda del foglio inferiore e selezionare Nascondi. Quando devi trovarlo di nuovo, devi andare nella scheda Visualizza in alto, fare clic su Scopri e selezionare il nome del foglio dall'elenco che si apre.

C'è anche un pulsante Nascondi nel menu della scheda Visualizza in alto. Cosa succede quando fai clic su quello? Nasconde l' intera cartella di lavoro che stai utilizzando. Sembra che tu abbia chiuso il file, ma Excel continua a funzionare. Quando chiudi il programma, ti verrà chiesto se desideri salvare le modifiche alla cartella di lavoro nascosta. Quando vai ad aprire il file, Excel ti dà quella che sembra essere una cartella di lavoro vuota, finché non fai di nuovo clic su Scopri.



Utilizzare la cartella di lavoro personale per le macro

Quando scopri un'intera cartella di lavoro, probabilmente vedrai una cartella di lavoro elencata che non sapevi di aver nascosto: il file Personal.XLSB. Questa è in realtà la cartella di lavoro personale creata da Excel per te; viene aperto come cartella di lavoro nascosta ogni volta che viene avviato Excel. Il motivo per usarlo? Macro. Quando si crea una macro, questa non funziona su tutti i singoli fogli di calcolo creati per impostazione predefinita (come in Word): una macro è legata alla cartella di lavoro in cui è stata creata. Tuttavia, se si memorizza la macro in Personal.XLSB, sarà sempre disponibile, in tutti i tuoi file di foglio di calcolo. Il trucco è, quando registri la macro, nel campo "Memorizza macro in", seleziona "Cartella macro personale". (Puoi registrare una macro attivando la scheda Sviluppatori: vai alla scheda File, seleziona Opzioni, fai clic su Personalizza barra multifunzione, quindi nella casella Schede principali, seleziona Sviluppatori, fai clic su OK.)



Perno! Perno!

Libri interi sono stati dedicati a Tabelle Pivot. Sono riassunti della tua gigantesca raccolta di dati che semplifica notevolmente l'analisi delle informazioni in base ai tuoi punti di riferimento. Ad esempio, se hai l'intera serie di voti per tutti i tuoi studenti in tutti i test per l'intero anno, una tabella pivot può aiutarti a restringere le cose a uno studente per un mese. È opportuno che chiunque disponga di big data per giocare con loro (fare una copia dei dati originali con cui giocare prima).

Per crearne uno, controlla che tutte le colonne e le righe siano titolate come dovrebbero essere, quindi seleziona Tabella pivot nella scheda Inserisci. Meglio ancora, prova l'opzione Tabella pivot raccomandata per vedere se Excel può scegliere il tipo giusto per te. Oppure prova il grafico pivot, che crea una tabella pivot con un grafico incluso per facilitarne la comprensione.



Formato condizionale

Guardando un'enorme quantità di dati e chiedendosi dove sono i punti salienti? Chi ha il punteggio più alto (o più basso), quali sono i primi cinque, ecc.? La formattazione condizionale di Excel farà di tutto, dal mettere un bordo attorno alle alte luci alla codifica a colori dell'intera tabella. Costruirà anche un grafico in ogni cella in modo da poter visualizzare la parte superiore e inferiore dell'intervallo di numeri a colpo d'occhio. (In alto, i numeri più alti sono in verde veloce, i più bassi in rosso fermo, con uno spettro in mezzo.) Utilizza il sottomenu Regole celle evidenziate per creare più regole per cercare cose, come il testo che contiene una determinata stringa di parole, date ricorrenti, valori duplicati, ecc. C'è anche un'opzione maggiore / minore di in modo da poter confrontare i cambiamenti di numero.



Convalida dei dati per effettuare i menu a discesa

Creare un foglio di calcolo che gli altri possano usare? Se vuoi creare un menu a discesa di selezioni da utilizzare in determinate celle (quindi non possono rovinarlo!), È facile. Evidenzia la cella, vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati. In "Consenti:" seleziona " Elenco ". Quindi nel campo "Origine:", digita un elenco, con virgole tra le opzioni. Oppure, fai clic sul pulsante accanto al campo Origine e torna nello stesso foglio per selezionare una serie di dati: questo è il modo migliore per gestire elenchi di grandi dimensioni. Puoi nascondere quei dati in un secondo momento, funzionerà comunque. La convalida dei dati è anche un buon modo per limitare i dati inseriti, ad esempio fornire un intervallo di date e le persone non possono inserire alcuna data prima o dopo ciò che si specifica. Puoi persino creare il messaggio di errore che vedranno.



Inserimento della schermata

Excel semplifica l'acquisizione di uno screenshot di qualsiasi altro programma aperto sul desktop e lo inserisce in un foglio di lavoro. Vai alla scheda Inserisci, seleziona Screenshot e otterrai un menu a discesa che mostra un'anteprima di tutti i programmi aperti. Scegline uno per inserire l'immagine a dimensione intera. Ridimensionalo come desideri.



Inserisci i dati di Excel in Word

Trentacinque anni fa, il pensiero di inserire dati da Excel in Word o PowerPoint è stato strabiliante nel mondo di Office Suites. Oggi non c'è niente. Se stai prendendo celle di dati o un grafico grafico completo, copia e incolla nell'altro programma. La cosa da tenere presente è che si tratta di un processo di collegamento e incorporamento : se si modificano i dati nel foglio di calcolo, questi cambieranno anche in Word DOC o PPT PowerPoint. Se non lo desideri, incollalo come grafico. Usa lo strumento Incolla speciale di Word per questo. Oppure, quando lo prendi da Excel, vai alla scheda Home in alto, seleziona il menu Copia e usa l'opzione Copia come immagine. Quindi puoi incollare l'immagine in qualsiasi programma.



Utilizzare $ per impedire lo spostamento

Quando scrivi una formula, fai riferimento alle celle in base alla loro posizione, ad esempio A1. Se copi una formula e la incolli nella cella successiva in basso, Excel sposta quella cella di riferimento, quindi direbbe invece A2. Per impedire lo spostamento, utilizzare il simbolo del dollaro ($). Digita $ A1 e taglialo e incollalo in una nuova cella, ad esempio, che impedisce uno spostamento nella colonna (A); A $ 1 impedisce lo spostamento nella riga (1) e $ A $ 1 impedisce lo spostamento in qualsiasi direzione durante la copia di una formula.

Questo è utile quando hai una singola cella da usare in un intero gruppo di formule. Supponi di voler dividere tutto per 100. Puoi fare una formula come = (A1 / 100), ma ciò significa che non puoi cambiare facilmente i 100 su tutta la linea. Inserisci il 100 nella cella B1 e usa = (A1 / B1) -ma poi quando lo tagli e incolli, diventa = (A2 / B2), quindi = (A3 / B3), ecc. Il $ risolve che: = (A1 / $ B $ 1) può essere tagliato e incollato una riga, ma il riferimento $ B $ 1 non cambia mai. Quindi è possibile modificare il valore di 100 nella cella in base alle esigenze per sperimentare altre modifiche.



Esegui analisi rapida

Se non sai esattamente quali informazioni desideri applicare ai dati in Excel, prova il menu Analisi rapida per scorrere rapidamente le opzioni. Seleziona i dati e fai clic sulla casella Analisi rapida che appare in basso a destra. Otterrai un menu che si aprirà con le opzioni per applicare rapidamente la formattazione condizionale, creare grafici, gestire totali, mostrare sparkline e altro ancora.



Grandi tasti di scelta rapida di Excel

Excel, come qualsiasi ottimo software, ha molte scorciatoie da tastiera eccellenti. Qui ci sono alcuni dei migliori.

Ctrl +; -Inserisce la data odierna.

Ctrl + Maiusc +: -Inserisce l'ora corrente (i due punti sono ciò che è in una lettura dell'orologio, come 12:00).

Ctrl + Maiusc + #: modifica il formato di una data.

Ctrl + 5: applica una barratura al testo in una cella.

Ctrl + 0: nasconde la colonna corrente.

Ctrl + 9: nasconde la riga corrente.

Ctrl + F6: consente di alternare tra le cartelle di lavoro aperte (ovvero, aprire i file Excel in finestre diverse).

Ctrl + ` -Questo è il segno di accento, in alto con il tasto 1. Questa combinazione attiva / disattiva la vista nel foglio per mostrare tutte le formule.

Ctrl + PageUp o PageDown: spostamento rapido tra i fogli nella cartella di lavoro attualmente aperta.

F2: inizia a modificare la cella selezionata corrente (molto più velocemente del doppio clic).

Maiusc + F10: apre il menu di scelta rapida per la cella in cui ti trovi.



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