16 suggerimenti di Microsoft Word che devi imparare ora

Microsoft Word è il programma di elaborazione testi più diffuso sul mercato; è intuitivo anche per gli utenti di computer più tecnologicamente analfabeti ed è supportato dalla potente suite di Microsoft Office.

Spinto da programmi basati su cloud come Google Docs, Word si è evoluto nel corso degli anni con abbonamenti online che offrono accesso su più dispositivi, nonché una versione gratuita di Word basata su cloud. Ma nonostante la concorrenza, il software di Microsoft rimane lo strumento ideale per la produzione di documenti importanti. E perchè no? È affidabile, personalizzabile e ha molte funzionalità integrate che potresti non aver ancora provato. Continua a leggere per alcune prelibatezze semi-nascoste che solo gli utenti esperti conoscono.

Determina le tue statistiche di leggibilità

Word ha il potere non solo di giudicare la grammatica e l'ortografia, ma anche la complessità della tua scrittura. Ad esempio, la tua scrittura soddisfa il livello di comprensione di qualcuno che persegue un diploma post-laurea o qualcuno sta ancora imparando le loro forme e colori?

Word utilizza test linguali come il test Flesch Reading Ease, che calcola un punteggio su una scala di 100 punti. Più è alto un numero, più è facile da capire. La documentazione di Office suggerisce che desideri un punteggio compreso tra 60 e 70.

Inoltre, Word eseguirà un test linguale simile, il test di livello di grado Flesch-Kincaid, che ti dirà per quale livello di voto americano è scritto un testo; la maggior parte dei documenti dovrebbe puntare tra 7.0 e 8.0, afferma Microsoft.

Per utilizzare questa funzione, devi prima attivarla accedendo a File> Opzioni> Prova. Quindi seleziona Mostra statistiche di leggibilità in ortografia e grammatica. Ora quando chiedi a Word di eseguire un controllo ortografico, genererà anche le statistiche di leggibilità del tuo documento.



Evidenzia un campo quadrato di testo

Ecco una funzione che sarà utilizzabile solo in casi molto specifici. Se tieni premuto il tasto Alt in Windows o il tasto Opzione su un Mac, mentre fai clic e trascini il mouse, sarai in grado di disegnare una casella all'interno del documento che evidenzierà tutti i caratteri in quella casella. Se avessi mai voluto creare un quadrato perfetto di testo viola nel mezzo di un blocco di testo, è così che lo faresti.



Genera testo casuale

Se devi aggiungere Lorem Ipsum al tuo documento come segnaposto, Word ti copre. Basta digitare: = lorem (p, l) e sostituire la "p" con il numero di paragrafi che si desidera e sostituire la "l" con il numero di frasi necessarie. Puoi anche includere un solo numero tra parentesi e questo creerà tanti paragrafi. Quando sei pronto, posiziona il cursore alla fine dell'equazione e premi Invio per generare il testo.

È inoltre possibile utilizzare la documentazione casuale di Office gobbledygook come materiale di origine per il proprio riempitore. Utilizzare invece l'equazione = rand (p, l).



Aggiungi una calcolatrice a Word

Word ha un calcolatore integrato che può aiutarti a risolvere le equazioni direttamente nel tuo documento. Innanzitutto, aggiungilo al menu Word navigando su File> Opzioni> Barra di accesso rapido e selezionando Tutti i comandi dal menu a discesa. Individua Calcola e fai clic su Aggiungi per spostarlo nella colonna Barra di accesso rapido. Fare clic su OK per tornare al documento.

Noterai che un piccolo cerchio grigio è stato aggiunto all'inizio del documento di Word. Ora puoi digitare equazioni matematiche e, se le evidenzi, quell'icona cambierà colore. Premi l'icona e Word calcolerà la risposta.



Evidenzia una frase con un clic

Per evidenziare rapidamente un'intera frase, tenere premuto il tasto Ctrl in Windows o il tasto Comando su un Mac e fare clic all'inizio della frase. La parola si occuperà del resto.



Passa alla modifica degli hotspot

Colpire Shift-F5 ti permetterà di scorrere le parti del documento che hai modificato di recente. Questo trucco ricorderà persino dove stavi modificando l'ultima volta dopo aver riaperto un documento.



Scrivi testo ovunque

È possibile utilizzare Word come una sorta di lavagna e posizionare facilmente il testo in qualsiasi punto della pagina. Basta fare doppio clic su un punto qualsiasi della pagina e Word ti permetterà di iniziare a digitare lì. Word inserisce automaticamente ritorni e schede rigidi per consentire l'inserimento di testo. Poeti d'avanguardia, questa funzione è per te.



Data e ora aggiornamento automatico

A volte hai un documento che usi ancora e ancora, aggiornando solo alcuni dettagli chiave. Se si tratta di un documento come una lettera che include la data e / o l'ora, un piccolo trucco è consentire a Word di aggiornare automaticamente la data.

Nella scheda Inserisci, fai clic sul pulsante Data e ora e verrà visualizzata una finestra pop-up. Fai clic sul formato della data desiderato, quindi assicurati di fare clic sulla casella "aggiorna automaticamente" nell'angolo in basso a destra. Ora la data verrà automaticamente aggiornata ogni volta che si apre (o stampa) il documento.



Converti in un documento PDF e HTML

Word semplifica la conversione del tuo documento in un file PDF o HTML. Quando "salvi come" un file, vedrai un menu a discesa "Salva come tipo", che fornirà una serie di opzioni tra cui PDF e pagina Web.

Si noti che la funzione Pagina Web può includere molto codice aggiuntivo. Ciò non influirà necessariamente sulla pagina, ma può rendere le cose un po 'confuse se devi cambiare qualcosa. Un'altra opzione è quella di utilizzare un sito di conversione gratuito come Word per pulire l'HTML, che - come suggerisce il nome - creerà il codice HTML dal testo che viene direttamente copiato e incollato da un documento Word.



Cambia le maiuscole nel modo più semplice

È possibile modificare facilmente la maiuscola di qualsiasi testo con un clic di un pulsante. Evidenzia una selezione e fai clic sul menu a discesa "Aa" per modificare il testo tra maiuscole, maiuscole o minuscole. Puoi anche far iniziare ogni parola con una lettera maiuscola e passare da un caso all'altro.



Mostra personaggi nascosti

Se stai lavorando a un documento complesso con stili, colonne e formati diversi, la modifica può rapidamente diventare un esercizio noioso. Il modo migliore per vedere cosa sta succedendo con la formattazione del documento è rendere visibili tutti i segni invisibili (ritorni rigidi, ritorni morbidi, schede, spazi). Premi Ctrl-Maiusc-8 in Windows o Comando-8 su un Mac.



Sostituisci caratteri invisibili e formattazione

Lo strumento Trova e sostituisci in Microsoft Word è un vero toccasana. Puoi apportare rapidamente e facilmente modifiche di massa senza dover cercare e controllare ogni istanza di qualcosa che devi modificare. Ma puoi anche fare un Trova e sostituisci per i personaggi nascosti nel tuo documento.

Fai clic sul pulsante Trova e sostituisci in Word, quindi fai clic su Altro nella finestra di dialogo. Fai clic su Formato per cercare la formattazione del documento: il menu a discesa include margini, font, stili e interlinea. Quindi, ad esempio, puoi cercare e sostituire un carattere verde con un carattere viola. Fai clic su Speciale per cercare caratteri speciali (trattino, spazio bianco, ecc.).

Puoi anche inserire comandi nel campo di testo per cercare direttamente la formattazione e i caratteri. Utilizzare ^ p ^ p per cercare / sostituire spazi doppi e sostituirli con ^ p per spazio singolo. Puoi anche usare ^ t per cercare le schede, ^ # per cercare le cifre, ^ $ per le lettere e ^ w per gli spazi bianchi.



Inserisci oggetti in Word

Se hai mai la sensazione che il tuo documento possa utilizzare qualcosa aggiunto alla copia del corpo, Word ti consente di inserire oggetti direttamente nella pagina. Fai clic su Inserisci> Oggetto per aprire una finestra di dialogo che ti mostra cosa puoi aggiungere. Ecco come aggiungere un grafico al tuo documento, ma puoi anche incorporare un foglio di calcolo PDF o Excel.



Inserisci equazioni

Puoi aggiungere complesse equazioni matematiche in Word facendo clic su Inserisci> Equazione, quindi selezionando l'equazione che desideri aggiungere. Una volta inserito nel tuo documento, sei libero di cambiare la formattazione o sostituire le lettere con i numeri.



Proteggi il tuo documento

Word ha una buona quantità di protezione integrata che crittograferà la tua scrittura. Fai clic su File> Informazioni per gestire le autorizzazioni di visualizzazione e modifica, abilitare la crittografia della password e creare una password per il documento.



La casella di ricerca è il tuo amico

Non sei sicuro di dove sia qualcosa? Nelle versioni più recenti di Microsoft Word, puoi digitare ciò che stai cercando nella casella di ricerca per un accesso rapido.