Organizzati: usare asana negli affari

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Poiché le e-mail e le riunioni continuano a perdere tempo, le aziende e i team all'interno delle aziende sono alla disperata ricerca di nuovi modi di lavorare che contano meno su quei due demoni. "Asana o busto", afferma Mark Arnoldy, CEO di Nyaya Health, un'organizzazione progressiva senza fini di lucro che abbraccia l'efficienza della sua cultura aziendale nel nome di offrire assistenza sanitaria alle popolazioni del Nepal rurale. Nyaya Health utilizza un flusso di lavoro e uno strumento di gestione dei progetti chiamato Asana in quasi tutti gli aspetti della sua attività. Lo usano per tenere traccia delle campagne di raccolta fondi, pianificare come portare pazienti dal Nepal rurale agli ospedali di Kathmandu e persino usarlo per testare l'alfabetizzazione informatica dei candidati.

"L'e-mail è lo strumento numero uno che le persone smettono di usare all'interno della loro azienda quando iniziano a utilizzare Asana", afferma Kenny Van Zant, che gestisce gli affari e le operazioni in Asana. L'esperienza di Arnoldy lo conferma: la sua e-mail interna ora rappresenta solo circa il 20 percento dei suoi messaggi e molti di questi messaggi sono solo per divertimento. Il vero lavoro e la comunicazione avvengono ad Asana.

Anche se ho usato Asana per un po 'di tempo, volevo esplorare più a fondo come può essere utilizzato nelle aziende per semplificare la comunicazione e rendere i team più efficienti. Ho visitato Arnoldy e l'assistente esecutivo Monica Landy presso il quartier generale di Nyaya Health a New York per avere un'idea più precisa di come lo strumento funziona effettivamente in un vero ambiente aziendale.

Che cos'è Asana?

Descrivere Asana richiede un po 'di disimballaggio per coloro che non l'hanno mai usato. È in parte un elenco di cose da fare e in parte uno strumento di collaborazione complesso. Puoi usarlo per la gestione del progetto o per tracciare un candidato dipendente attraverso il processo di assunzione. È aperto e flessibile allo stesso modo di Evernote, il che a volte significa che gli utenti principianti finiscono per fissare una lavagna vuota, incerti su come iniziare. Ma una volta che ci sei dentro, Asana, come Evernote, può diventare tutto ciò di cui hai bisogno.

Asana vive nel cloud e l'interfaccia principale è online (su asana.com). Esistono alcune app mobili, ma l'interfaccia Web è molto migliore e più capace. Asana può collaborare gratuitamente fino a 15 persone, con account a pagamento a partire da $ 50 al mese e da lì in poi in base al numero dei membri del team. Consiglio di utilizzare un account gratuito per almeno due o tre mesi con un piccolo gruppo di persone per testare le sue acque e imparare le corde, poiché l'utilizzo di Asana si basa molto sull'adeguamento al flusso di lavoro e alle esigenze.

Come puoi vedere nel video nella parte superiore di questo articolo, in sostanza, Asana ti consente di scrivere attività, assegnarle a qualcuno (incluso te stesso), aggiungere una data di scadenza, prendere appunti sull'incarico e aggiungere follower che possono tieni d'occhio i tuoi progressi o contribuisci alla conversazione intorno ad esso.

Le attività possono avere attività secondarie. Tutte le attività possono essere trascinate e rilasciate in una posizione appropriata. E puoi aggiungere intestazioni di sezione nei tuoi elenchi di attività per indicare, beh, qualunque cosa tu voglia. Le intestazioni di sezione sono linee di demarcazione e sono utili per aiutarti a scomporre le parti componenti di un processo molto ampio o complicato. Puoi imparare molto di più su come funziona Asana in generale guardando alcuni dei video tutorial forniti da Asana.

Alcuni degli usi generali di Asana negli affari includono

• reclutamento, assunzione e tracciabilità dei candidati
• nuova formazione dei dipendenti e lista di controllo per iniziare in azienda
• gestione di progetto
• gestione del flusso di lavoro
• list-gestione
.

Quando ho incontrato il team di Nyaya Health, mi hanno mostrato come alcuni di questi usi effettivamente appaiono e funzionano nei loro account Asana.

Asana in Business in Action

Nyaya Health ha cinque persone a New York, quattro a Boston, una a Kathmandu e circa 165 membri dello staff e volontari sul campo in Nepal, dove la connettività Internet non è sempre disponibile. I membri principali del team degli uffici negli Stati Uniti sono gli utenti principali di Asana, anche se alcuni manager in Nepal usano anche il sistema per coordinarsi.

Il CEO Mark Arnoldy ha iniziato a utilizzare Asana per le sue cose da fare personali nel 2012 e, pochi mesi dopo, ha portato lo strumento in casa. Dall'anno in poi, ha creato una cultura aziendale attorno ad Asana, dicendo ai suoi dipendenti che funzionerà solo se ha il pieno consenso da parte di tutti. Quindi, "Asana o busto".

Ecco alcuni dei modi in cui usano Asana che ho trovato piuttosto inventivo:

Elenco: settori di responsabilità. Uno dei modi in cui il team di Arnoldy utilizza Asana è quello di mantenere un elenco di responsabilità all'interno dell'organizzazione e verso chi rientrano. Hanno un progetto chiamato Aree di responsabilità, in cui ogni elemento o attività nell'elenco è una responsabilità, come il programma di tirocinio di New York, il coordinamento delle cure di crowdfunding e l'audit 501c3. La persona responsabile è elencata come assegnataria dell'attività appropriata. Tutti a Nyaya hanno accesso a questo progetto. Quando qualcuno ha bisogno di determinare chi è la persona giusta all'interno dell'organizzazione per una questione a portata di mano, può semplicemente consultare l'elenco. Arnoldy afferma che un vantaggio secondario di questo elenco è che le persone sentono più proprietà per le loro aree di responsabilità quando il loro nome appare accanto a uno, chiaro come il giorno, che tutti possono vedere.

Tracciamento: candidati . Quando una posizione a Nyaya è aperta, il team di assunzioni si rivolge a un progetto che hanno per il monitoraggio dei candidati. Le intestazioni di sezione di questo progetto mostrano le diverse fasi della revisione dei candidati. Il "compito" è il nome del candidato. Tutte le note relative al richiedente e alle sue interviste rimangono con il compito come commenti. Quando il candidato supera ogni fase, la squadra assumente trascina la persona / attività lungo la catena per apparire sotto l'intestazione della sezione appropriata successiva. Ad esempio, se un candidato di nome Sandeep passa il follow-up e l'intervista telefonica via e-mail, l'attività "Sandeep" viene spostata alla fase successiva, "colloquio di persona", e così via mentre passa fino a quando viene fatta un'offerta di lavoro. Quando Nyaya trova grandi potenziali dipendenti che al momento non riescono a prendere una posizione, li spostano in un altro progetto (di nuovo, usando le funzionalità di trascinamento della selezione). Il risultato è un pool atalente per future opportunità di assunzione. Tutte le note relative al colloquio del candidato sono ancora archiviate con il compito di essere custodite, quindi è facile fare riferimento a un file anche se si riferisce a un colloquio che ha avuto luogo un anno fa.

Test: nuove abilità di assunzione. Un altro uso inventivo di Asana nel processo di assunzione di Nyaya Health è quello di invitare i candidati in un'area di lavoro di Asana e assegnare loro alcune attività. Come rispondono ai compiti? In che misura rispondono alle domande poste nei commenti alle attività? Riescono a capire come usare Asana in base a ciò che vedono nell'interfaccia? Secondo Arnoldy e Landy, questo test non solo permette loro di vedere come i candidati pensano attraverso problemi difficili, ma verifica anche la loro alfabetizzazione informatica. Non stanno cercando competenze in Asana, ma vogliono la conferma che le persone che assumono sono efficienti nell'apprendimento e nell'uso delle nuove tecnologie.

Software di replica. Arnoldy ha ammesso che a volte la sua azienda indaga su altri software di produttività che la sua organizzazione no profit potrebbe voler usare, ma di solito può replicare le loro funzionalità principali in Asana, senza spendere soldi extra. Lo staff di Nyaya costruirà modelli in Asana per una determinata funzione, quindi duplicherà il modello e lo rinominerà quando avrà un progetto reale da realizzare. Le convenzioni di denominazione, ovvero come nominare il progetto, si trovano nel titolo del modello. Ad esempio, viene chiamato un modello per un nuovo progetto di sviluppo: "MODELLO DI PRESENTAZIONE; ENTITÀ: TITOLO DEL PROGETTO: DATA DATA (PROJECT MANAGER)." Non puoi essere molto più chiaro di così.