Organizzati: prendi in carico le tue tasse

Indipendentemente dal fatto di presentare le tasse da soli o di pagare un commercialista per un aiuto professionale, l'unica cosa migliore che puoi fare per far sì che il processo proceda senza intoppi e assicurarti di non perdere soldi o agevolazioni fiscali è organizzare i tuoi documenti fiscali. Ma come si fa?

Come molte attività organizzative, ottenere le tasse in ordine è più un'abitudine che dovresti vivere durante tutto l'anno, piuttosto che un singolo lavoro di pulizia. Come vedrai, è un gioco di spostamento sia in avanti che all'indietro.

Inizia andando avanti

Sebbene la scadenza per la presentazione delle imposte sul reddito degli Stati Uniti sia il 15 aprile, dovresti davvero iniziare a organizzare le tue tasse il 1 ° gennaio, per il prossimo anno. Inizia sviluppando nuove abitudini per il salvataggio di moduli di donazione, ricevute per spese ammissibili e altri documenti per l'anno in corso. In altre parole, inizia a organizzare le ricevute del 2014 che presenterai nel 2015.

In molti progetti organizzativi, è facile indirizzare la tua attenzione al backlog, ma spesso è più vantaggioso creare un sistema migliore per andare avanti. La data di deposito dell'anno prossimo sarà qui prima che tu lo sappia.

Ho già avviato una cartella denominata "2014 Taxes". Non appena avrò un documento che appartiene a quella cartella, come una ricevuta inviata via email da una donazione online, lo inserirò immediatamente. Se ho un documento cartaceo, lo lascerò in una cartella sopra lo scanner fino al fine settimana, quando avrò la possibilità di digitalizzarlo e aggiungerlo anche alla cartella virtuale.

La messa in atto rapida di questi documenti, man mano che li raccogli, è davvero la chiave per semplificare le tasse in un secondo momento. (Per ulteriori best practice sulla gestione delle cartelle del computer, vedere Organizzarsi: utilizzare le cartelle per riordinare il desktop.)

Dovresti conservare gli originali in carta?

Supponiamo che tu scannerizzi i tuoi documenti fiscali cartacei. Dovresti conservare anche gli originali?

"Quando le persone digitalizzano la carta, a volte si sentono in dovere di conservare gli originali, ma per quanto riguarda l'IRS e il governo, le copie digitali di ricevute e documenti sono accettabili", secondo Chris Barbier. Barbier è vicepresidente della gestione dei prodotti presso The Neat Company, che produce i prodotti Neat per scanner desktop, come lo scanner per documenti NeatConnect e la soluzione di archiviazione online NeatCloud. È stato anche un CPA per diversi anni. Una delle aree di specializzazione di Neat è il rilevamento automatico e l'assegnazione di tag a determinati tipi di documenti fiscali durante la scansione.

Organizza per anno, quindi mese e infine categoria fiscale

Per tutti i documenti, sia cartacei che digitali, etichettare le cartelle in base all'anno fiscale, non all'anno in cui si archiviano tali moduli.

Barbier raccomanda la seguente gerarchia per ulteriori etichettature e organizzazione:

• Anno
• Mese o data
• Categoria fiscale (ovvero, in cui il documento verrà visualizzato sulle tue imposte).

Se paghi un commercialista per preparare le tue tasse, dice Barbier, questo metodo di categorizzazione potrebbe finire per farti risparmiare denaro perché hai organizzato tutti i documenti già per lui, e quindi le ore fatturabili saranno meno. "Non vuoi pagare il ragioniere per organizzare una scatola di documenti", dice.

Guardare indietro

Quando arriva il momento di presentare le tasse, la maggior parte delle persone inizia a guardare indietro al deposito dell'anno precedente (a meno che non sia andato male, ovviamente). A meno che tu o la tua azienda non abbiano subito un cambiamento di stato rilevante (come l'acquisto di una casa o il matrimonio), le detrazioni e i moduli presentati quest'anno saranno probabilmente simili o uguali a quelli dell'anno precedente. Usa quei vecchi moduli come guida, come una lista di controllo, per essere sicuro di non perdere nulla.

Se presenti le tue tasse da solo, dai un'occhiata al nostro elenco dei migliori software fiscali per il 2014. Per la preparazione e la presentazione di imposte online gratuite, la nostra scelta dei redattori è TaxACT federale gratuita e per i servizi a pagamento, il pacchetto TaxACT Ultimate è il nostro redattore 'Scelta. (Si noti che PCMag non raccomanda a tutti i contribuenti statunitensi di utilizzare un servizio di deposito fiscale online. In molti casi, in particolare per chiunque abbia una dichiarazione dei redditi complessa, un preparatore fiscale per le persone è un'opzione più sicura.)

Sulla base di queste recensioni, ho presentato le mie tasse del 2012 e del 2013 utilizzando TaxACT, che ha un'opzione per importare le informazioni dell'anno precedente per aiutarvi a guidarvi durante l'anno in corso. Mi è piaciuto anche che in TaxACT fosse facile usare gli strumenti di aiuto per cercare un modulo di interessi ipotecari che avevo a portata di mano ma che non si presentava automaticamente mentre seguivo la procedura guidata di preparazione delle imposte. Ho appena digitato il numero del documento e un collegamento mi ha portato direttamente alla pagina in cui ho potuto inserire le informazioni.

Eseguire il backup e cancellare

Se aspiri a condurre una vita senza carta e hai distrutto tutti i tuoi documenti fiscali cartacei sensibili, devi eseguire il backup di una copia delle tue tasse digitalizzate.

"Alcune persone hanno paura di utilizzare il cloud per qualcosa di sensibile come i documenti fiscali, ma si desidera sempre avere un backup da qualche parte, che si tratti di un altro PC, di un'unità esterna o del cloud", afferma Barbier. E certamente, ci sono molte opzioni software per aiutarti a eseguire il backup dei dati del tuo computer, ma, con documenti sensibili come i moduli fiscali, devi prendere qualche precauzione in più?

Mark Grace, vicepresidente del business consumer globale di Absolute Software (che produce LoJack per computer portatili), è meno preoccupato per le informazioni nel cloud e più preoccupato per le copie dimenticate di documenti lasciati sul tuo smartphone o computer. Supponi di scattare una rapida foto del tuo modulo W2 e di caricarlo su Evernote, dove OCR rende l'immagine ricercabile dal testo. Sembra un'ottima idea, ma probabilmente la foto risiede anche sul tuo telefono. "Nel momento in cui fotografi i tuoi documenti sensibili, ti metti a rischio. Non c'è modo di aggirare quello scenario", afferma Grace.

"Chiaramente c'è un'industria enorme attorno alla digitalizzazione delle tasse", dice Grace, "ma penso che devi essere vigile al riguardo." Devi avere una certa responsabilità, dice, per eliminare copie di documenti che potrebbero risiedere in luoghi che dimenticherai, come il rullino fotografico del telefono.

Oltre a eseguire il backup delle tasse, Grace consiglia di utilizzare un servizio sia sui dispositivi mobili che sui laptop che consente di cancellarli in remoto in caso di smarrimento o furto. "I ladri sono interessati a trovare i tuoi dati quando rubano un dispositivo."

Soldi in banca

Spero che quest'anno riceverai un rimborso delle tasse. Quando l'esito di una dichiarazione dei redditi è a tuo favore, prima inoltri, in generale, più rapidamente otterrai tale rimborso. Se organizzi le tue ricevute, i tuoi documenti e i tuoi documenti ora per la presentazione del prossimo anno, forse otterrai il denaro del prossimo anno ancora prima. E prima i soldi sono nelle tue mani, prima può iniziare a guadagnare interessi attivi… che puoi segnalare l'anno successivo.