Organizzati: gestione dei documenti di famiglia digitali

Le persone cercano disperatamente di sbarazzarsi della carta nelle loro vite. Gli archivi digitali offrono così tanti vantaggi. Puoi cercarli in modo efficiente. È possibile eseguire il backup di documenti elettronici in più posizioni in modo da poter accedervi sempre e ovunque. E condividere documenti digitali con familiari, avvocati e chiunque ne abbia bisogno, è molto più semplice di fotocopiare o inviare fax via carta.

Ma prima di iniziare a scansionare l'atto a casa tua e inviare tutte le fatture mensili e le dichiarazioni via e-mail, è importante pensare a ciò che speri di ottenere passando a un formato completamente digitale, come i vari servizi che possono aiutarti farlo automatizzerà gran parte del processo. Ti consigliamo anche di sapere esattamente cosa fanno queste diverse soluzioni perché ti danno tutti risultati molto diversi. Se alla fine sarai soddisfatto di questi risultati dipende in gran parte dai tuoi obiettivi originali.

Servizi di sincronizzazione dei file (la soluzione DIY)

Puoi facilmente archiviare e gestire i documenti di famiglia online usando Dropbox, Box, SugarSync o qualsiasi altra soluzione di archiviazione cloud, ma ci sono pro e contro per questo metodo.

Professionisti. L'uso di un servizio di sincronizzazione dei file è probabilmente economico (puoi ottenere facilmente 5 GB gratuitamente) ed estremamente semplice per alcuni tipi di documenti ( ad esempio , documenti singoli, anziché fatture o dichiarazioni ricorrenti), soprattutto se hai già una sincronizzazione dei file creazione dell'account. I servizi di sincronizzazione dei file offrono funzionalità di collaborazione, in modo che tu possa rendere i file accessibili ad altri membri della tua famiglia, al tuo avvocato e così via.

Cons. Se desideri salvare fatture mensili ed estratti conto su questo account, non sarà automatico. Dovrai accedere ogni mese a tutti i tuoi account e salvare i PDF localmente nella cartella di sincronizzazione dei file. Inoltre non riceverai alcun promemoria per intraprendere questa azione, tanto meno per pagare le tue bollette. Infine, dovresti verificare la sicurezza del servizio scelto per assicurarti che i tuoi documenti siano al sicuro.

In realtà, esiste una soluzione alternativa per questi svantaggi, ed è FileThis (attualmente in versione beta). File Questo si collega ai tuoi account online e scarica tutti i documenti importanti in un repository a cui ti colleghi. Le opzioni includono Box, Dropbox, Google Drive, Evernote e persino il tuo computer.

Servizi speciali: focalizzati sulla finanza

Esistono numerosi servizi speciali per aiutarti a gestire i documenti di famiglia senza carta, ma tendono a servire a scopi leggermente diversi, quindi è molto importante pensare a ciò che devi veramente fare.

Manilla (gratuito), ad esempio, è un account online che puoi impostare per tenere automaticamente registri di tutti i tuoi estratti conto mensili, oltre a ricordarti di pagare le tue bollette. Ha anche una funzione accurata che ti consente di tracciare i programmi di ricompensa, come le miglia frequent flyer, e può spingerti ad agire su un account prima della scadenza dei punti. Manilla è l'ideale per le persone che hanno bisogno di aiuto per pagare le bollette in tempo, o per chiunque voglia centralizzare tutte quelle dichiarazioni dei fornitori di servizi, ma non fa molto di più.

Doxo è simile a Manilla, raccoglie le tue dichiarazioni e le tue bollette, ma ti consente anche di caricare altri importanti documenti domestici, rendendolo un classificatore digitale più generale. Mi piace che Doxo combini l'automazione trovata in Manilla con il metodo fai-da-te di scansionare e caricare tutti gli altri tuoi documenti. Sfortunatamente, Doxo ha molti meno partner di Manilla, quindi non può collegarsi a un paio di grandi fornitori, come Chase Bank, Netflix, CapitalOne e alcuni altri grandi nomi. Doxo ha una caratteristica interessante che Manilla non ha: la possibilità di esportare i documenti raccolti in un'altra posizione, come un account Dropbox, in modo da poterli fare il backup.

Neat, che rende NeatDesk e il centro di archiviazione online NeatCloud (da $ 5, 99 al mese), si concentra sull'aiutarti a scansionare e caricare documenti cartacei che hai in casa. È veloce e molto bravo a identificare in particolare i documenti fiscali e finanziari e puoi classificare e organizzare in un account basato su cloud tutto il resto. Tuttavia, Neat non offre alcuna automazione per inserire documenti ricorrenti come fanno Manilla e Doxo.

Servizi speciali: focalizzati sulla vita

TheDocSafe ($ 5, 95 al mese) va in una direzione leggermente diversa. Ti guida attraverso un lungo elenco di informazioni familiari e personali che potresti voler centralizzare, comprese molte cose che potresti non avere sulla carta in primo luogo, come le informazioni di contatto di emergenza. Al momento della configurazione iniziale dell'account, ti porta attraverso quello che è essenzialmente un questionario per assicurarti che copra tutti i documenti che potresti avere: Possiedi una casa? Sei sposato? Hai figli? Hai un'ultima volontà e testamento? Per ognuna di queste domande, è possibile inserire risposte e caricare titoli, atti, certificati e documenti legali pertinenti.

Javont Vault è simile per alcuni aspetti, ma è progettato più per consentire di trasmettere tutti questi dettagli a un beneficiario quando muori. Tuttavia, funziona meravigliosamente per centralizzare in modo sicuro molte importanti pratiche familiari o personali mentre sei vivo. Puoi fare un inventario dei tuoi averi, elencare tutti gli ID e le password di accesso al tuo account online e lasciare note dettagliate ai tuoi cari su cosa ti aspetti che facciano con tutte queste informazioni dopo la tua morte. Javont Vault è bloccato da un numero di previdenza sociale, quindi è limitato solo agli Stati Uniti.

La parte più importante? previdenza

Il passo più importante da compiere prima di digitalizzare e organizzare digitalmente i documenti della famiglia è quello di pensare a cosa vuoi fare o quale problema devi risolvere. Se inizi ad andare senza carta senza un chiaro obiettivo o risultato in mente, i tuoi sforzi potrebbero essere sprecati, poiché molte delle soluzioni disponibili offrono servizi molto diversi.