Organizzati: pulisci i contatti di Gmail

"Dov'è la rubrica?"

Questa è una delle domande più comuni che sembrano porsi i nuovi utenti di Gmail. Se molte persone non riescono nemmeno a trovare i loro contatti Gmail / Google, faresti meglio a credere che il sistema non sia incredibilmente intuitivo o facile da gestire. (In questo articolo, uso i Contatti Google e i Contatti Gmail in modo intercambiabile, poiché sono effettivamente la stessa cosa.)

Anche se sai che esiste un'area Contatti di Gmail, ci sono buone probabilità che sia una zona disastrata di indirizzi e-mail non identificabili e possibilmente anche numeri di telefono, tutti vagamente raggruppati come Altri Contatti.

Il mio account Gmail aziendale aveva più di mille voci nel gruppo Altri contatti. Ho deciso che era inaccettabile, quindi ho iniziato a ripulire i miei contatti di Gmail. Condividerò qui ciò che ho fatto, ciò che ho appreso e alcune soluzioni alternative che consiglio di utilizzare se non si desidera scherzare con i contatti disordinati di Gmail.

L'ultima opzione, usando qualcos'altro interamente, è in realtà ciò che raccomando. La pulizia dei contatti di Google richiede molto lavoro manuale, soprattutto se si dispone di migliaia di "altri" contatti. Ci sono così tante fantastiche app e servizi per la gestione dei contatti che funzionano davvero bene e si collegano direttamente al tuo account Gmail se preferisci seguire questa strada.

5 fatti su Gmail / Contatti Google

I contatti di Gmail funzionano in modo diverso rispetto a molti altri gestori di contatti, quindi conoscere alcuni principi di base può essere di grande aiuto. Ecco cinque fatti che potrebbero fornire alcune informazioni:

• Come si arriva alla rubrica di Gmail? È nascosto sotto la grande posta nella parte superiore sinistra dell'interfaccia. Fai clic su Posta e vedrai un'opzione a discesa per Contatti. In alternativa, accedi a Google e vai su google.com/contacts.
• Quando rispondi (incluso "rispondi a tutti") o inoltri un'e-mail, Google aggiunge automaticamente tutti i partecipanti al thread all'elenco dei contatti, a meno che tu non abbia disattivato questa funzione. Inoltre, se utilizzi un dispositivo Android, i tuoi Contatti Google potrebbero includere anche elenchi di numeri di telefono che hai chiamato, a seconda della configurazione del tuo account sul dispositivo.
• Contatti Google ha uno strumento di unione, ma non sempre funziona o sembra come ti aspetteresti (ne parleremo più avanti).
• I Contatti Google estraggono le informazioni sulla classificazione da Gmail e Google+ (rispettivamente gruppi e cerchie), ma non si sincronizzano, anche se a volte sembra che forse dovrebbero.

Ora entriamo in alcuni suggerimenti e procedure per ripulire i Contatti di Google.

Pulizia dei contatti di Google

Comprendi i gruppi di contatto e le cerchie

Una volta entrati nei Contatti Google (di nuovo, fai clic sul logo Mail in alto a sinistra e seleziona Contatti), il primo posto in cui porre la tua attenzione è sugli elenchi che appaiono nella barra di sinistra.

Come puoi vedere nel mio account, ho diverse sezioni principali: Contatti personali, Cerchie, I più contattati e Altri contatti. I miei contatti e le mie cerchie hanno sottogruppi. Il numero tra parentesi dopo il nome del gruppo indica quante persone ci sono in quel gruppo.

I miei contatti sono persone di Gmail che ho aggiunto come contatti. Le cerchie sono informazioni sulle persone che conosci e segui su Google+ e non hanno nulla a che fare con l'email. Quando guardi un elenco di persone dai tuoi Contatti di Gmail (usa la barra di ricerca, ad esempio, per trovare tutti quelli di nome Smith), puoi anche vedere se quelle persone si trovano in una delle tue cerchie di Google+, poiché tali informazioni vengono visualizzate diritto dei loro nomi. Pertanto, vi sono alcune sovrapposizioni tra i gruppi di contatti e le cerchie, ma non molto, anche se le persone nelle tue cerchie vengono visualizzate completamente nei tuoi contatti Google.

Ancora confuso?

I più contattati sono le prime 20 persone con cui hai scambiato il maggior numero di email, anche se non hai ascoltato la discussione. In altre parole, non sono le persone a cui invii le email più necessariamente, né sono recenti, in quanto esaminano l'intera cronologia delle e-mail. Il tuo ex di tre anni fa potrebbe ancora raggiungere la top 20.

L'ultimo gruppo Altro è di tutti gli altri di Gmail (e possibilmente del tuo dispositivo Android, come ho già detto in precedenza) che hai mai contattato.

Trova e Unisci

Il miglior modo di agire, secondo me, è iniziare trovando contatti duplicati nel tuo gruppo Altri contatti (o tra tutti i Contatti Google se non hai ancora alcun sottogruppo) e unirli.

Fai clic su Altri contatti, quindi seleziona Altro nella parte superiore della pagina e, nel menu a discesa, scegli Trova e unisci duplicati. Verrà visualizzato un riepilogo che consente di rivedere i dettagli delle potenziali fusioni prima di accettare l'azione. Assicurati di controllare questo elenco per i nomi comuni che potrebbero in effetti essere due persone diverse.

Ora, se tale elenco è incredibilmente lungo in modo schiacciante, è necessario annullare e ripetere la funzione di ricerca / unione su un sottogruppo più piccolo dei contatti. Puoi semplicemente selezionare un sottogruppo diverso dalla barra di sinistra, oppure puoi effettuare una ricerca, ad esempio una ricerca per dominio (ad esempio, cercare tutti gli indirizzi e-mail con pcmag.com). Ad ogni modo, ti darà una fetta più gestibile di potenziali duplicati da rivedere. Ripetere se necessario.

Dai un'occhiata alle istruzioni ufficiali di Google per trovare e unire i contatti per maggiori dettagli.

Assegna persone ai gruppi, aggiungi dettagli

Appena sotto quella voce per Altri contatti puoi vedere Nuovo gruppo. Se desideri classificare i tuoi contatti in diversi gruppi, questa è l'area successiva di Contatti Google che dovrebbe catturare la tua attenzione.

Per avere qualcuno in qualsiasi gruppo, è necessario elencarli anche in I miei contatti. È così e basta.

Per aggiungere persone ai gruppi, usa il pulsante con l'icona di tre teste su di esso. Da lì è piuttosto autoesplicativo, ma vedi le istruzioni di modifica dei contatti di Google per maggiori dettagli.

Non sono ancora venduto a gruppi che sono veramente preziosi, poiché li ho usati solo in misura limitata, ma potrei prevedere alcuni scenari in cui potrebbero essere utili. Un gruppo che ho creato, ad esempio, sono i dirigenti dell'azienda tecnica. Se sono mai in scadenza e cerco disperatamente un preventivo, sarebbe sicuramente utile sapere con chi nel settore tecnologico ho avuto contatti diretti (invece di connettermi tramite una società di pubbliche relazioni) in passato.

Se avessi un tempo illimitato (chi lo fa?) Rafforzerei seriamente la sezione "note" degli individui. Fai clic su qualsiasi persona nell'elenco dei contatti e puoi aggiungere le informazioni tipiche della rubrica, oltre a una foto e note.

Nel mio account Gmail personale, sarebbe utile aggiungere dettagli per i professionisti delle pubbliche relazioni, poiché i loro indirizzi e-mail e anche le comunicazioni precedenti non mi aiutano sempre a capire se rappresentano un'azienda o un prodotto che devo indagare.

Disattiva la funzione di aggiunta automatica

Se, dopo aver esaminato l'elenco Altri contatti, ti rendi conto che è per lo più spazzatura (indirizzi "" generici e simili), ti consiglio di disattivare la funzione di aggiunta automatica.

Vai sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e scegli Impostazioni. Rimani nella scheda Generale e scorri verso il basso per trovare "Crea contatti per il completamento automatico" (sono due sotto l'immagine del tuo profilo).

Interessato ad altre app e servizi?

Diciamo che dopo aver letto queste informazioni, decidi di non utilizzare i Contatti Google. Non posso biasimarti. Ecco alcuni altri luoghi in cui conservare la tua rubrica che ti consentono di acquisire e aggiungere automaticamente informazioni dai tuoi Contatti Google.

Contatti LinkedIn e LinkedIn. Il vero problema che vedo nella gestione della tua rubrica è che è difficile mantenere le informazioni aggiornate. Non dovrei essere responsabile dell'aggiornamento del titolo professionale e dell'indirizzo e-mail quando cambi datore di lavoro. È per te, amico. Ed è per questo che adoro LinkedIn come rubrica. È molto più facile avere informazioni aggiornate se tutti i tuoi contatti sono responsabili della manutenzione.

LinkedIn funziona abbastanza bene per aiutarti a trovare i contatti e le loro informazioni di base, ma un'app speciale chiamata Contatti LinkedIn si spinge un po 'più in là.

Se colleghi il tuo account LinkedIn a Gmail, il sito di reti professionali online ti consiglierà "persone che potresti conoscere" in base alle informazioni che trova su Google. Alcune persone lo odiano davvero, ma potrebbe essere prezioso, a seconda di quanto sia robusto il tuo account LinkedIn.

D'altro canto, hai anche la possibilità di esportare i tuoi contatti LinkedIn e quindi importarli in Gmail.

Contatti iOS. Se sei un utente iPhone o iPad, potresti voler sincronizzare i tuoi Contatti Google con il tuo dispositivo iOS in modo da poter semplicemente utilizzare l'app Contatti di Apple come rubrica principale. Le istruzioni sono leggermente diverse per gli utenti di Google Apps.

EasilyDo e iOS. Un altro modo per gestire i tuoi contatti iOS è con l'app EasilyDo e la sua nuova funzione (a pagamento) chiamata Catch All Contacts. Quando esegui Cattura tutti i contatti, EasilyDo analizza gli ultimi due anni della tua e-mail per trovare le informazioni di contatto dal corpo dei messaggi e le salva sull'app Contatti iOS. Mentre l'app EasilyDo è gratuita, questa funzione costa $ 39, 99 (una volta) per account e-mail. Sfortunatamente, la funzione non è disponibile per gli utenti Android. su Easily per iPhone e EasilyDo per Android nelle rispettive recensioni.

Cloze. L'app Web e l'app mobile Cloze unifica tutte le caselle di posta in arrivo, nonché i feed dei social media e estrae anche alcune informazioni interessanti sui tuoi contatti. Non è esattamente un gestore dei contatti, ma supporta il buon vecchio Gmail. Cloze è in grado di identificare le persone che sono importanti per te (così puoi potenziare il loro ego apprezzando i loro post su Facebook), così come le persone con le quali stai perdendo il contatto. Come ho detto, non è esattamente un'app per la gestione dei contatti, ma è abbastanza buona per darti un'idea dei tuoi contatti su Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook e altri account online.

Per ulteriori suggerimenti sulla gestione dei contatti, vedi Organizzati: 7 modi per organizzare automaticamente i contatti. E quando sei pronto per accedere alla posta in arrivo di Gmail, dai un'occhiata a 30 suggerimenti Gmail che ti aiuteranno a conquistare la posta elettronica.