Organizzati: scegli lo scanner giusto per andare senza carta

Se stai lavorando per organizzarti e ripulire la tua vita digitale, sicuramente hai lavorato su una strategia per andare senza carta. Probabilmente hai anche scoperto che non è così facile come sembra. Alcuni tipi di carta, come singoli documenti e ricevute, sono abbastanza facili da digitalizzare con qualsiasi vecchio scanner. Ma introduce una pila di 63 biglietti da visita della tua ultima conferenza o una scatola di vecchie ricette che vuoi scansionare strappate da riviste o ancora rilegate in libri e hai a che fare con un problema completamente diverso, uno che puoi risolvilo con lo stesso vecchio scanner.

Non è un lavoro per la tua multifunzione

A casa, ad esempio, ho una stampante multifunzione di sei anni e uno scanner piano. Immagino che anche molte altre persone possiedano qualcosa di simile. Per le attività una tantum, come digitalizzare la mia ultima ricevuta dall'optometrista per presentare richieste di assistenza sanitaria, funziona benissimo.

Ma non è veloce. E la funzione di alimentazione non ha mai funzionato abbastanza bene, quindi non riesco a scansionare pile di carta. Inoltre, è una mostruosità color stucco che occupa un'enorme impronta sul mio comò (non ho mai trovato un posto migliore per questo).

Quando i dispositivi sono goffi, brutti e inaffidabili, non usiamo quasi quanto potremmo. L'atto puro di potenziarli sembra una seccatura. Se vuoi scansionare la tua strada verso una vita senza carta, hai davvero bisogno di uno scanner che ami e uno che sia stato creato appositamente per aiutarti a condurre una vita senza carta.

Scanner speciali

Fortunatamente, esiste un'intera categoria di scanner (e app da abbinare) esattamente per questo scopo. Sono compatti ed efficienti e possono gestire una varietà di lavori di scansione che gli utenti domestici e le aziende molto piccole spesso incontrano.

Anche se non amo la mia massiccia stampante multifunzione, oggi sono totalmente innamorato di alcuni scanner sul mercato. Sono mondi più bravi a scansionare della mia multifunzione di sei anni e sono anche veloci. Inoltre, alcuni scanner esportano comodamente le tue scansioni nei luoghi in cui desideri mantenerle, come Dropbox, Evernote e altri servizi di archiviazione cloud, anziché una cartella predefinita sul tuo computer Windows o Mac.

Ultimamente ho sperimentato due scanner che hanno davvero attirato la mia attenzione. Entrambi sono ideali per l'uso domestico e potrebbero essere adatti anche per alcune piccole imprese. Sono lo scanner NeatDesk e Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat ha in realtà un modello più recente chiamato NeatConnect che ha un'interfaccia touch, ma personalmente ho più familiarità con l'altro modello.)

Fujitsu ScanSnap

Quello che mi piace di Fujitsu ScanSnap è il modo in cui ti consente di esportare tutto ciò che scansiona su Evernote, Dropbox, Google Drive, e-mail (come allegato), SugarSync e altri luoghi che probabilmente finiresti per trascinare comunque l'output finale.

Ho scannerizzato una pila di biglietti da visita (odio davvero i biglietti da visita) e li ho inviati tutti a Evernote, dove li avrei rapidamente inseriti in un taccuino chiamato Contatti e opportunamente taggati, annotati e gestirli in altro modo. Alcuni biglietti da visita avevano spessori di carta diversi e larghezze diverse, ma lo scanner non ha nemmeno singhiozzato. Questo è il potere di usare uno scanner pensato per aiutarti ad andare senza carta.

Ho scoperto con ScanSnap che quando ho portato le scansioni dei biglietti da visita su Evernote, ho dovuto ruotarle e nominarle in modo appropriato. (Evernote può, tuttavia, eseguire l'OCR su tutto ciò che si scansiona, rendendo il testo ricercabile anche se è un'immagine.)

Il mio aspetto molto preferito di ScanSnap, tuttavia, è che si piega per ridurre la quantità di spazio che occupa. È bello.

NeatDesk

NeatDesk, nel frattempo, è una soluzione convincente se sei disposto ad acquistare completamente nell'ambiente Neat. Quando si utilizza la soluzione di archiviazione cloud, NeatCloud e l'app mobile Neat, oltre a uno degli scanner dell'azienda, si ottengono davvero risultati estremamente ravvicinati. L'ambiente Neat fa molto per classificare automaticamente i moduli da scansionare, in particolare i documenti fiscali. Tuttavia, devi pagare una tariffa mensile per il pezzo NeatCloud ei prezzi partono da $ 5, 99 al mese.

NeatConnect, che ho usato solo poche volte, ha un'interfaccia touchscreen che, come ScanSnap, ti consente di inviare documenti direttamente ai contenitori di archiviazione cloud, come Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive ed Evernote.

La convenienza è la chiave

NeatDesk è stato uno dei primi scanner che abbia mai usato, incentrato sull'aiutare le famiglie e le piccole imprese ad andare senza carta, e sono impressionato dalla velocità con cui aspira e sputa pile di carta. È possibile caricare nel feed una varietà di carte, in quanto vi sono slot per documenti, ricevute e biglietti da visita e la macchina semplicemente elabora tutta la divisione.

ScanSnap è altrettanto scattante e impressionante. Adoro poter scaricare documenti e confidare che i macchinari ben progettati li alimenteranno facilmente attraverso lo scanner.

Neat automatizza alcune cose in più rispetto a ScanSnap, come la rotazione delle immagini. Ma ScanSnap viene fornito con un software che è possibile utilizzare per ottenere gli stessi risultati e, in alcuni casi, fa molto di più. Il mio pacchetto includeva ABBYY Fine Reader, uno dei più potenti programmi OCR disponibili. È arrivato anche con Adobe Acrobat, per fare ogni sorta di cose con i PDF che devi sempre fare, ma non puoi farlo con Adobe Reader gratuito.

Sono entrambi molto capaci, nel complesso. Se ti capita di sapere molto sugli scanner, probabilmente vuoi sapere che ScanSnap funziona in modo leggermente diverso rispetto alla maggior parte degli altri scanner in quanto non utilizza driver standard. Puoi leggere un po 'di questo nella recensione dettagliata di PCMag di ScanSnap Evernote Edition, che è abbastanza simile a iX500. Ma se sei meno tecnicamente propenso, tutto ciò che devi sapere è che funziona velocemente, ha un bell'aspetto in mostra e invia i tuoi documenti scansionati dove vuoi che vadano.

Il punto per tornare a casa è questo: se vuoi andare senza carta e rendere l'essere senza carta una parte del tuo stile di vita, hai bisogno di un dispositivo che non odi. Deve avere un bell'aspetto. Deve funzionare rapidamente, posizionare il tuo precedente documento da qualche parte per trovarlo facilmente ed eseguire ricerche sul testo contenuto. Anche se costano poche centinaia di dollari, vale la pena acquistare scanner specializzati se sei impegnato ad andare senza carta. L'MFP non lo taglierà.