Organizzati: 5 usi creativi per dropbox negli affari

Le piccole imprese spesso gravitano verso servizi di archiviazione basati su cloud, come Dropbox, perché forniscono molto valore, ma solo se le aziende li sfruttano al massimo.

Ecco cinque modi intelligenti per utilizzare Dropbox nella tua azienda.

1. Usa Dropbox come un server; Promuovere la trasparenza

Forse il modo più ovvio per utilizzare Dropbox in un ambiente aziendale è un'alternativa a un server condiviso. Soprattutto per le piccole imprese, il costo di un account Dropbox Business può essere molto inferiore rispetto all'acquisto di un server interno e all'assunzione di personale per mantenerlo.

L'utilizzo di Dropbox come un server, che si tratti di un server FTP o di una rete condivisa con memoria collegata, consente alle persone di mettere le mani sugli stessi file in modo da poter collaborare e avere un migliore controllo della versione. Può diventare un luogo centrale in cui archiviare manuali di codice di condotta, informazioni sui vantaggi e guide di stile, oltre ai file più tipici relativi al lavoro che richiede collaborazione.

Se la tua attività mira a promuovere una cultura della trasparenza, rendere disponibili altri tipi di documenti aziendali a tutti i dipendenti tramite Dropbox, come i rapporti finanziari e le presentazioni presentate agli investitori o ai membri del consiglio di amministrazione, potrebbe essere un eccellente passo nella giusta direzione.

2. Condividi itinerari di viaggio; Tienili offline su dispositivi mobili

I titolari di aziende e i dipendenti che viaggiano frequentemente potrebbero dover condividere i loro itinerari con altri in ufficio. Potrebbero fare affidamento su un'altra persona per prenotare il viaggio per loro. Impostando una cartella per gli itinerari di viaggio, chiunque abbia bisogno di sapere dove si trovano o i dettagli delle disposizioni di viaggio di un collaboratore ha accesso.

Inoltre, utilizzando l'app mobile Dropbox, il viaggiatore può contrassegnare i suoi itinerari rilevanti come "preferiti" per renderli accessibili offline, quindi sono disponibili anche a 30.000 piedi. (Se sei la persona responsabile della prenotazione del viaggio di qualcun altro, immagina quanto potrebbe essere più semplice questa soluzione rispetto all'invio via e-mail al viaggiatore di una copia dell'itinerario ogni volta che non riesce a trovarlo, qualcosa che senza dubbio accade sempre.)

3. Raccogli i fax

A volte, per avere un'idea di come le aziende utilizzano software e servizi diversi, visito le aziende e le intervisto su ciò che fanno. L'anno scorso, mentre parlavo con Vert (un'agenzia di marketing e pubblicità esperta nel mondo mobile), il co-fondatore Kevin Planovsky mi ha spiegato come la sua azienda raccoglie i fax in un repository di archiviazione basato su cloud: Vert utilizza effettivamente Box anziché Dropbox, ma l'installazione supporta entrambi: tramite HelloFax.

Ogni volta che qualcuno invia un fax, HelloFax posiziona l'output digitale in una cartella designata su Dropbox o Box. Molto fa un ulteriore passo avanti collegando anche Podio allo strumento di gestione del posto di lavoro al sistema. Ogni fax in arrivo crea automaticamente un'attività in Podio dicendo a Planovsky e al suo co-fondatore di rivedere la trasmissione.

4. Condividi contenuti multimediali con clienti, clienti e partner

Uno degli enormi vantaggi dell'utilizzo di Dropbox è che puoi decidere, con grande flessibilità, se vuoi condividere file solo con il tuo team interno o anche con clienti e collaboratori. Dove vedo la condivisione esterna dei file Dropbox maggiormente è sui siti web dei ristoranti, che spesso rendono i loro menu disponibili tramite un link Dropbox pubblico.

Considera l'attività di un piccolo ristorante. Il menu potrebbe cambiare quotidianamente. È un ambiente ad alto stress che non funziona con molte apparecchiature per ufficio. E non tutti i dipendenti devono essere esperti di tecnologia. Se il ristorante mantiene il suo menu giornaliero accessibile ai clienti tramite Dropbox (anziché, diciamo, pagina Web), un dipendente può facilmente rilasciare un PDF del menu del giorno nella cartella appropriata affinché i clienti possano vedere, non è necessario alcun codice HTML. Il collegamento dal sito Web del ristorante alla posizione del menu su Dropbox sarà sempre lo stesso, quindi non c'è confusione, non c'è confusione.

Un altro modo comune in cui le aziende utilizzano Dropbox è collaborare con i partner a progetti di natura particolarmente visiva, come le riprogettazioni dei siti Web. Memorizzando concept art e prototipi in Dropbox, tutte le parti coinvolte possono visualizzarli senza dover inviare per e-mail file di grandi dimensioni.

Una nota: i collegamenti per gli account Dropbox Business hanno un limite di larghezza di banda di 200 GB al giorno. Se il tuo account raggiunge il limite, i tuoi collegamenti vengono automaticamente (ma solo temporaneamente) sospesi. Dropbox dice che avviserà l'amministratore di Dropbox via e-mail quando si verifica questo problema, ma, nel frattempo, chiunque tenti di accedere ai collegamenti vedrà una pagina di errore invece del tuo file.

5. Test delle competenze dei candidati

I candidati di lavoro in determinati settori, come la programmazione e la scrittura, in genere effettuano un test durante il processo di candidatura. Perché non estendere questa idea testando le capacità informatiche dei candidati e la capacità di seguire le istruzioni chiedendo loro di caricare determinati documenti in una delle tue cartelle in Dropbox?

Una volta che un candidato ha superato una proiezione iniziale ed è in fase di intervista, puoi invitarlo a una cartella condivisa e fornire istruzioni su cosa caricare, come un curriculum, scrivere un campione, un pezzo di codice di programmazione, grafica, video: tu prendi l'idea. Dai ai tuoi candidati istruzioni precise su come nominare il file, le sue dimensioni massime e così via per vedere con che facilità e rapidità possono completare l'attività. E, se questo test rispecchia le pratiche regolari della tua azienda, il candidato ottiene un assaggio iniziale del funzionamento dell'azienda. (Ho avuto questa idea da un'organizzazione chiamata Nyaya Health. Il team di assunzioni utilizza un test simile per potenziali assunzioni, solo con lo strumento di collaborazione e gestione delle attività Asana, anziché Dropbox.)