Avanti veloce: meeteor ceo vuole rendere le riunioni di nuovo grandiose

Dan Costa: Benvenuto in Fast Forward, parte di una conversazione in corso sulla vita nel futuro. La mia ospite oggi è Mamie Kanfer Stewart, fondatrice di Meeteor ed esperta di riunioni. Meeteor è un'azienda che rende le riunioni più efficaci. Parleremo del futuro del lavoro, delle riunioni e delle nuove interfacce per il posto di lavoro. Mamma, grazie mille per essere passato.

Mamie Kanfer Stewart: Grazie mille per avermi oggi.

Grazie mille per essere venuto. Parliamo un po 'di Meeteor e della produttività. Ho letto che sei cresciuto avendo in mente la produttività, che sei stato mandato a scuola ogni giorno con la citazione: "Avere una giornata produttiva". Qual è l'origine di quello?

Crescendo, mi ricordo che papà ha lasciato la casa poco prima che io andassi a scuola e dicevo sempre: "Avere una giornata produttiva" mentre correva fuori di casa. Di tutte le cose che un genitore può dire al proprio figlio, e io ho figli adesso e non è quello che dico loro, ma è quello che mi ha detto mio padre, e mi ha davvero colpito che ogni giorno si trattava di fare qualcosa di produttivo, commovente te stesso, muovendo la tua vita, qualunque essa fosse, in avanti. In realtà ho iniziato la mia prima attività quando ero in quinta elementare.

È stata una pianificazione aziendale? Software di produttività?

Non era. Non lo era, ma era lo stesso concetto di poterlo fare meglio di come è stato fatto. Era un campo estivo. Non mi piaceva andare al campo estivo. Per chiunque altro lì a cui non piaceva il campo estivo, sento totalmente il tuo dolore ed ero come se potessi farlo meglio. Ho programmato tutto, ho assunto tutto lo staff, ho coordinato tutta la programmazione e l'ho fatto funzionare senza intoppi. Sapevo di poterlo fare meglio. L'idea di produttività per me è la stessa cosa. Indipendentemente da ciò che stai facendo, c'è probabilmente un modo più efficiente ed efficace per farlo.

Quindi vieni con Meeteor. Penso che tutti capiscano la necessità lì. Tutti odiano le riunioni. Tutti si lamentano degli incontri. Le riunioni perdono un sacco di tempo. Ti avvicini alla situazione in cui vai, "Sai cosa? Posso sistemarlo." Parla un po 'di come funziona Meeteor.

Abbiamo un paio di componenti per Meeteor. Il componente principale è il nostro software. L'origine di Meeteor in realtà viene dalla mia azienda di famiglia. Avrei dovuto dirlo perché mio padre è una persona meravigliosa, abbiamo un'azienda di famiglia, si chiama GOJO. Purell è la nostra pretesa di fama, disinfettante per le mani Purell. Ho avuto la mia prima esperienza di vita da adulto all'interno della nostra azienda di famiglia. Le riunioni si sono svolte in modo estremamente regolare e molto bene, sempre un ordine del giorno, sempre elementi di follow-up, molto chiari. Quando sono uscito nel mondo reale dopo quello ero tipo, whoa, non è così che funziona il resto del mondo. Meeteor è stato costruito come tecnologia sulle pratiche di GOJO. Ero come se potessimo farlo attraverso la tecnologia. Ora che il mondo si è evoluto e ci sono così tante cose online, perché lo facciamo in forma cartacea quando possiamo farlo online?

Il componente principale è la nostra tecnologia, che ti aiuta a pianificare un'agenda ponderata, prendere appunti chiari che sono articolati come compiti, decisioni e apprendimenti e quindi gestire tutto quel follow-through. Hai una grande conversazione d'incontro e questo porta ad una grande azione. Offriamo anche servizi di consulenza perché cambiare il modo in cui le persone lavorano può essere un'attività difficile, ed è bello per un manager cambiare il proprio team, ma è meglio se un'intera azienda può cambiare, quindi ti aiuteremo a farlo, e poi facciamo i tipi di seminari e webinar per lo sviluppo delle competenze e ogni genere di materiale per aiutare le persone a sviluppare le proprie capacità durante le riunioni.

Quindi lascia che ti dica come faccio le riunioni. Mando un invito alla riunione in Outlook I e nel suo corpo avrò uno schema di cui parleremo di x, ye z. Quindi ci sarà una discussione come quarto punto. In che modo Meeteor lo migliora?

Numero uno, un ordine del giorno della riunione non è la stessa cosa di un elenco di cose che farai durante la riunione. Questo è come il numero uno, se hai intenzione di togliere una cosa da questa conversazione, questo è tutto. Cominciamo a capire, perché stiamo avendo questo incontro e cosa raggiungeremo? Spesso siamo bravi a mettere cose come "Discuteremo di questo, lo esamineremo, lo faremo, " ma quello che non facciamo è dire " fine di questo incontro, cosa avremo raggiunto? Cosa sarà diverso nel mondo perché abbiamo raggiunto questo particolare risultato?"

Se sai che alla fine di questo incontro avremo un elenco di idee per ulteriori considerazioni, o avremo una decisione su questo argomento, allora puoi pianificare l'agenda di conseguenza e saprai a la fine dell'incontro se è stato un buon uso del tuo tempo. Capire quali sono gli argomenti all'ordine del giorno, quello che farai è buono, ma inizia con l'intero risultato che vuoi ottenere per primo.

Le riunioni riflettono anche la cultura della cooperazione. Penso che sia probabilmente per questo che hai un'attività di consulenza, perché lo strumento da solo non cambierà necessariamente il comportamento. Puoi parlarci un po 'del cambiamento dei cuori e delle menti?

Sì. La cultura aziendale è enorme, disordinata e complicata, ma le riunioni sono una delle leve che puoi tirare se vuoi cambiare la cultura aziendale. Quasi tutti nella tua azienda parteciperanno alle riunioni. Sono dove emergono dinamiche, potere e autorità umani e tutte quelle cose di quel genere, e ci sono rituali e pratiche che puoi davvero controllare in quel contesto. Se stai partecipando a una serie di riunioni e non ritieni che sia un buon uso del tuo tempo, ciò influisce sul modo in cui ti senti sulla tua azienda. Influisce su ciò che provi per i tuoi colleghi che stanno sprecando il tuo tempo, come ti senti per questa azienda in cui sei eccessivamente stressato perché hai così tanto da fare e non hai tempo di fare il tuo "vero" lavoro perché sei troppo impegnato a sedermi in questi incontri che non sono un lavoro "reale".

Se pianifichi un'agenda ponderata e inviti le persone giuste ai tuoi incontri, improvvisamente ora ti sei spostato e hai creato un senso di rispetto molto più grande che "Oh, sono invitato a questo incontro perché c'è uno scopo in questo incontro, c'è un motivo per cui devo essere qui, la persona che mi ha invitato è pensierosa. " Questo è uno dei lati umani che può cambiare. Ce ne sono molti altri. Intendo come all'interno della riunione. Quando pensi a una persona che domina sempre la conversazione, sei tipo "Come posso controllare quell'unica persona e farla calmare?", Oppure "Come faccio a far parlare le persone più tranquille?" Abbiamo una pratica chiamata Norms.

Nel nostro modello di riunione in Meeteor, quando stai compilando qualcosa di più della semplice casella di descrizione in Outlook, ma in realtà stai compilando le domande che ti aiutano a raggiungere un'agenda ponderata. Uno di questi riguarda le norme. Quali sono i comportamenti che vuoi promuovere in questo incontro? Come ti aspetti che le persone si comportino bene?

Potresti avere una norma che dice: "Voci più tranquille, per favore, parla, voci più forti, per favore, fai un passo indietro". Quindi, quando stai facilitando l'incontro, tutti hanno visto che questa è una norma per questo incontro, e poi come facilitatore della riunione, o davvero chiunque nella riunione, puoi dire: "Ho notato che non abbiamo fatto parlare le persone più tranquille e dato che quella era una delle nostre norme, vorrei fare spazio affinché le persone più tranquille potessero parlare. " Stai usando la tua pratica di costruzione dell'agenda per creare aspettative per il comportamento, quindi puoi applicare quelle nella riunione e aiutare a facilitare. Non devi essere lo strano leader della riunione che è seduto lì a pensare: "Come faccio a far smettere di parlare quella persona. Non voglio solo dire 'stai zitto', e non voglio nemmeno fare appello qualcuno di punto in bianco e dì semplicemente "Mamma, che ne pensi?" e mettere qualcuno sul posto e farli sentire imbarazzanti ".

Lo faccio sempre. Penso che renderlo trasparente, farlo in anticipo e in modo che tutti vedano che non è personale sia una buona idea. Non sto dicendo a nessuno di stare zitto, non sto dicendo a nessuno di parlare, sto dicendo che questi sono gli standard che tutti abbiamo concordato in anticipo, quindi siete tutti sulla stessa pagina.

Esattamente. E aiuta le persone a diventare più consapevoli quando si hanno le norme. Un altro che ci piace usare molto è usare un bruciatore posteriore o un parcheggio. Di '"Se emerge un argomento fuori agenda, mettiamolo sul retro e parliamone più tardi". Le persone inizieranno a rendersi conto che stanno sollevando problemi fuori tema e smetteranno di farlo o lo riconosceranno quando lo diranno. "Ho un'idea, so che è un argomento di back burner, voglio solo metterlo da parte", e si autoregoleranno. Considerando che se non hai questa pratica, non sei nemmeno consapevole che stai facendo alcuni comportamenti, quindi la creazione di tali norme e la loro esplicitazione in tutto il team può davvero aiutare a cambiare quella dinamica culturale.

Interessante. Abbiamo una domanda dal nostro pubblico.

Ooh, interessante. Non utilizziamo chatbot all'interno della nostra app, ma abbiamo un'integrazione Slack che uscirà entro la fine di questo mese. E abbiamo quello che chiamiamo il nostro bot Meeteor, e puoi parlargli, lei, non abbiamo deciso, genere neurale, non-genere. Puoi parlare con il bot Meeteor e pianificare l'agenda della riunione, puoi prendere appunti e qualsiasi tipo di cose all'interno di Slack usando quel tipo di esperienza con il bot.

È molto bello. C'è un sacco di software di produttività là fuori. Ci sono fantastiche applicazioni di chat, ci sono grandi gestori di liste di cose da fare, tutte cose diverse. Hai deciso di concentrarti sull'incontro stesso. Perché sei andato dopo lo spazio della riunione e hai provato a sistemarlo?

In gran parte perché ci sono strumenti davvero buoni per molte altre cose. Abbiamo un'integrazione con Slack che uscirà presto, ne abbiamo una con HipChat, ne abbiamo con Outlook e usciremo presto con Google. Quindi ci sono già molti ottimi strumenti e non vogliamo sostituirli, ma gli altri strumenti di collaborazione perdono questa cosa durante le riunioni. In media le persone trascorrono, beh, i manager possono trascorrere circa il 40% del loro tempo nelle riunioni. È molto tempo da dedicare alle riunioni e non disporre di uno strumento software che ti aiuti a farlo e a utilizzare quel tempo in modo efficace. Quando abbiamo esaminato gli altri prodotti sul mercato, abbiamo visto che c'erano ottimi strumenti per la collaborazione generale, la condivisione di documenti online o la gestione delle attività, ma ciò che mancava era questo focus sulle riunioni.

La nostra piattaforma è in realtà molto più grande delle riunioni, quindi abbiamo un sistema di attività completo e integrato. Se pensi alla tua giornata come a come trascorro il mio tempo, ho delle cose che faccio da solo e delle cose che faccio con un gruppo. Le cose che faccio da solo sono compiti, le cose che faccio con un gruppo sono in genere riunioni di un tipo o di un altro, ma ho bisogno di un modo continuo per far fluire tutte queste attività. Quando le attività escono da una riunione, se devo scriverle a mano o le trovo in un'e-mail, allora devo copiarle e incollarle nella mia app delle attività, quindi è lì che le gestisco, e poi al il prossimo incontro qualcuno mi sta chiedendo se ho fatto quel compito da quell'altro incontro, è solo un po 'disordinato. Ciò che il nostro sistema sta cercando di fare è semplificare questo processo in modo che l'intera giornata sia in un unico spazio. Che si tratti di attività che stai gestendo per un progetto, che si tratti di attività che escono da una riunione, è tutto in un unico posto. Non stiamo completamente cercando di sostituire tutti quegli altri strumenti perché sono davvero buoni, ma stiamo cercando di trovare modi per aiutare a semplificare il flusso di lavoro.

Si. E ci sono così tanti strumenti sul mercato in questo momento.

Così tanti.

Proprio qui su PCMag stiamo usando Asana, stiamo usando Slack, stiamo usando le nostre liste di cose da fare personali. Quindi stiamo usando Google Calendar, stiamo usando Google Task. È incredibile quanti strumenti vengano introdotti sul posto di lavoro. In che modo Meeteor scivola in quello? Hai presto delle integrazioni con Slack, che dire di alcune delle altre integrazioni?

Questo è stato un buon apprendimento come uomo d'affari, che Calendar è il re quando si tratta di riunioni. Che non possiamo competere. Se non siamo all'interno dei calendari delle persone, è davvero molto difficile per le persone anche solo pensare di pianificare un'agenda altrove. Quindi le integrazioni sono enormi. Lo stiamo vedendo dappertutto. Prodotti come Zapier in cui è possibile connettere app che in realtà non si connettono, ecco dove stiamo andando. Non vogliamo andare in un miliardo di posti diversi, vogliamo solo che tutto fluisca senza soluzione di continuità e più il nostro prodotto può parlare tra loro, più siamo efficaci come utenti e migliore è l'esperienza di valore che ne ricaviamo. In una certa misura, anche avere un'app humongo non è la risposta. Possiamo vedere cosa succede quando i prodotti diventano troppo complicati con campane e fischietti e provano a fare tutto, quindi avere app più specializzate che parlano tra loro penso che sia davvero la soluzione ottimale.

Esiste un mercato target per il tuo prodotto? Stai guardando le piccole e medie imprese, si espande fino alle imprese? Dov'è il tuo punto debole?

Se hai degli incontri, siamo qui per te. Se hai degli incontri, siamo qui per te. Non differenziamo davvero. Il nostro prodotto funziona con organizzazioni di diverse dimensioni, team di tutte le diverse dimensioni. Puoi lavorare da solo sulla nostra app e non avere nessuno dei tuoi colleghi, oppure puoi inserire 100 o 200 o 500 dei tuoi migliori amici. Non importa, è costruito su scala.

Abbiamo parlato un po 'di chatbot e di intelligenza artificiale, futuro del lavoro e sorta di input audio. Quel componente audio, in questo momento tutto ciò viene fatto su schermi con tastiere, ma quando aggiungi audio, l'audio sembra una parte fondamentale del processo di riunione, ci sono alcune cose davvero interessanti che potresti fare lì.

Sì. Digitare in generale è uno dei modi più difficili per inserire informazioni, ed è uno dei motivi per cui l'incontro con gli appunti è spesso così terribile perché nessuno vuole prendere appunti. Prendere appunti anche digitando è un po 'imbarazzante, la maggior parte delle persone preferisce prendere appunti a mano. Ma sembra che ci sia un modo migliore per farlo con l'ascesa di prodotti come Google Home e Alexa e Siri, che a un certo punto scrivere gli appunti delle riunioni sarà un ricordo del passato e quello che faremo davvero sarà parlare e dicendo "Alexa, prendi questa decisione" o "Alexa, prendi questo da fare per me" o "Siri, prendi questo da fare per me" e genererà le nostre note di riunione e genererà i nostri compiti per noi e non dovremo digitarli.

Sembra così logico. Questo show stesso verrà registrato come un video, avremo una trascrizione che verrà fatta e che servirà come trascrizione testuale per lo show. Tutto ciò è automatico. Non ho intenzione di riscrivere tutto ciò che abbiamo detto sulla videocamera, eppure in una riunione è fondamentalmente ciò che dobbiamo fare.

Bene, la parte difficile è che le persone non vogliono essere registrate. Vuoi avere uno spazio sicuro. Se stai dicendo cose che ti piacciono, "Potrebbe essere una buona idea, non ne sono sicuro al 100%", o simili, "Penso di ricordare che questi sono i numeri, ma non sono sicuro al 100% ", se non ti senti a tuo agio a parlare durante una riunione perché sei preoccupato che questo verrà memorizzato per sempre e ci sarà una trascrizione e chiunque nell'azienda sarà in grado di scoprire cosa ho detto e indicare indietro nella storia e dire "Hai detto quella cosa", che è molto scomodo.

Trovare l'equilibrio tra l'acquisizione di informazioni audio, trascriverle, renderle disponibili e continuare a mantenere uno spazio sicuro in cui le persone possono fare brainstorming o condividere prospettive che potrebbero essere prospettive di minoranza e dove ottengono il pushback, è una bella danza che avremo da fare sul posto di lavoro.

Anche se stava solo creando un riepilogo e dicevi "Okay, non c'è nessun microfono acceso per 45 minuti, ma negli ultimi due minuti andremo a registrare e questo è ciò a cui vogliamo impegnarci". Questo di per sé potrebbe essere piuttosto sorprendente e molto meglio che inviare e-mail sugli appunti di tutti dopo l'incontro.

E questa è una pratica che raccomandiamo in questo momento. Se non vuoi prendere appunti durante la riunione, va bene, prenota gli ultimi cinque minuti per fare ciò che chiamiamo un riassunto in cui chiedi al gruppo: "Okay, quali sono i nostri prossimi passi? Quali sono i punti chiave da asporto di cui vogliamo essere sicuri, come qualsiasi informazione di cui vogliamo essere sicuri che gli altri sappiano? Quali sono le decisioni che abbiamo preso, quali sono gli elementi di azione e chi li farà entro? " Proprio quei momenti, gli ultimi due minuti in cui acquisisci quelle informazioni, le invii via e-mail, le metti nel nostro sistema da qualche parte, in realtà devi fare molte cose. Uno, ora hai chiarito cosa ha realizzato l'incontro e non esci dall'incontro dicendo: "Perché abbiamo avuto quell'incontro? Cosa abbiamo appena deciso?" Hai creato un po 'di chiarezza e fatto sentire le persone davvero bene perché è stato un buon uso del loro tempo, hai ottenuto alcuni risultati e ora li hai catturati in modo che siano registrati, le persone possono accedere a coloro che non erano " t nella riunione. Ci sono così tante cose buone. Sarà solo una spinta totale quando può essere fatto via audio invece di digitare.

Quali sono i tuoi sentimenti sulla teleconferenza, le videocomunicazioni? Ora possiamo farlo, ogni laptop ha la fotocamera, abbiamo le connessioni, tutti possono trovarsi su Skype o su Google Hangouts, eppure non faccio quasi mai quel tipo di riunioni.

Non li fai mai perché non sei con i colleghi di tutto il mondo?

No, sono ovunque e l'ho fatto...

Preferisci solo il telefono?

Penso di preferire il telefono.

Interessante. Adoriamo l'audio. Voglio dire, adoro tutti i tipi di incontri, ma in realtà mi piace davvero dove puoi vedere le persone. Sento che è davvero difficile essere completamente immersi in qualcosa quando non riesci a vedere l'altra persona. È davvero facile distrarsi e non riesci sempre a vedere le loro espressioni e cose del genere. È difficile quando è un gruppo enorme. Siamo circa 12 persone, siamo in cinque paesi diversi nella nostra attività, i miei colleghi sono in cinque paesi diversi. Quindi facciamo molte riunioni con Skype o Google Hangouts, e non è lo stesso di essere di persona, ma è molto meglio dell'audio in cui semplicemente non ti connetti affatto. Ecco dove si trova il futuro degli incontri. Abbiamo TelePresence negli affari della mia famiglia, e questa è un'altra cosa, ma è come schermi giganteschi e anche questo è molto utile. Mi sento come se vedessi tutti i loro capelli fuori posto

Come un sistema proprietario che è stato lanciato?

Sì.

Quindi di fascia alta, non solo...

È super high-end.

… Skype o...

No, no, super high-end in cui è come la videoconferenza, ma è come su crack. Fa un'enorme differenza rispetto al vedere piccole scatoline dei volti delle persone. Penso che ci stiamo muovendo in quella direzione, il che è positivo perché vedi il linguaggio del corpo. Soprattutto se lavori con persone con background culturali diversi da te, dove l'inglese potrebbe non essere la loro lingua madre o madre e stai cercando di capirci, vedere il linguaggio del corpo, vedere le loro espressioni facciali, tutti quei piccoli pezzi aiuta a costruire relazioni, aiuta a costruire comprensione, quindi è roba buona.

Ovviamente adori gli incontri.

Adoro gli incontri.

Hai un business sulle riunioni, penso che si verifichi. Quali incontri odi?

Non mi piacciono gli incontri in cui non ricevo un ordine del giorno in anticipo e non so perché vado. Ciò non accade così spesso perché la maggior parte delle persone con cui incontro ora-

Hanno le norme e lo sanno meglio.

Oh, lo sanno, lo sanno meglio. In realtà sono andato a una riunione non molto tempo fa, dove ci hanno inviato un pacchetto di pre-lettura. Era lungo circa 60 pagine. È stata una riunione del consiglio di due giorni. Ho fatto tutte le letture perché è quello che fanno i buoni membri del consiglio e i buoni partecipanti alla riunione, e mi sono presentato e la prima parte della riunione è stata fantastica. Quindi siamo entrati nella sezione successiva e la donna che la stava guidando ha sostanzialmente ripetuto tutto ciò che era nella pre-lettura. E io ero tipo "Perché? Perché stai facendo questo? Leggiamo il materiale. Perché non possiamo semplicemente essere in discussione ora?" Questo tipo di incontri, non va bene.

Se pensi al tempo delle persone che sono presenti alla riunione, se stai radunando cinque persone per mezz'ora, è davvero difficile convincere queste cinque persone a passare mezz'ora insieme tutte in una volta. Trovare i calendari in fila, programmare, è roba complicata. Ottenere 30 minuti da ciascuna di quelle cinque persone individualmente, davvero facile. Se hai intenzione di presentare informazioni durante la riunione, ad esempio no. Non farlo. Invialo a loro come promemoria, incontra le persone uno contro uno. Se hai intenzione di riunire le persone, approfitta del fatto che hai quei cinque cervelli nella stanza contemporaneamente e possono interagire tra loro. Fai tutto il possibile al di fuori della riunione per condividere le informazioni in modo che il tuo tempo nella riunione possa essere per l'impegno. Questi sono i tipi di incontri che mi piacciono molto, dove posso parlare, divertirmi e stare con le persone. Non è così divertente se sono solo seduto lì, ad ascoltare, e dire "Perché? Perché lo stiamo facendo?"

Invierò questa intervista a tutti in ufficio solo perché mi sento esattamente allo stesso modo. Un'altra domanda del nostro pubblico.

Questa è una bella domanda. Questa è una domanda davvero difficile. Uno è iniziare la riunione in tempo senza di loro e non tornare indietro. Abbiamo un concetto che chiamiamo pennacchio. Lasciami fare un avvertimento, se la persona è una persona anziana che è assolutamente tenuta a partecipare a questo incontro, dovresti aspettare che inizino. In realtà, invece di avviarli e poi ricapitolarli, se saranno in ritardo di pochi minuti, dai a tutti quelli che sono seduti in attesa e dì: "Okay, non inizieremo fino all'arrivo di Mamie, quindi se vuoi di essere sui tuoi dispositivi, va bene. Se vuoi andare in bagno, prendi una tazza di caffè, va bene. Aspetteremo solo. " Consenti alle persone di scegliere come usare quel tempo. Non avviare e quindi ricapitolare.

Se è qualcuno che non è essenziale per prendere quella decisione o non è una persona anziana, inizia la riunione senza di loro e quando entrano, non fermarti e poi ricominciare. Dì solo: "Sono contento che tu possa unirti a noi, sederti, è qui che siamo all'ordine del giorno" e andare avanti. Se hanno una domanda, possono fare una domanda, ma vuoi davvero solo passare. Se crei questa norma per cui i miei incontri iniziano in tempo e se non sei qui ti perderai qualcosa, peccato per te, le persone inizieranno a muoversi per assicurarsi che siano in orario.

L'altra cosa che puoi fare è se è una persona cronicamente in ritardo, come una persona specifica, a parlare con loro. Chiedi loro: "Cosa succede che sei costantemente in ritardo?" Forse stanno programmando riunioni back to back, il che non è sempre colpa loro, ma è davvero difficile, Google e Outlook ti amo, ma le riunioni non dovrebbero durare 30 minuti senza il tempo di camminare per il corridoio o andare in bagno. La maggior parte delle persone non pianifica il loro incontro per 25 minuti, quindi questo può essere uno dei motivi per cui la gente cammina tardi. Pianifica di iniziare la riunione con qualche minuto di ritardo, in modo da avere il tempo di sistemarti. Se hai un programma pieno di impegni, concediti un paio di minuti in più nel tempo che stai richiedendo, così non devi sentirti affrettato se inizi alle 9:05 o alle 9:07. Nella mia mente, se ti presenti in ritardo alle riunioni, non è poi così diverso dal finire tardi al lavoro. Le riunioni fanno parte del tuo lavoro. È come si fa il lavoro, allo stesso modo in cui si svolgono le attività è come si fa il lavoro, quindi se qualcuno si presenta cronicamente in ritardo alle riunioni, fare una chiacchierata con loro e provare a capire cosa sta succedendo. C'è qualcosa che puoi aiutare, un posto di blocco, qualcosa che puoi fare in modo diverso e, in caso contrario, far loro sapere che questo non è un modo accettabile per essere al lavoro.

Buona risposta. Un'altra domanda del nostro pubblico.

Sì. Sicuramente vieni sul nostro sito web, abbiamo molti articoli sul blog, blog.meeteor.com. Meeteor ha due e, MEET, come se fossi in riunione. Abbiamo una serie di articoli su come introdurre pratiche di riunione nel tuo team, in diversi modi, sia condividendo alcuni dei nostri articoli del blog per una pratica particolare, avendo una riunione sui tuoi incontri, potrebbe sembrare un po 'strano, ma questo è una cosa che puoi fare è tenere una riunione e inviare l'ordine del giorno per dire "Ehi ragazzi, penso che dovremmo parlare delle nostre pratiche di riunione e pensare come gruppo cosa funziona e cosa no e cosa vogliamo che facciano le nostre riunioni essere come." Dai un'occhiata ai nostri articoli sul blog, parliamo di tutto questo. Probabilmente faremo un webinar o un seminario su questo argomento, quindi se vuoi essere informato di ciò, dovresti iscriverti al nostro blog in modo da ricevere tutte le notifiche per i nostri prossimi eventi.

Hai parlato della durata della riunione, ogni riunione non dovrebbe durare 30 minuti. Trovo che la durata della riunione predefinita tenda sia di un'ora, che di solito è molto più lunga di quanto sia necessario per realizzare effettivamente ciò che deve accadere? Qual è il momento ideale per un incontro? Cosa dovrebbero cercare le persone?

Non c'è esattamente il momento ideale per un incontro. Si tratta davvero di cosa devi fare durante la riunione. Quando dico di non farlo solo per 30 minuti, si tratta davvero di pensare a quanto tempo le persone hanno bisogno per entrare e uscire da questa riunione? Quando pianifichi la tua agenda… Quindi inizi, cosa realizzerò in questo incontro? E poi, come ci arriveremo? Quali sono le cose che faremo? Pensa a quanto tempo hai bisogno per ciascuno di essi, e più pensiero e dettagli ci metti, più accurata sarà la pianificazione della riunione e più saprai quanto tempo ti servirà.

Ad esempio, se si desidera avere alcune riflessioni sulla pre-lettura. Hai inviato questo rapporto di quattro pagine e vuoi avere un paio di minuti all'inizio della riunione affinché le persone possano porre domande. Se pensi, va bene, ci saranno otto persone in questa stanza, e se ogni persona parla per circa un minuto, sono otto minuti. Ora stai iniziando a pensare a quanto tempo ti servirà. Ora, se inizialmente non stavi davvero pensando in quel modo, potresti mettere quella e altre 17 cose nella tua agenda, e poi improvvisamente realizzare: "Avremo 30 secondi per ciascuno di questi elementi, in realtà non stiamo andando avere tempo ".

In una riunione di 30 minuti con cinque persone, supponendo che i tuoi primi cinque minuti si stiano sistemando, i tuoi ultimi cinque minuti stanno facendo quella conclusione di cui abbiamo parlato, hai davvero solo 20 minuti nel mezzo. Per cinque persone, ciò significa che ogni persona parlerà per quattro minuti. Non è molto tempo, quindi fai molta attenzione a ciò che stai cercando di ottenere in quell'incontro e pianificalo. Va bene avere una riunione di 45 minuti o una riunione di 50 minuti o una riunione di 20 minuti. Non devono durare 30 minuti o un'ora. Vuoi farlo secondo quello che devi fare.

Non accettare le impostazioni predefinite.

Totalmente.

Perché le impostazioni predefinite impiegheranno sempre più tempo del necessario. Voglio conoscere i tuoi pensieri sull'idea dei laptop nelle riunioni, il che è un po 'un problema per i maghi di PC perché abbiamo difficoltà a mettere giù i nostri laptop e ad allontanarci dalle nostre tastiere. Allo stesso tempo, vuoi avere accesso ai dati, vuoi avere accesso alle informazioni, vuoi essere in grado di prendere appunti. Allora, qual è la tua opinione sui laptop sul tavolo durante le riunioni?

La mia sensazione è che se la tua riunione è una buona riunione, le persone che si trovano sul proprio computer portatile faranno le cose rilevanti per la riunione e non controlleranno la posta elettronica o Facebook o altro. Se la tua riunione non vale la pena, ecco perché si scherzano con il loro laptop. Non ho una posizione su laptop buona o cattiva. Se scopri che le persone stanno portando i loro laptop e che in realtà non stanno partecipando alla riunione, è allora che hai un problema. Ma se rendi buoni i tuoi incontri e sono le persone giuste che parlano delle cose giuste, non dovrebbero fare quelle cose.

Questo è un altro motivo per cui avere Alexa sarebbe davvero utile in ufficio perché ora non devi avere i tuoi laptop per cercare informazioni. Puoi dire "Alexa, qual è stato il nostro impegno su Twitter il mese scorso?" oppure "Quali sono state le spese per a, b e c il mese scorso?" e Alexa estrarrà i dati e te lo dirà, e non hai bisogno di qualcuno sul loro laptop che li cerchi.

Questo è davvero… Penso che sia uno spazio super eccitante. Essere il cervello di bordo per l'azienda e poter rispondere a quelle semplici domande che puoi estrarre da un foglio di calcolo, ma avrai quell'interfaccia a comando vocale in modo da poterlo sentire tutti allo stesso tempo. È uno spazio in cui pensi di voler andare con Meeteor o stai solo collaborando con alcune di quelle aziende?

Mi piacerebbe, ma sarà attraverso una partnership. Non stiamo costruendo quel tipo di capacità, ma quello che stiamo facendo è costruire il set di dati che non riguarda fogli di calcolo e cose del genere, ma in realtà attorno alle componenti della conoscenza, alle decisioni che vengono prese, agli apprendimenti condivisi, alle attività che stanno accadendo questo genere di cose. Mi piacerebbe collaborare con un'azienda che vuole portare quel tipo di materiale audio e algoritmico nello spazio della riunione.

Tutto ok. Forse alcuni dei nostri ascoltatori. Abbiamo un'altra domanda da parte del pubblico.

Oh. Sarebbe fantastico. Sono molto eccitato da dove sta andando. In realtà penso che sarebbe fantastico avere un avatar di me stesso che potrebbe essere in una sala riunioni virtuale con tutti i miei colleghi e vedere le mie espressioni facciali e conoscere i miei movimenti delle mani. Non sono sicuro di come ciò si verificherebbe nella nostra piattaforma, se è qualcosa con cui alla fine ci integreremmo, ma penso che sia un grande movimento per dove sta andando la videoconferenza. Molto meglio dei semplici schermi piatti poiché la maggior parte di noi ha piccoli schermi piccoli con un sacco di scatole piccole e piccole. Sono davvero molto eccitato dall'idea della realtà virtuale.

E l'idea di poter anche vedere, essere in grado di concentrarsi in diversi punti della stanza. Non è sempre necessario vedere tutti allo stesso tempo, basta seguire chi sta parlando o concentrarsi sulle singole persone mentre hanno la parola.

Assolutamente. Proviamo a farlo ora, ma quello che finisce per succedere è che qualcuno chiami sul proprio cellulare, ma poi hanno il loro computer e le cose non sono collegate, quindi stanno parlando, ma vedi lo schermo vuoto al posto della loro faccia. Tutta quella roba alla fine andrà via e sarà molto, molto meglio.

Quindi suggerimenti per la produttività personale. Hai qualcosa che fai personalmente che ti aiuta a fare molto di più durante il giorno? Perché sospetto che tu ne abbia probabilmente più di uno.

Ho tanto. Anzi, sono un grande fan di GTD, adoro David Allen, è uno dei miei eroi. L'unica cosa che penso ha davvero cambiato la mia vita quando ho iniziato a implementare era la sua regola dei due minuti. Quando stai esaminando il tuo elenco di attività o stai esaminando le tue e-mail, se qualcosa ti richiederà due minuti o meno per farlo, fallo e basta perché ti richiederà più tempo per inserirlo nel tuo- fai un elenco o ci torni più tardi, e la quantità di tempo che risparmi e la quantità di cose che fai sono semplicemente fantastiche. La mia casella di posta è finita, mi sento così bene nel controllare un sacco di cose dalla mia lista in una volta perché è come "Oh, posso farlo, oh, posso farlo", e basta.

Ovviamente hai fatto grandi progressi nel migliorare le riunioni. Una delle cose… Quando ho provato a eseguire quell'esercitazione di due minuti, finisco per inviare molte e-mail e giuro che tornano più velocemente di quanto le invio e finisco per ricevere più e-mail. l'e-mail verrà riparata? E quando saremo in grado di gestire questa particolare bestia?

Non sono sicuro di avere una risposta per quella. Voglio dire, Slack ha fatto un enorme passo avanti nel ridurre la quantità di email. Molti team, incluso il mio, usano Slack internamente, quindi la nostra e-mail interna è diminuita, ma con clienti e clienti stiamo lavorando su e-mail esterne. Non sono sicuro al 100% cosa accadrà con l'email. Forse un giorno ci limiteremo… Scomparirà e avremo piccole fiche nel nostro cervello e comunicheremo telepaticamente e l'e-mail sparirà, ma fino a quel momento mantenere bassa la tua casella di posta fa una grande differenza nel modo in cui ti senti sulla tua produttività.

Andiamo alle domande conclusive, lo chiedo praticamente a tutti. Guardando al futuro, quali tendenze tecnologiche ti interessano di più? Cosa ti preoccupa di più?

Ho due bambini piccoli e non sono sicuro al 100% che questa sia una tendenza, ma è qualcosa a cui penso molto, che riguarda la privacy, il tuo io e la tua vita online. Soprattutto come genitore, cerco di non mettere così tanta roba online sui miei figli, ma non ho davvero idea di cosa accadrà in futuro e per cosa li sto preparando in modo positivo o negativo a causa del contenuto che Sto mettendo online su di me che in qualche modo li influenzerà. La storia dei miei genitori è nota alla nostra famiglia e ai nostri amici, ma a pochissime altre persone, ma i miei figli, quando crescono, tutto ciò che è su di me è online e le cose che sto mettendo su di loro come saranno i bambini piccoli in linea. Semplicemente non so dove stia andando ed è molto spaventoso.

Si. Penso che l'idea sia quella che condividi, e poi c'è l'idea secondaria che non vada mai da nessuna parte. Che è sempre lì e che ci saranno sempre immagini per tutta la vita. Ristoranti in cui hai mangiato, feste di compleanno a cui hai partecipato, l'intera mappa della tua vita sarà lì e sarà consultabile in un modo o nell'altro.

Sì.

È davvero difficile da contenere.

Sì. Si. E chi ha accesso a tali informazioni? Sembra che sia in continua evoluzione e in continua evoluzione e che cosa le aziende possano fare con tali informazioni. Prenderanno di mira i miei figli per certe cose nel modo in cui mi prendono di mira per certe cose? Solo che non lo so e questo è… È roba spaventosa. Sento che abbiamo una grande sfida da superare come paese nel pensare alla sicurezza e alla sicurezza online.

E anche a livello globale.

Totalmente.

Penseresti che ci sarebbe un qualche tipo di protezione legale, ma questo è un problema globale e trascende i confini.

Assolutamente.

Se questo è il lato negativo, qual è il lato positivo? Di cosa sei più eccitato e fiducioso in termini di tendenze tecnologiche?

Non lo so. Anche questa è una buona domanda. Sono davvero entusiasta, in generale, dell'accesso alle informazioni. In questo momento è un po 'deludente il modo in cui siamo diventati bubble-ized. Siamo diventati tutti in bolle a causa del modo in cui gli algoritmi ci forniscono informazioni, ma penso che ci siano aziende che stanno iniziando a pensare a come fermare quel ciclo perpetuo e al fatto che abbiamo accesso a informazioni che non abbiamo mai avuto prima è molto eccitante per me. La quantità di buoni contenuti prodotti da persone in tutto il mondo che ora posso vedere, condividere e interagire è molto, molto eccitante.

Si. Il modello di business dei media è un po 'rotto e forse non sostenibile. Allo stesso tempo, come consumatore non è mai stato un momento migliore per essere vivi. C'è così tanta disponibilità e tanta diversità, devi solo uscire e trovarlo un po 'perché se non lo raggiungi, finirai per essere alimentato con un feed di Facebook basato su quello che ti piace.

Esattamente. Ci penso anche con i miei figli, che ad un certo punto saranno in grado di andare online e trovare un corso su tutto ciò che vogliono prendere, e non saremo limitati da ciò che la nostra scuola insegna loro, cosa offre il nostro quartiere o a che ora sono i corsi o le lezioni. Saranno solo in grado di andare avanti e trovare persone con interessi simili che vogliono imparare la stessa cosa, e il mondo si apre a loro in un modo che non era per me quando ero bambino.

Quasi compensa il fatto che non abbiamo più alcuna privacy.

Quasi.

Esiste un servizio o un'app o un gadget particolare che usi ogni giorno che ti fa solo stupire e ti fa sentire come se stessi vivendo in futuro?

Una specie di. Indosso questo anello, ne ho un paio in realtà. È di Ringly e si collega al mio telefono, e l'ho impostato in modo che se la scuola dei miei figli o mio marito o la babysitter mi chiamano o mi mandano messaggi, lampeggiano e suonano. È un po 'strano, ma non mi piace avere il telefono sempre acceso. Nelle riunioni è davvero fonte di distrazione se è solo ronzio, ronzio, ronzio. Voglio sapere se le persone veramente importanti stanno cercando di afferrarmi. Questo è il mio primo pezzo di tecnologia indossabile.

Questa è la prima volta che vedo qualcuno che lo indossa allo stato brado.

Veramente?

Sì, li abbiamo testati in laboratorio, ma è che non li ho visti nella vita reale. In realtà lo stai indossando ora solo perché fornisce utilità per la tua vita.

Lo adoro. Lo indosso ogni singolo giorno. Ho un paio di colori diversi in modo da poterlo confondere, e le persone che mi conoscono sono come "Oh, indossa di nuovo un Ringly" perché lo indosso sempre perché non mi preoccupo di perdere una telefonata. Mi sento come se avessi un po 'di libertà dal mio telefono e sono belli. Sono un bel gioiello. In realtà volevo inventare così tanto tempo fa, ma non avevo idea di come farlo. Ero appena uscito dal college e il primo iPhone era uscito ed ero tipo "Oh, vorrei che ci fosse un modo in cui potevo sapere che il mio telefono squillava quando è nella mia borsa" ed ero davvero contento quando arrivò Ringly.

È fantastico perché è un filtro. Serve come filtro in modo da non dover sollevare il telefono ogni volta, non devi guardarlo ogni volta, ma hai quel selettivo… Puoi impostare il filtro e preoccuparti solo ciò che è importante per te ed è piuttosto prezioso.

Esattamente. E per me sono solo i miei figli. Ma la loro app ti consente di fare qualsiasi cosa, ci sono tonnellate di integrazioni. Per te, se è il tuo calendario o se è Twitter o qualcos'altro, puoi impostarlo per quello e ora ottieni solo quella libertà. Puoi sapere cosa è importante e non devi preoccuparti di tutto il resto.

Vedi, vorrei che fosse integrato in Fitbit. Puoi ricevere notifiche, ma sarebbe fantastico su un dispositivo indossabile in modo da poterlo indossare sull'orologio e ottenere lo stesso tipo di filtro, ma non tutti i messaggi di testo che ricevi, solo quelli a cui tieni davvero.

Ecco perché non ho ancora un orologio Apple o uno di quei tipi di orologi eleganti perché sono come se non volessi quel tipo di informazioni così vicino a me tutto il tempo. Ho bisogno di avere un po 'di spazio da esso.

È fantastico… Come possono le persone scoprire di più su di te, di più su Meeteor e tenersi aggiornati con il prodotto?

Si. Per me, vai su mamieks.com, MAMIEKS, come in Sam, dot com. Puoi seguirmi su Twitter @mamieks. Per Meeteor, visita meeteor.com, MEETEOR, dot com. Seguiteci su Twitter @meeteorhq. Sia io che Meeteor siamo anche su Facebook e LinkedIn e su molte altre piattaforme social, quindi dai un'occhiata.

Eccezionale. Mamma, grazie mille per essere passato. Lo apprezzo molto.

Grazie. È stato molto divertente.

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Assolutamente. Questo è Fast Forward per oggi. Voglio ringraziarti per esserti unito a noi, farti sapere che puoi trovarci su iTunes, puoi trovarci su Google Play, puoi trovarci in tutti i luoghi in cui si trovano i podcast. Ovviamente puoi trovarci anche su pcmag.com. Lasciaci un commento, facci sapere come abbiamo fatto. Torneremo la prossima settimana con una nuova intervista. Grazie mille per esserti unito a noi, ci vediamo in futuro.