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Video: Ripensare Sostenibile (Novembre 2024)
Presentato da Epson: se la stampante è stata relegata allo stato di back-burner, è possibile tornare indietro per un nuovo look. Grazie alla stampa gestita e alla tua stampa verde le aziende saranno in grado di cambiare completamente il modo in cui i dipendenti si avvicinano alla stampa e il modo in cui li paghi. Ecco sei esempi specifici per iniziare.
Stampa gestita
Ricordi l'ultima volta che hai dovuto inserire quella cartuccia toner nella tua stampante laser per ufficio? E poi l'ultima volta che hai visto l'ennesimo conto per lo stesso toner e ti sei chiesto dove stesse andando tutto? Questo è solo un esempio di ciò che un servizio di stampa gestito può fare per te. Se non hai mai sentito il termine, pensalo come un'ulteriore evoluzione del Software-as-a-Service (SaaS), tranne per il fatto che si tratta di Printing-as-a-Service (PaaS). Le funzionalità variano ma si iscrivono a tale servizio e sarai in grado di scegliere la stampante adatta al tuo ambiente, pagare un abbonamento e iniziare a stampare. Tutto quello che devi fornire è la carta. Il servizio di abbonamento si occuperà delle forniture di toner, dei problemi della stampante e di tutti gli altri mal di testa. Inoltre, la maggior parte dei servizi fornirà anche questi tre vantaggi aggiuntivi:
- Valutazione della stampa: la maggior parte delle organizzazioni non ha idea di cosa sia realmente il loro processo di stampa: chi sta stampando, cosa stanno stampando e quanto stanno stampando. Questo perché la maggior parte degli uffici comprende non solo due o tre stampanti per ufficio standard per piano, ad esempio, ma anche innumerevoli "stampanti per ombre" sotto forma di dispositivi di stampa personali che gli utenti hanno installato sui propri banchi (da soli o per supportare alcuni processo aziendale poco noto). Ciò può aumentare notevolmente non solo i costi del toner, ma anche i costi di carta, hardware e IT dell'ora lavorativa. Quando si seleziona un servizio di stampa gestito, cercarne uno che invierà uno specialista in loco per verificare il numero di stampanti installate e studiare come vengono utilizzate. Quindi, trasforma questa conoscenza in una raccomandazione del numero e del tipo di stampante necessari per la tua organizzazione.
- Gestione granulare: i servizi di stampa gestita dovrebbero essere pesanti per la gestione. Cerca servizi che non solo gestiscano la connettività e lo stato della stampante, ma che tengano traccia anche dei costi e dell'utilizzo. Alcuni possono fornire dettagli a livello di singolo utente. Ciò non solo ti fornisce informazioni dettagliate su chi stampa di più, perché e quanto costa, ma ti consente di utilizzare tali informazioni (insieme a ciò che hai appreso durante la valutazione della stampa) per regolare e ottimizzare costantemente il processo di stampa, senza mai pagare più del tuo abbonamento.
- Controllo dei costi con stampa semplificata: il vantaggio più ovvio di impiegare un servizio di stampa gestito è godersi una vita semplificata. Tutti quei piccoli mal di testa che ti hanno inviato a scappare verso l'armadio delle forniture o a chiamare l'IT sono ora gestiti dal fornitore di servizi. Il provider sfrutta un software di gestione tipicamente avanzato e proprietario che offre loro quel tipo di controllo pur mantenendo una presenza off-site sfruttando il cloud. Ma quella stessa tecnologia offre spesso ulteriori vantaggi, in particolare in questo caso i tuoi utenti avranno probabilmente la possibilità di stampare su qualsiasi stampante nel tuo abbonamento, indipendentemente da dove si trovino su Internet. Anche per un personale di medie dimensioni di guerrieri delle strade di vendita, ciò non solo consente di risparmiare denaro tramite l'invio di fax, ma offre ulteriore flessibilità per ottenere documenti esattamente alla persona che devono raggiungere, più velocemente e in modo più affidabile.
- Sicurezza rafforzata: implementare la stampa gestita significa anche aumentare la sicurezza, che è fondamentale quando si parla di stampa connessa. La stampa gestita può aiutare con l'autenticazione e la gestione delle identità, oltre a più funzioni di sicurezza pratiche, come codici PIN o filtri IP.
Stampa sostenibile
La stampa sostenibile sembra una parola d'ordine di marketing che produrrà pochi benefici tangibili per la tua azienda. Ma in pratica, non solo aiuta l'ambiente, ma può anche farti risparmiare un sacco di soldi. Una soluzione di stampa "verde" che potrebbe aiutare la maggior parte delle aziende ma che non viene subito in mente quando si pensa a strutture ecocompatibili è una stampante multifunzione o all-in-one. Passando a tale dispositivo, non solo risparmi sull'elettricità (un dispositivo contro almeno due e spesso tre), ma risparmi anche sullo spazio e sull'uso dei materiali di consumo. Inoltre, se passi a un dispositivo del genere attraverso un servizio di stampa gestito (come quelli sopra descritti), otterrai non solo la tecnologia di stampa più recente, ma anche la più recente tecnologia verde. Per quanto riguarda le stampanti, questo si divide in due categorie generali di potenziali vantaggi:
Riduzione di toner e cartucce: la maggior parte dei grandi produttori di stampanti ha sviluppato negli ultimi anni nuovi motori di stampa che mirano a ridurre l'uso di toner e inchiostro, nonché a ridurre o addirittura eliminare il numero di cartucce di stampa usate che si esauriscono in discarica. Canon ed Epson dispongono entrambe di linee di stampa ecocompatibili, mentre Brother, HP e Xerox dispongono di programmi di riciclaggio delle cartucce che consentono di smaltire facilmente le cartucce usate, riducendo l'impatto ambientale.
Sfrutta un software più intelligente: questo è in realtà un vantaggio collaterale di una strategia di stampa ottimizzata per il cloud. La maggior parte dei fornitori di servizi di stampa gestiti fornirà questo tipo di soluzioni, ma è anche possibile configurarle da soli, se si dispone di alcune funzionalità IT. Si tratta semplicemente di mappare i processi aziendali che coinvolgono le stampanti con il maggior numero di software possibile anziché con la carta. Ad esempio, hai davvero bisogno di stampare quell'ordine d'acquisto per la contabilità? O sarebbe altrettanto efficace, se non addirittura più efficace, affidabile e sicuro, avere la stampante semplicemente generare un file che viene visualizzato in una cartella di archiviazione cloud a cui ha accesso la contabilità? Possono quindi semplicemente aprirlo in qualunque software utilizzino e portare avanti il processo aziendale da lì. Questo tipo di spostamento può includere non solo il cloud storage ma anche altre applicazioni, tra cui la gestione dei documenti, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e persino il software di collaborazione via e-mail o online, solo per citarne alcuni. Può eliminare completamente le tecnologie obsolete, in particolare l'invio di fax e la copia, e consente di aggiungere un livello di organizzazione immediata e sicurezza dei dati che la carta semplicemente non è in grado di fornire. Può anche includere in modo semplice e sicuro dispositivi mobili e lavoratori remoti, cosa che di solito è molto difficile da fare con i dispositivi più vecchi.
La stampa potrebbe non essere più la tecnologia IT di cui sentiamo più parlare, ma ciò non significa che la categoria abbia smesso di innovare. Se stai ancora utilizzando stampanti per ufficio Behemoth che evaporano il toner e masticano foreste di alberi, allora è il momento di dare un'occhiata più da vicino a ciò che è disponibile oggi. Accomodati con le persone della tua organizzazione che utilizzano maggiormente le stampanti e traccia con attenzione il perché e il modo in cui tali dispositivi vengono utilizzati. Quindi, abbinalo a ciò che i produttori di stampanti offrono oggi insieme ai servizi cloud e alle app aziendali basate su SaaS. Potresti rimanere scioccato da quanto più efficiente può gestire la tua azienda, risparmiando allo stesso tempo considerevoli soldi.
