Sommario:
- 1. Convenienza
- 2. Accessibilità remota
- 3. Costo ed efficienza energetica
- 4. Sicurezza
- 5. Scalabilità
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Presentato da Epson: le aziende moderne utilizzano applicazioni basate su cloud per ogni tipo di comunicazione e attività quotidiane, dalla collaborazione online alla pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Non solo, ma gli amministratori e i dipendenti di oggi interagiscono con questi servizi tramite smartphone e altri dispositivi connessi a volte più spesso di quanto non facciano tramite il desktop. Quindi, quando si tratta di un processo aziendale quotidiano fondamentale come la stampa, perché la tua organizzazione dovrebbe rimanere impantanata in un'era analogica di lavori di stampa locali e fili aggrovigliati?
Qualsiasi stampante con una connessione di rete può connettersi al web. Per questo articolo, ci stiamo concentrando su stampanti wireless abilitate per la stampa basata su cloud, che possono sincronizzare un computer, un dispositivo mobile o persino il tuo browser con una stampante connessa al cloud tramite una connessione Internet. Per informazioni su come eseguire questa operazione, esistono diversi modi per connettersi e inviare file protetti dal dispositivo a una stampante connessa al cloud. Le migliori stampanti wireless sul mercato tendono a utilizzare una combinazione di Wi-Fi, Near-Field Communication (NFC) e connessioni di rete virtuali sicure, inclusi servizi come Google Cloud Print, per inviare e stampare file sul Web da qualsiasi luogo.
Un'esperienza di stampa connessa senza interruzioni offre numerosi vantaggi per le aziende e i loro dipendenti. Di seguito, mettiamo in evidenza cinque dei modi più significativi in cui la tua organizzazione potrebbe trarre vantaggio dall'abbandono del vecchio clunker da ufficio a favore di una moderna stampante collegata al cloud.
1. Convenienza
La prima cosa che noterai quando configuri una stampante connessa a Google Cloud Print o un altro dei servizi cloud offerti dai principali fornitori di stampanti è che non ci sono driver da installare e configurare. Le stampanti sono già pronte per il cloud e molti servizi sono disponibili anche con app Android e iOS per stampare direttamente dal tuo smartphone o tablet. Le stampanti collegate al web eliminano inoltre la necessità di aggiornamenti manuali, aggiornando automaticamente driver e firmware senza intervento umano.
Tutti i file stampati vengono inviati sul Web tramite il servizio di stampa basato su cloud, quindi il tuo computer non ha nemmeno bisogno di comunicare direttamente con la stampante. È sufficiente accedere a una macchina o dispositivo mobile con una connessione Internet, accedere al proprio account su un determinato servizio di stampa basato su cloud e iniziare a stampare.
Ciò facilita anche la condivisione più conveniente dei contenuti di stampa e dei documenti. La maggior parte dei servizi di stampa basati su cloud ti consente di "condividere" l'accesso alla tua stampante connessa al cloud con un'altra parte fidata con la stessa facilità con cui condividi un documento online con loro, inclusa la possibilità di gestire i diritti di condivisione. Quindi, se un dipendente o un cliente fuori città sta lavorando fuori dal tuo ufficio e deve stampare rapidamente la sua carta d'imbarco per il volo di ritorno, puoi condividere con loro l'accesso alla stampante cloud e stampare direttamente dal proprio smartphone o laptop.
2. Accessibilità remota
Oltre alle stampanti predisposte per il cloud, i servizi di stampa basati su cloud possono anche sincronizzarsi con la stampante connessa in rete esistente a casa o in ufficio. Una volta sincronizzato il dispositivo con il server cloud, non importa da dove stai stampando o anche se la stampante è a centinaia o più miglia di distanza.
Questo è un grande vantaggio per chi lavora in ufficio a casa e per i telelavoratori. Se stai offrendo una presentazione virtuale durante una riunione utilizzando un servizio di videoconferenza e desideri che tutti coloro che siedono attorno al tavolo della conferenza abbiano il tuo rapporto nelle loro mani, puoi stampare copie del rapporto dal tuo ufficio di casa direttamente su quella stampante nel angolo della sala conferenze. Un dipendente la cui scrivania si trova proprio accanto alla stampante non è diverso da un utente che stampa su quella macchina da un altro paese.
3. Costo ed efficienza energetica
La stampa connessa è anche un modo semplice per centralizzare e semplificare le operazioni di stampa della tua azienda, in particolare per le startup e le piccole e medie imprese (PMI). Invece di installare e mantenere diverse stampanti collegate alla rete in tutto il layout dell'ufficio, l'uso di una stampante connessa e del servizio cloud può ridurre significativamente i costi di manutenzione, inchiostro e toner se tutte le macchine dell'ufficio stanno stampando su una o due connessioni cloud stampanti (anziché avere una stampante per ogni computer o cluster di workstation in ufficio).
A seconda delle dimensioni e della planimetria dell'organizzazione, potrebbe essere necessario disporre di più stampanti. Ma in particolare le stampanti wireless predisposte per il cloud offrono molta più flessibilità. Più nuova è la stampante connessa in cui investi, migliori saranno anche le sue funzioni di risparmio energetico. La stragrande maggioranza delle stampanti wireless ora dispone di una o più modalità di risparmio energetico o econo che riducono i costi complessivi di stampa e il consumo di energia quando la stampante non viene utilizzata attivamente.
4. Sicurezza
La prima obiezione sollevata dall'amministratore IT quando si considera il passaggio alla stampa cloud è la sicurezza. Le persone sono naturalmente più a loro agio con le connessioni cablate rispetto alla condivisione e alla sincronizzazione dei file wireless quando si tratta della percezione della sicurezza, in particolare quando si inviano e stampano informazioni commerciali riservate su Internet.
La stampa cloud ha una copertura end-to-end con connessioni Web HTTPS, proteggendo documenti e file con crittografia SSL dal momento in cui vengono inviati al momento della stampa. Successivamente i file non si trovano più su un server. Dopo che un processo è stato elaborato e completato, i documenti associati vengono eliminati dal server del servizio di stampa basato su cloud.
5. Scalabilità
Le stampanti connesse consentono alle operazioni di stampa della tua azienda di espandersi con la stessa velocità con cui la tua azienda cresce, da una startup o da una PMI alle grandi organizzazioni aziendali. Google utilizza persino il proprio servizio di stampa basato su cloud internamente. Man mano che le tue attività aumentano e assumi più dipendenti o apri nuovi uffici, investire in un'infrastruttura di stampa connessa basata su cloud può farti risparmiare un sacco di soldi nel lungo periodo.
Elimina anche un po 'del dolore dall'espansione della forza lavoro. Le stampanti connesse danno agli amministratori IT un problema in meno di cui preoccuparsi quando configurano il desktop o il laptop dell'azienda di un nuovo dipendente, eseguono il provisioning del dispositivo mobile con il software di gestione dei dispositivi mobili (MDM) o un elenco completo di altre attività che garantiscono che gli endpoint dell'utente siano sicuri e conforme alla politica aziendale. Quando è il momento di configurare l'accesso alla stampante di quel dipendente, funziona.
