Recensione e valutazione di Sendtask

L'app di gestione delle attività collaborativa Sendtask (sendtask.io) ti offre tutti gli strumenti che ti aspetteresti da un'app da fare e aggiunge la possibilità di collaborare rapidamente e facilmente con gli altri. Il motivo per cui è semplice e veloce è perché i tuoi collaboratori non devono registrarsi per un account Sendtask per lavorare con te. Questa app Web e iOS è ideale sia per privati ​​che per piccole aziende che lavorano frequentemente con parti esterne per progetti brevi e una tantum. Se la relazione fosse più lunga e più forte, vorresti che i tuoi collaboratori fossero più strettamente coinvolti nel tuo processo, che è quello che ottieni con le scelte dei redattori Asana e ToDoist. Ma Sendtask è un'opzione affidabile e di qualità se hai trovato che altre app offrono più di quello di cui hai bisogno o costano troppo.

Prezzo e modello di business

Sendtask è gratuito per tutti coloro che lo utilizzano, gratuito per te e gratuito per i tuoi collaboratori. Al momento della stesura di questo documento, non ci sono opzioni di upsell, nessuna funzionalità da sbloccare con un abbonamento a pagamento e nessuna limitazione con l'account gratuito.

Ho chiesto a un rappresentante dell'azienda il modello di business dell'app e ho appreso che è attualmente supportato da investimenti. Inoltre, "le attuali funzionalità gratuite rimarranno gratuite per sempre". In futuro, Sendtask probabilmente aggiungerà nuove funzionalità e gli utenti avranno la possibilità di pagare per quelle, presumibilmente attraverso un modello di abbonamento.

La maggior parte delle app che confronterei con Sendtask ha una versione gratuita limitata, nonché una versione a pagamento migliorata (come quella pianificata per il futuro di Sendtask). I prezzi variano in modo piuttosto drammatico, a seconda dell'app e di ciò che offre.

Ad esempio, Todoist addebita $ 28, 99 all'anno per l'abbonamento Personal Premium. Asana addebita $ 119, 88 a persona all'anno per Premium. Outplanr addebita $ 5 a persona al mese per gruppi fino a 50, con un minimo di tre persone (il prezzo è di $ 60 a persona all'anno).

Che cos'è Sendtask?

Al suo livello più elementare, Sendtask è un'app da fare. Come con qualsiasi app in grado di fare, ha strumenti per organizzare le attività in cartelle o progetti, assegnando loro delle scadenze, aggiungendo sottoattività, scrivendo commenti e allegando file. Ad esempio, potresti assegnarti il ​​compito di cuocere una torta martedì, con la ricetta allegata a fianco di un commento che ricorda a te stesso che il tuo forno impiega mezz'ora per preriscaldare.

Sendtask è anche collaborativo, il che significa che puoi assegnare compiti a persone diverse da te, anche se funziona in modo diverso rispetto alla maggior parte delle altre app di collaborazione in questo senso. Con altre app, di solito inviti i collaboratori a partecipare a un progetto. Registrano un account con l'app e diventano parte del tuo team. Di solito ottengono visibilità sull'intero progetto a cui hanno aderito, il che è utile quando quei collaboratori devono conoscere l'avanzamento delle attività che non sono necessariamente loro assegnate. A seconda dello strumento utilizzato e del modo in cui gestisci le autorizzazioni, i collaboratori che partecipano possono anche creare nuove attività, assegnarle ad altri e partecipare pienamente al progetto. Ecco come funziona la collaborazione in altre app, ma, come ho detto, Sendtask è diverso.

In Sendtask, inviti i collaboratori a completare un'attività specifica, ma non li inviti a partecipare a un intero progetto. Quando assegni a qualcuno un'attività, la persona riceve un'email con un link all'attività. Dal link, il collaboratore può vedere tutti i dettagli dell'attività, aggiungere commenti ad essa se necessario e contrassegnarlo come completo al termine. Ma non possono vedere altri dettagli del tuo account o del progetto. In altre parole, i collaboratori possono vedere solo le attività assegnate loro. Inoltre, i collaboratori non devono disporre di un account Sendtask. Possono accedere all'attività dall'invito via e-mail senza mai registrarsi a nulla.

Iscriviti e usa

Le persone con cui collabori non devono avere un account Sendtask, anche se possono certamente creare un account se lo desiderano. Ne avrai bisogno anche tu per usare l'app. Puoi ottenere un account con un indirizzo email o autenticandoti tramite Google, Facebook o Slack.

Quando crei un account, Sendtask ti dà un progetto di esempio pieno di attività che fungono da tutorial. Ogni attività ti guida attraverso alcuni aspetti dell'app, con dettagli su come utilizzare il programma nella sezione commenti e allegati di ogni attività. I commenti includono spesso piccole gif animate che mostrano l'app in azione e come utilizzare diverse funzionalità. Mi piacciono questi tutorial opzionali perché non impediscono l'utilizzo, come fanno i pop-up, e puoi lasciarli nel progetto di esempio per ora se vuoi rivederli in un secondo momento. Oppure puoi eliminarli interamente con pochi clic.

Caratteristiche

Sendtask ha tutte le funzionalità principali che ti aspetteresti in un'app da fare. Oltre a quelli che ho già menzionato (creazione di attività, assegnatari e scadenze), supporta le scadenze ricorrenti, nonché l'inserimento del linguaggio naturale. Ciò significa che è possibile selezionare un'attività da ricorrere, ad esempio Appuntamento terapeutico, e impostare la frequenza dell'attività digitando parole normali, come "Ogni due giovedì alle 18:00" Todoist ha le stesse capacità.

I filtri ti aiutano a vedere le attività che ti riguardano, sia che tu voglia vedere solo le attività non completate per data di scadenza assegnata in ordine di data di scadenza, o tutte le attività assegnate a tutti, o qualche altra vista.

I progetti non sono altro che un modo per organizzare o raggruppare attività insieme e, proprio come in Asana, è possibile assegnare un'attività a più di un progetto in Sendtask. Ad esempio, forse vuoi creare un progetto chiamato VIT (compiti molto importanti) in modo da poter assegnare tutti i compiti critici a quel progetto per tenerli d'occhio. Non importa se tali attività sono assegnate anche ad altri progetti, come Famiglia, Personale, Lavoro o qualunque progetto tu crei. Indipendentemente da ciò, ogni volta che fai clic sul tuo progetto VIT, vedrai tutte le attività importanti che desideri monitorare insieme al loro stato.

Todoist non ti consente di assegnare un'attività a più di un progetto alla volta, ma ti consente di aggiungere tag. I tag ti danno la possibilità di ordinare le attività in modo efficace in base ad altri criteri rispetto al progetto a cui sono assegnati, sebbene non sia lo stesso che poter assegnare un'attività a più di un progetto. Sendtask non ha tag. Inoltre non ha alcun indicatore di priorità, quindi non esiste un modo semplice per contrassegnare le attività come "urgenti" o "estremamente importanti". Asana, Todoist e Outplanr hanno tutti indicatori di priorità.

In Sendtask mancano alcune altre funzionalità che potresti trovare utili o addirittura necessarie. Uno è un calendario. Se i tuoi compiti tendono ad essere strettamente guidati dalle scadenze, è di grande aiuto poterli visualizzare su un calendario. Non esiste un dashboard per tenere traccia dell'avanzamento complessivo di un progetto.

Asana ha dashboard e grafici con statistiche, così come Todoist. Sebbene sia possibile creare attività secondarie in Sendtask, non è possibile creare dipendenze tra loro, in modo tale che l'attività A deve essere eseguita prima dell'attività B. Le dipendenze attività sono più comunemente visualizzate nel software di gestione dei progetti con funzionalità complete, anche se di tanto in tanto spuntano in app di collaborazione più generali. Asana li ha, per esempio.

Sendtask non è l'ideale se sei un pianificatore altamente visivo e devi monitorare non solo il completamento delle attività, ma anche il loro stato in corso. Monday.com è un'app molto migliore in questo senso. È impostato in modo da poter spostare un'attività attraverso diverse fasi (ad esempio, da fare, in corso, per l'approvazione e approvata) e vedere dove si trova in una vista simile a una griglia. Quello che ho appena descritto, la capacità di vedere lo stato di un'attività mentre si muove attraverso diverse fasi su una griglia, è estremamente simile a quello che ottieni dalle app kanban. Sebbene Monday.com non sia di per sé un'app kanban, offre molti degli stessi vantaggi dell'utilizzo di una. Lo stesso si può dire per Asana, che ora ha un'opzione Board View che è essenzialmente una kanban.

Risolvi semplicemente un problema di nicchia

Sendtask non ha tutte le funzionalità sotto il sole, ma risolve un problema di nicchia: come collaborare con le persone facilmente e semplicemente quando hai solo bisogno di assegnare loro alcune attività qua e là. Non è potente come altre app di collaborazione, ma è una soluzione meravigliosa per coloro che lavorano con collaboratori esterni ogni tanto. È anche ideale per chiunque abbia bisogno di una semplice app da fare gratuita. Se hai bisogno di un'app più potente, che offra più funzionalità e consenta una più stretta collaborazione, PCMag consiglia Asana e Todoist Premium di Editors 'Choices.