Revisione e valutazione del planner Microsoft

Microsoft Planner è progettato per essere un luogo in cui i membri del team gestiscono e discutono in modo collaborativo del lavoro, utilizzando il metodo kanban. Per ottenere Planner, devi abbonarti a un account di livello aziendale di Office 365. A causa di questo requisito, è altamente improbabile che chiunque non sia già abbonato scelga di usarlo. Ma se ce l'hai e usi altre app Microsoft, Planner si collega facilmente con il resto del tuo lavoro, che si tratti di database di informazioni, e-mail o calendario.

Planner è un servizio discreto, ma non eccellente. I principali vantaggi dell'utilizzo hanno a che fare con il fatto che si integra facilmente con altre app di Office 365. Sulla carta, l'integrazione sembra ottima. In pratica, è deludente. Puoi ottenere un'esperienza simile o migliore collegando una delle migliori app kanban - come Editors 'Choice Asana o un'altra app molto apprezzata come Volerro, Wrike o Leankit - alla tua e-mail, archiviazione cloud, app per prendere appunti e così via.

Prezzi e piani

Come accennato, per ottenere Microsoft Planner, devi disporre di un account Microsoft Office 365 di livello aziendale. Quelli che includono Planner sono Business Essentials, Business Premium (ma non quello chiamato semplicemente Business) e account aziendali. Business Essentials costa $ 6 a persona al mese, con uno sconto se paghi annualmente. Business Premium costa $ 15 a persona al mese, anche con uno sconto per il pagamento annuale. Tieni presente che tali account includono tutta una serie di altre app e servizi: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams e, nel caso dell'account Premium, anche tutte le principali app di Microsoft Office. In termini di valore, ottieni davvero molto per il prezzo.

Detto questo, ci sono strumenti di collaborazione autonomi in stile kanban che puoi acquistare e iniziare a utilizzare immediatamente, indipendentemente dal fatto che tu abbia un account Microsoft configurato, e che vendono a una varietà di prezzi.

KanbanFlow è una delle opzioni meno costose. Un piano Premium a pagamento costa $ 5 a persona al mese o, se si preferisce pagare ogni anno, $ 54 a persona all'anno. Volerro ha anche un prezzo basso, a soli $ 7, 99 a persona al mese per il suo account Business Team. Trello, una delle app kanban più popolari, addebita $ 119, 88 a persona all'anno, equivalenti a $ 9, 99 a persona al mese. Scelti dai redattori Asana costa $ 11, 99 a persona al mese o $ 119, 88 a persona se paghi annualmente.

Nella fascia alta della fascia di prezzo ci sono LeanKit e Zenkit. Leankit addebita ovunque da $ 228 a persona all'anno a $ 588 a persona all'anno, equivalenti a $ 19 e $ 49 a persona al mese, rispettivamente. Zenkit costa $ 348 a persona all'anno, equivalenti a $ 29 a persona al mese.

Molte di queste app hanno anche un livello di servizio gratuito che è possibile utilizzare con alcune limitazioni, anche se Microsoft Planner no.

Pianificatore come Kanban

Planner funziona come un'app Web, sebbene siano disponibili anche app scaricabili per Windows, iOS e Android.

Se non hai familiarità con kanban, un classico esempio che aiuta a spiegare come funziona kanban è avere colonne etichettate come Da fare, Da fare e Fatto. Una volta impostate queste colonne, ci metti delle carte. Immagina appunti appiccicosi disposti in colonne su una lavagna. Ogni carta o nota adesiva ha un compito scritto su di essa. Le carte iniziano nella colonna Da fare. Le persone hanno compiti assegnati a loro. Quando l'assegnatario inizia a svolgere l'attività, sposta la carta nella colonna Doing. Mentre lavora sull'attività, potrebbe aggiungere commenti alla nota adesiva sui suoi progressi. Il suo capo potrebbe anche scrivere commenti sulla task card. Al termine dell'attività, l'assegnatario sposta la carta nella colonna Fine.

Non è necessario attenersi all'accordo Do Do, Doing, Done. Le app Kanban, incluso Planner, ti consentono di nominare le colonne come preferisci. Una nota, tuttavia: in Planner, le colonne sono chiamate "bucket".

In Planner, a ogni scheda è possibile aggiungere una varietà di dettagli, come un titolo (di solito il nome dell'attività), descrizione, assegnatario, data di scadenza, allegati di file, commenti di altri collaboratori, una lista di controllo e una data di inizio. Ogni carta in Pianificatore ha anche una selezione a discesa per tre fasi: Non iniziata (impostazione predefinita), In corso e Completata. Al termine dell'attività, scegli l'opzione Completata oppure puoi semplicemente selezionare una casella di controllo. Le carte completate scompaiono dalla vista, a meno che tu non scelga di mostrarle da un'opzione in fondo a ciascuna colonna.

Spiego questa configurazione in modo molto dettagliato perché è successo qualcosa di inaspettato quando ho testato l'app. Quando ho spostato le carte completate da un secchio / colonna a un altro, sono tornate allo stato Non iniziato. Nel mio scenario, ho chiamato l'ultima colonna a destra Completato e volevo salvare tutte le attività completate per la revisione. Ma come ho detto, quando ho trascinato una carta da una colonna diversa in quella, la carta si è improvvisamente contrassegnata come Non iniziata. Se ho quindi selezionato la casella per contrassegnarla nuovamente come completa, è scomparsa completamente dalla vista. Nella parte inferiore della colonna ho trovato qualcosa su cui potevo fare clic per mostrarmi le attività completate. Quando ho cliccato per abilitare quell'opzione, le mie carte sono riapparse, oscurate e cancellate, come avevo inizialmente sperato e previsto. Ora quando trascino le carte completate in quel secchio, rimangono nello stato Completato solo se le posiziono in fondo alla colonna tra gli altri oggetti Completati.

Il modo in cui funziona, c'è troppo spazio per l'errore. È un grosso problema per un'attività passare da Completato a Non iniziato solo perché lo trascini nella parte sbagliata del messaggio corretto. Questo tipo di informazioni false può mandare via un'intera squadra. Il lavoro svolto verrà mostrato nei rapporti come non fatto e probabilmente anche in ritardo.

Molti altri aspetti di Microsoft Planner funzionano come previsto e alcuni funzionano meglio del previsto. Ad esempio, quando apri una carta per visualizzarne i dettagli completi e aggiungerli, ci sono caselle di controllo che ti chiedono se vuoi includere le informazioni nella vista Tavola della carta. Quando carico file di immagini su schede, mi piace vedere quelle immagini, in quanto di solito sono buoni promemoria visivi del contenuto della scheda, anche se altre persone potrebbero preferire nasconderle per risparmiare spazio sullo schermo. È bello avere l'opzione. In Trello e in alcune altre app kanban, in genere non hai un'opzione per includere o escludere i dettagli dalla visualizzazione sulla scheda nella vista Bacheca. Ho anche incontrato un'app, KanbanFlow, che non mostrava affatto le immagini allegate alle carte nella vista Tavolo.

Un'altra utile funzionalità, la visualizzazione Grafici, mostra un riepilogo delle attività che non sono avviate, in corso, scadute e complete. Questa vista fornisce una suddivisione delle attività assegnate anche a ciascun membro del team e il loro stato.

Stranezze e cosa manca

Planner ha più di un paio di stranezze. A volte mi ci sono voluti diversi minuti per capire come eseguire azioni molto semplici, come aggiungere una bacheca al mio elenco di preferiti. In altre app ci vuole poco più che fare clic su una stella nella parte superiore della pagina, mentre in Planner non esisteva tale stella; un elenco di preferiti non era presente nelle Impostazioni (inoltre, l'opzione Impostazioni consente di accedere alle impostazioni di Office 365, non di Planner); e non ho potuto farlo trascinando l'icona del progetto dalla posizione corrente all'elenco dei preferiti, poiché il trascinamento della selezione non è supportato nella barra dei menu. Alla fine ho trovato un'opzione "Aggiungi a / Rimuovi dai preferiti" nella parte inferiore di un menu che si apre da un puntino di sospensione. La maggior parte delle altre selezioni in questo elenco ti porta a un'altra app di Office, quindi non ha ancora senso per me il motivo per cui Aggiungi a / Rimuovi dai preferiti è tra quelle scelte.

Non c'è barra di ricerca, un'omissione eclatante. Se hai bisogno di una particolare task card, l'unico modo per scoprirlo è scorrere la tua Board e cacciare. Sono stato anche sorpreso di non trovare strumenti di filtro. Un esempio comune di uno strumento di filtro è quello che mostra tutte le attività scadute, o tutte le attività con un determinato tag o etichetta, o tutte le attività assegnate a una determinata persona o reparto, ma ancora disposte sulla kanban Board come organizzato.

In Planner, il più vicino agli strumenti di filtro sono le opzioni con un clic per visualizzare tutte le attività per assegnatario o per stato di avanzamento. Anche quelli non sono veri e propri strumenti di filtro. In entrambi i casi, quando Planner mostra i risultati, le intestazioni delle colonne cambiano. In altre parole, se si disponevano di secchi per Ordine ricevuto, Elaborazione ordine, Ordine evaso, Ordine spedito, tutti scompaiono e vengono sostituiti con i tre stati di avanzamento del Pianificatore (Non avviato, In corso, Completato) o con i nomi degli assegnatari. Sebbene tu possa vedere tutte le attività assegnate a Claire, Mark e Yvonne, perdi il contesto del tuo consiglio di amministrazione.

Un'altra delusione è che non ci sono @ menzioni in Planner. Le hanno Asana, Trello, Wrike e altre app kanban. L'uso di un simbolo @ prima del nome di qualcuno significa che vuoi avvisare quella persona dei tuoi commenti o domande. Molte app di collaborazione li usano, non solo app kanban. La persona che menzioni riceve una notifica, di solito con un link che le porta direttamente al commento applicabile. Planner dovrebbe davvero averli. Altrimenti, i collaboratori potrebbero finire per tornare alle e-mail per discutere del lavoro e ciò sembra andare contro il punto di tutto di un'app di collaborazione.

Non troverai nemmeno un timer in Planner, anche se Wrike e KanbanFlow li hanno. Inoltre, non si ottengono swimlanes, vale a dire una vista della scheda in cui alla linea orizzontale viene assegnato un valore allo stesso modo dell'intestazione della colonna. Una tipica vista di tipo swimlane in un'app di Kaban potrebbe filtrare le righe per assegnatario o responsabile del reparto. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm e altre app li hanno.

integrazioni

L'integrazione senza sforzo di Planner con altre app di Office è un vero vantaggio, ma è anche uno che non dovrebbe essere ipervenduto. È vero che puoi facilmente estrarre i file da OneDrive per collegarli alle schede o sfruttare SharePoint in modo simile, ma alcune di queste funzionalità non sono molto diverse dalla connessione di Asana a Google Drive o Dropbox o qualsiasi altro provider di archiviazione online che utilizzi.

La maggior parte delle app kanban si integrano con l'archiviazione su cloud e non richiedono molto altro oltre all'autenticazione. Altre integrazioni sono spesso possibili con strumenti di uso comune, come e-mail e calendari. Per app più oscure o per automazioni specifiche tra app integrate, puoi spesso rivolgerti a Zapier per chiedere aiuto. Zapier è un servizio che crea integrazioni e automazioni tra i servizi e le app online per te, senza che tu abbia bisogno di alcuna competenza di programmazione. Zapier supporta Trello, Asana, Wrike e diverse altre app kanban. Microsoft Planner non è nella rete Zapier.

Altre capacità di integrazione in Planner sono state meno impressionanti quando le ho effettivamente messe alla prova. Ad esempio, avevo sperato che facendo clic su un pulsante con l'etichetta Conversazione avessi aperto un forum di discussione per quel Consiglio, con tutti i membri automaticamente invitati. Invece, sono stato portato su Microsoft Outlook, dove le mie opzioni erano di redigere una nuova e-mail a tutti i membri del gruppo, aggiungere contenuti che tutti potevano vedere tramite SharePoint, caricare file da condividere via e-mail o collegare altre app. Le app di collaborazione rischiano di perdere il loro fascino se ti rispediscono via e-mail o qualsiasi altro vecchio strumento non avesse soddisfatto le tue esigenze di collaborazione.

Uso limitato

Per una collaborazione leggera e una gestione del lavoro, Planner svolge il lavoro, ma è carente in diverse aree. Manca alcune cose che considererei fondamentali, come una barra di ricerca, i filtri e le notifiche per le menzioni @, nonché alcune funzionalità che mi aspetterei solo nelle versioni avanzate degli strumenti kanban, come un timer attività e dei piani di nuoto. Se hai bisogno di una potente app kanban, ti consiglio invece Editors 'Choice Asana o le altre app più votate, Wrike, Volerro e Leankit. Se disponi già di un account Office 365 che include l'accesso a Planner e non hai ancora deciso se hai bisogno di un'app kanban per la collaborazione, potresti provarla, ma solo se il lavoro che devi gestire è abbastanza leggero.