Organizzati: come fare in modo che gli elementi testardi vengano cancellati dall'elenco delle cose da fare

Quando ho iniziato a scrivere questo articolo, avevo due compiti nella mia lista di cose da fare che non si sarebbero mossi. Li ho messi lì a dicembre. Uno ha a che fare con una polizza assicurativa sulla casa e l'altro con lo spostamento di alcuni fondi pensione. Nessuno dei due sarà mai di fondamentale importanza per il completamento. Nessuno dei due ha una scadenza reale e significativa. Sono cose che dovrei davvero fare, ma non ho mai voglia di fare.

La maggior parte di noi ha oggetti testardi come questi nelle nostre app da fare, quelle attività che non sembrano mai essere completate, come portare una tuta per i lavaggi a secco o far governare il cane. Non succede nulla di male quando non li facciamo, quindi non li facciamo, anche se i nostri cervelli razionali sanno che dovrebbero essere fatti.

Cosa puoi fare per eliminare queste faccende dalla tua lista? Vengono in mente alcune opzioni, che condividerò qui. Inoltre, ti dirò quali trucchi alla fine mi hanno aiutato a controllare le mie cose da fare immobili.

Fallo prima cosa al mattino

Molti appassionati di produttività giurano affrontando quei piccoli fastidiosi compiti al mattino. L'idea è quella di eliminare le attività minori dal piatto prima di finire in lavori più importanti, come le attività più difficili, la posta elettronica, le riunioni e qualsiasi altra cosa che possa distrarti.

Questo trucco è ottimo se l'attività richiede meno di due minuti e non dipende dal tempo o dal luogo. Se hai l'abitudine di sbattere fuori qualsiasi attività che richiede meno di due minuti prima ancora di aprire il tuo programma di posta elettronica, potresti vedere molti più movimenti nell'elenco delle attività.

Quando un'attività richiede più di qualche minuto o quando può essere eseguita solo in un determinato momento o luogo, questa regola di due minuti non funziona. Le due cose che non riesco a fare, per esempio, devono entrambe accadere durante il periodo negli Stati Uniti del Pacifico, e quelle ore non coincidono con la mia mattinata all'estero. Ho bisogno di altre opzioni.

Fai farlo qualcun altro

Se all'inizio non ci riesci, dai il lavoro a qualcun altro. Sto scherzando con quella linea, ma non sto scherzando sulla delega di attività che finora non sei disposto a completare da solo.

Francamente, sono terribile nel delegare. Ho difficoltà a chiedere aiuto. Mi preoccupo di disturbare le persone. Mi piace avere il controllo. Forse ti senti allo stesso modo.

Come possono le persone come me migliorare nel delegare? Per cominciare, possiamo riflettere su un elenco di potenziali delegati ancor prima di decidere se delegare l'attività. Non escludere colleghi, familiari (compresi i bambini responsabili di un'età adeguata), babysitter o altri custodi e, in alcune situazioni, i vicini. Aiuta anche a mettere la scarpa sull'altro piede. Come mi sentirei se, ad esempio, i miei vicini mi chiedessero di firmare un pacchetto o di far entrare il ragazzo del cavo se non potevano essere a casa per farlo? Se l'attività si adatta alla mia pianificazione, non sarebbe un problema. Questi semplici esperimenti di pensiero fanno sembrare la delega un'opzione ragionevole.

Una delle mie faccende è in realtà perfettamente adatta per il mio partner, anche se a pensarci bene, inizialmente avrebbe dovuto farlo e non l'ho fatto, quindi l'ho delegato a me stesso! Per quanto riguarda il mio compito finanziario, solo io posso farlo perché dovrò verificare la mia identità e firmare alcuni documenti nel processo.

Crea una ricompensa

Per quanto non voglia fare i miei due compiti, posso pensare ad alcune cose che mi piacerebbero di più, come poche ore in una spa o altri $ 15 nel mio budget mensile per la caffetteria. Impostare una ricompensa per te stesso può aumentare la motivazione.

La ricerca suggerisce che la motivazione è maggiore quando non conosciamo il nostro pagamento. Ad esempio, in uno studio, i partecipanti hanno dovuto completare un'attività di acqua potabile. Hanno ricevuto $ 1 o $ 2 per portare a termine il lavoro. Quando sapevano che avrebbero ottenuto $ 2, circa il 43 percento dei soggetti è stato completato con successo. Quando non sapevano se avrebbero guadagnato $ 1 o $ 2, il 70 percento finì.

Come puoi utilizzare i premi e l'incertezza a tuo vantaggio? Potresti scrivere due possibili ricompense per aver fatto le cose da fare e poi, una volta completate, lanciare una moneta per vedere quale ottieni. Oppure potresti chiedere aiuto per creare casualità nella tua ricompensa. "Tesoro, ecco due buste piene di diversi importi in contanti. Quando finalmente avrò finito il mio compito, voglio che tu me ne dia uno e rimetta l'altro in banca."

Ho sentimenti contrastanti sull'uso del cibo come ricompensa perché spesso può essere in conflitto con altri obiettivi, come perdere o mantenere il peso. Inoltre non so quanto voglio essere motivato dal cibo. Ma avevo del delizioso marzapane tedesco ricoperto di cioccolato che avevo conservato per un'occasione speciale e me ne sono ricordato mentre scrivevo questo articolo. Decisi che se mi fossi preso cura della situazione assicurativa, mi sarei offerto loro insieme a una tazza del mio caffè preferito. E tu cosa sai? Ho fatto quella ventosa. Uno in basso, uno per andare!

Bundle tentazione

Un'altra tecnica di motivazione basata sui premi, chiamata raggruppamento delle tentazioni (come descritto da Katherine Milkman, professore associato presso la Wharton School, Università della Pennsylvania), è particolarmente utile per le cose testarde ricorrenti. Un esempio è ottenere un Pap test test, che dovrebbe essere fatto ogni anno.

Il raggruppamento delle tentazioni è l'atto di darti una ricompensa mentre sei nell'atto di svolgere il compito che non vuoi fare, piuttosto che dopo. Nella ricerca di Milkman, dà agli studenti universitari l'accesso agli audiolibri più venduti solo mentre sono in palestra. La sua ricerca ha dimostrato che gli studenti che hanno ricevuto gli audiolibri sono andati in palestra più spesso di un gruppo di controllo e hanno continuato ad andare più spesso anche dopo la fine del programma di audiolibri. Gli studenti hanno creato un'abitudine che è stata rafforzata positivamente.

Quindi diciamo che odi andare al tuo appuntamento annuale OBGYN. Potresti racchiudere un piacere in colpa, come leggere riviste trash o goderti un frappè al doppio cioccolato (se stai bene con i premi per il cibo), e permetterti di indulgere mentre sei nella sala d'aspetto del dottore. Le due azioni che devi raggruppare devono avvenire contemporaneamente, anche se nel mio esempio, sto per dire che essere nella sala d'aspetto del dottore è abbastanza vicino perché non puoi fare granché mentre qualcuno ti sta tamponando la cervice.

I miei compiti non erano ricorrenti, quindi sfortunatamente non erano predisposti per il raggruppamento delle tentazioni.

Crea una conseguenza

Se il rinforzo positivo non taglia la senape, forse le conseguenze negative lo faranno. Doneresti un dollaro al tuo partito politico meno preferito per ogni giorno in cui non svolgi il tuo compito? La maggior parte di noi avrebbe bisogno di un amico seriamente duro per assicurarsi di mantenere la nostra promessa se dovessimo provare a usare conseguenze negative per guidare comportamenti positivi, ma non è impossibile.

C'è una famosa storia di una donna di nome Zelda Gamson che ha smesso di fumare quando la sua amica ha stretto un contratto con lei. Il contratto diceva che se Zelda avesse fumato di nuovo, l'amico avrebbe donato un'enorme somma di denaro al Ku Klux Klan. Zelda non ha mai fumato un'altra sigaretta. La conseguenza fu troppo grande.

Non penso che le conseguenze negative funzionerebbero per me. Sono davvero difficili da scegliere e ancora più difficili da implementare. Inoltre, ogni giorno in cui non riesco a svolgere i miei compiti, mi sento già a disagio. Perché dovrei desiderare più negatività? Tuttavia, potrebbero essere un buon incentivo per alcuni.

Abbattilo

Un altro motivo per cui le persone restano bloccate con attività che semplicemente non possono completare è che scrivono semplicemente attività sbagliate. Raggruppano una serie di compiti correlati invece di abbattere il progetto più ampio. La stessa cosa accade con gli obiettivi. Se vuoi avere successo nel raggiungere gli obiettivi, devi imparare come scomporli nelle loro parti componenti. Ogni parte deve essere un singolo elemento attuabile e quantificabile. Ecco perché "correre per 30 minuti oggi" è un compito migliore di "perdere cinque chili". Perdere cinque sterline è l'obiettivo, non il compito.

Si scopre che il mio compito finanziario è in realtà tre o quattro compiti, forse di più. In realtà, non ho idea di quanto sia veramente grande il compito. Il problema è che ho scritto "Indaga il rollover del conto di pensionamento" piuttosto che il primo passo che devo effettivamente fare. Il primo passo è quello di raccogliere le scartoffie e il numero di telefono. Ogni volta che pensavo al mio compito, mi dicevo: "Argh! Non so nemmeno dove siano le scartoffie!" Quindi trovare le scartoffie dovrebbe essere il primo compito di questa serie.

Il secondo compito è chiamare la banca. Il terzo compito è chiedere le mie opzioni. Il quarto passo è, beh, non sono ancora sicuro. Dipende dai risultati degli altri passaggi. Chiaramente ho ancora del lavoro da fare qui, ma dopo aver esaminato il mio lavoro di routine, ho un'idea migliore di come suddividerlo in parti gestibili. Questo è progresso!

Il conteggio finale

Come ho già detto, ho svolto uno dei miei compiti attirandomi con un po 'di marzapane. Sono così sollevato che sia fatto. L'altra attività è ancora sospesa, ma almeno ora l'ho smontata e riorganizzata in più attività che sembrano meno scoraggianti. Spero che presto e i suoi componenti saranno fuori dalla mia lista. Spero che questo articolo possa aiutare alcuni di voi a progredire nelle proprie mansioni testarde e vi invito a parlarmi delle tecniche utilizzate nei commenti qui sotto.