Revisione e valutazione di Contractsafe

ContractSafe è una solida soluzione di gestione dei contratti con un buon set di funzionalità e un ampio numero di opzioni di prezzo. Come molti altri giocatori in questa carrellata, tuttavia, ContractSafe evita la creazione e si concentra invece sull'archiviazione e la condivisione del contratto, la ricerca e il reporting, la sicurezza e gli avvisi. Questi strumenti sono rivolti più all'utilizzo mirato della gestione piuttosto che alla gestione del ciclo di vita completo, motivo per cui rinuncia alla creazione e alla personalizzazione estesa. Per questo motivo, rimane leggermente indietro rispetto ai nostri vincitori della redazione, Agiloft e Updraft.

Prezzi e piani

ContractSafe inizia a $ 99 al mese per il piano Imprenditore, che ti dà 100 contratti e accedi alla ricerca di contratto con riconoscimento ottico automatico dei caratteri (OCR). Il piano per l'imprenditore include anche la sicurezza predefinita, la gestione dei ruoli utente e delle autorizzazioni e la possibilità di inviare i documenti tramite e-mail direttamente nella piattaforma. Tutti i piani prevedono anche una prova gratuita, utenti illimitati e promemoria di date. La società ha altri quattro piani che offrono una maggiore capacità contrattuale e più funzionalità premium:

Piano di base: $ 299 al mese per 500 contratti. Questo piano include il set di funzionalità di base più i tipi di documenti personalizzati, il monitoraggio delle modifiche e la possibilità di memorizzare un numero illimitato di documenti correlati.

Piano standard: $ 499 per 1.000 contratti. Le funzionalità aggiuntive includono l'integrazione di DocuSign a una via, audit trail, campi personalizzati e modelli.

Piano professionale: $ 699 per 2.500 contratti. Questo piano include anche l'accesso alla data room virtuale, SSO (single sign-on), integrazione di Active Directory (AD) e integrazione bidirezionale di DocuSign. DocuSign è attualmente l'unico provider di e-sign supportato, ma la società ha dichiarato di lavorare su integrazioni aggiuntive.

Piano aziendale: $ 899 per 5.000 contratti. Il piano Enterprise include anche un'integrazione con Salesforce. La società offre prezzi personalizzati per le aziende che necessitano di oltre 5.000 contratti.

• Piano Enterprise +: un'aggiunta recente che è uguale al piano Enterprise ma supera 25.000 contratti per $ 1.299 al mese.

Gestione del ciclo di vita del contratto

ContractSafe semplifica le cose. La piattaforma non include la creazione di contratti o le ricche funzionalità di creazione e modifica di strumenti come Concord e Updraft, né l'interfaccia utente (UI) è personalizzabile all'infinito come Agiloft. Non c'è neanche collaborazione avanzata e gestione delle attività o automazione del flusso di lavoro di approvazione. Quello che ottieni è un'esperienza utente (UX) semplice che è un gioco da ragazzi navigare e cercare, con filtri e tag personalizzati. Inoltre, ottieni tutti i dati, i documenti, le scadenze e gli avvisi relativi necessari per ciascun contratto nel sistema.

Quando accedi alla dashboard di ContractSafe, ti porta direttamente al repository principale del contratto. Piuttosto che una serie confusa di schede e menu come si ottiene con Coupa Contract Lifecycle Management, tutto ciò che vedi in ContractSafe è il tuo elenco ordinabile di contratti e una barra di ricerca universale. Tutti i tag, i modelli e le etichette nel sistema sono personalizzabili, quindi, per ogni voce del contratto, vedrai il tipo di contratto, il nome e qualsiasi valore monetario, controparti e date associate al contratto.

L'interfaccia utente è strutturata in modo simile a Concord e ContractWorks ma è ancora più focalizzata. Non ci sono schede o opzioni per portarti ad altre aree della piattaforma. Tutto ciò che ottieni sono pulsanti per aggiungere contratti, stampare o esportare contratti e passare a una vista del calendario che mostra le date del contratto in arrivo. Non c'è molto nel modo di creare report o analisi integrati, quindi dovrai esportare i dati del contratto come file CSV o Microsoft Excel in un'applicazione di terze parti se desideri eseguire report dettagliati su di esso.

Le aree più avanzate della dashboard principale sono la barra di ricerca e le opzioni di filtro. Se fai clic sull'icona del filtro in alto a sinistra, puoi eseguire una ricerca più avanzata. Puoi cercare per valore del contratto, data della firma, date di scadenza, società, parti, tag, tipi, campi personalizzati e altro.

Tutti i tag, tipi e campi personalizzati sono configurati nella scheda Impostazioni in alto a destra. Le opzioni "Campi e modelli personalizzati" e "Tipi di contratto" offrono una semplice finestra a comparsa per aggiungere tutti i parametri e le categorie personalizzati per la gestione e la codifica dei contratti che desideri. La struttura di ricerca e tagging di ContractSafe è molto simile a quella di ContractWorks e Contract Hound nella sua semplice personalizzazione. È tra le più semplici funzioni di categorizzazione e gestione dei contratti che abbiamo testato.

Il menu Impostazioni consente inoltre a ciascun utente di personalizzare la propria dashboard e configurare i campi che desidera visualizzare nel proprio repository. Qui troverai anche il tuo indirizzo e-mail dedicato per i contratti via e-mail direttamente in ContractSafe, le opzioni per aggiornare il tuo piano e dove puoi configurare l'autenticazione a due fattori (2FA), SSO e l'integrazione DocuSign se ti sei abbonato a un conto con quelle funzionalità. Soprattutto per gli amministratori IT o i responsabili dell'ufficio legale che supervisionano il processo di gestione dei contratti, è qui che puoi invitare gli utenti alla piattaforma e gestire ruoli e autorizzazioni. Agli utenti può essere concesso l'accesso completo, l'accesso in sola lettura o autorizzazioni personalizzate basate su tipi di contratto e tag specifici per aiutare a delineare ciò che possono vedere i vari dipartimenti.

Per testare la piattaforma, ho aggiunto alcuni tipi e tag di contratto di base per ordinare i contratti in vari dipartimenti e usi e quindi ho caricato alcuni contratti di esempio nel sistema. È possibile caricare i contratti scegliendo i file o trascinando e rilasciando documenti nel sistema e inviando tramite e-mail i contratti.

Quando ho aggiunto il mio contratto di prova PCMag, ContractSafe mi ha dato una varietà di opzioni di categorizzazione e campi di informazioni correlate. Innanzitutto, imposto il tipo di contratto (da un elenco di opzioni disponibili, oppure è possibile creare un nuovo tipo direttamente dalla pagina del contratto). Se lo volessi, potrei associare il contratto con un account specifico. Sono stato anche in grado di impostare un valore di contratto. È inoltre possibile selezionare se il contratto è attivo o meno e se sono state apportate modifiche al contratto. Puoi anche aggiungere tag ricercabili. ContractSafe consente inoltre di associare documenti correlati a un contratto, caricando un altro documento o collegando il contratto a un altro file nel sistema.

Scorrendo verso il basso, ci sono una serie di altre schede di dettaglio che è possibile impostare per ciascun contratto. La sezione Date / Promemoria è dove ho aggiunto una Data di validità e una Data di risoluzione per il mio contratto. Puoi anche aggiungere qualsiasi altra data chiave che desideri monitorare, insieme ai promemoria. È possibile impostare promemoria automatici via e-mail, tenere traccia dei contratti di rinnovo automatico con avvisi di promemoria e impostare date ricorrenti per pagamenti e altri parametri di contratto visualizzabili nel calendario delle date imminente sulla dashboard.

Di seguito sono riportate alcune sezioni di dettaglio del contratto. La scheda Parti consente di aggiungere i dettagli della società e della controparte con le informazioni di contatto associate. La scheda Campi personalizzati è un'altra area in cui configurare i campi e i modelli personalizzati che è possibile associare a qualsiasi contratto. La sezione più unica è la scheda Legale, che offre una serie di campi più approfonditi per il tuo team legale. I campi includono numeri di modulo, leggi, giurisdizioni, disposizioni sull'arbitrato e sulla riservatezza e altri parametri che è possibile associare a un contratto.

Infine, c'è una sezione Note in cui è possibile aggiungere ulteriori informazioni. C'è anche una sezione Visualizza documento per dare un'occhiata al tuo contratto. La barra di ricerca nel visualizzatore di contratti esegue l'OCR automatico per parole chiave e termini di ricerca non solo nel database ma nei documenti del contratto stessi. ContractSafe non offre funzionalità di modifica o modifica dei contratti, pertanto tutto ciò che è possibile fare con i contratti nel sistema è visualizzarli e cercarli. Tutto sommato, l'esperienza di archiviazione e gestione dei contratti ha la maggior parte in comune con ContractWorks, sebbene ContractSafe semplifichi ulteriormente l'esperienza. Esistono audit trail e funzionalità di tracciamento delle modifiche ma non nella misura del controllo più approfondito della versione e delle capacità di collaborazione del contratto ottenute in Agiloft, Concord o Coupa.

Archiviazione semplice e sicura del contratto

ContractSafe non sta cercando di gestire l'intero ciclo di vita della creazione, revisione e gestione del contratto end-to-end. La piattaforma si concentra sul rendere l'archiviazione e il tracciamento dei contratti semplici e sicuri, con una grande ricerca e una categorizzazione personalizzabile, ed è quello che fa. Le funzionalità di sicurezza offerte a tutti i livelli del piano sono ampie, compresi data center certificati ISO 27001 e PCI DSS, crittografia AES a 256 bit, failover automatico, backup offsite, oltre a rilevamento di intrusioni, malware e virus e test di vulnerabilità e penetrazione.

Per le aziende che cercano una piattaforma completa di gestione del ciclo di vita del contratto end-to-end, strumenti come Concord, Contract Advantage e Editors 'Choice Agiloft offrono funzionalità di creazione e modifica del contratto dinamiche, collaborazione multipartitica nativa e revisioni con controllo della versione, così come l'automazione avanzata del flusso di lavoro e analisi e reportistica integrati completi. Tuttavia, se le tue esigenze sono più mirate e quelle campane e fischietti sono superflue rispetto a una piattaforma di gestione dei documenti semplice, sicura e facilmente configurabile per tutti i tipi di contratti, allora ContractSafe può essere la soluzione ideale per la tua organizzazione.