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A partire da $ 95 al mese per le persone che desiderano gestire solo 50 contratti, Contract Hound rappresenta un ingresso moderno e facile da usare nel mercato della gestione dei contratti. Questa piattaforma combina un'interfaccia Web intuitiva con un'attenzione particolare all'archiviazione e all'organizzazione dei contratti, sebbene offra anche sicurezza e notifiche complete, flussi di lavoro di approvazione con trascinamento della selezione e un modesto grado di personalizzazione. Sebbene sia ottimo per le piccole imprese, coloro che sono alla ricerca di una gestione completa del ciclo di vita del contratto dovranno probabilmente continuare a cercare, che è ciò che lo mantiene dietro i vincitori dei nostri redattori in questo spazio, Agiloft e Updraft.
Prezzi
Il segugio del contratto ha un prezzo semplicemente per il numero di contratti necessari. Tutti i piani prevedono una prova di 14 giorni e un numero illimitato di utenti e cartelle. Paghi solo i contratti che carichi sul sistema. Tutte le funzionalità sono disponibili indipendentemente dal prezzo. Il prezzo base è di $ 95 al mese per 50 contratti (prezzo mensile, nessun lock-in annuale del contratto). Il prezzo per una maggiore capacità contrattuale è il seguente:
100 contratti: $ 190 al mese
150 contratti: $ 285 al mese
200 contratti: $ 380 al mese
250 contratti: $ 475 al mese
300 contratti: $ 570 al mese
350 contratti: $ 665 al mese
400 contratti: $ 760 al mese
450 contratti: $ 855 al mese
500 contratti: $ 950 al mese
Oltre 500 contratti: valutati per preventivo personalizzato
Gestione del ciclo di vita del contratto
Contract Hound è tra le piattaforme più facili da usare che abbiamo testato. Quando accedi, l'interfaccia utente (UI) ben strutturata ti offre alcune opzioni principali. Il segugio del contratto non crea o modifica direttamente i contratti. In effetti, non c'è nemmeno un visualizzatore di contratti per rivedere un file PDF e cercare un contratto con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) come troverai in ContractSafe. Pertanto, dovrai caricare i documenti del contratto scritti ed effettuare modifiche, revisioni e aggiornamenti al di fuori del sistema. Il segugio del contratto tiene traccia di tutte le modifiche e delle diverse versioni, ma solo dopo aver caricato le nuove versioni di un determinato documento di contratto. La piattaforma è interamente dedicata al monitoraggio e alla gestione.
La Dashboard è semplice: ci sono due pulsanti in alto per aggiungere un nuovo contratto o creare una cartella (che Contract Hound chiama anche "Board"). Sul lato sinistro è presente un breve menu di navigazione che mostra i contratti e le cartelle nel sistema. Nella parte in alto a destra è presente un'icona a forma di campana per visualizzare un elenco cronologico delle tue notifiche. La posta in arrivo principale al centro dello schermo è riservata ai promemoria. Questi promemoria ti avvisano dell'imminente approvazione in un flusso di lavoro o in una scadenza del contratto che richiede la tua attenzione. Questi corrispondono anche alle notifiche e-mail che sono apparse nella mia casella di posta non appena è arrivato il mio turno in un flusso di lavoro di approvazione. Nel complesso, le funzionalità di promemoria e di allerta sono semplici ma efficaci rispetto alle più complesse capacità di allerta del ciclo di vita del contratto in Concord.
Quando aggiungi un nuovo promemoria nella pagina Dettagli contratto, devi semplicemente impostare gli utenti, la data e aggiungere una descrizione. Sfortunatamente, non esiste alcuna funzione per impostare avvisi o notifiche ricorrenti a intervalli personalizzati, come è possibile fare con altri prodotti che abbiamo testato tra cui Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant e Great Minds Software Contract Advantage.
Avvisando a parte, tutto inizia con il caricamento di un nuovo contratto. Quando fai clic su "Nuovo contratto", la schermata di caricamento ti dà la possibilità di caricare fino a cinque contratti alla volta. Puoi farlo sfogliando i file del tuo computer o trascinando i file nella finestra. Una volta caricato un documento, scegli la cartella o la scheda in cui va inserito. Ho creato cartelle per diversi dipartimenti tra cui Risorse umane (risorse umane), Finanza e Legale. Scegli quindi gli utenti che avranno la possibilità di visualizzare, modificare, approvare o firmare il contratto. Quindi impostare un flusso di lavoro di approvazione.
Puoi anche eseguire una qualsiasi di queste azioni sulla pagina del contratto stesso se non vuoi farlo immediatamente. Una volta terminato il processo di caricamento, verrai indirizzato direttamente a quella pagina. Sono stato in grado di modificare i dettagli del contratto di base qui. Tali dettagli includevano la società associata, la data di inizio, la data di conclusione e il tipo di contratto (fornitore, cliente o tipo di contratto personalizzato). Qui è anche dove gestisci le autorizzazioni utente.
La gestione degli utenti non è suddivisa in gruppi di sicurezza granulari o livelli di autorizzazione del sottoinsieme come in Agiloft e Updraft. Al contrario, agli utenti vengono concesse le autorizzazioni contratto per contratto. Som per il mio contratto di prova PCMag, sono stato in grado di aggiungere utenti con accesso Editor o Solo visualizzazione. È inoltre possibile gestire le autorizzazioni utente per utente nella scheda Gestione utenti del menu Impostazioni. Qui è possibile designare gli utenti come proprietari di contratti specifici o revocare specifici privilegi di contratto.
Segue una delle migliori caratteristiche di Contract Hound: l'opzione del flusso di lavoro di approvazione con trascinamento della selezione. Non è possibile ottenere trigger e azioni complessi come negli strumenti di automazione del flusso di lavoro in Agiloft e Coupa Contract Lifecycle Management. Ma in Contract Hound è semplice e facile prendere tutti gli utenti con accesso al contratto e trascinarli in un flusso di lavoro di approvazione per designare il percorso di esecuzione del contratto. Per il mio contratto di prova, ho aggiunto tre utenti al flusso di lavoro e poi di nuovo me stesso alla fine come unico utente che richiede una firma. Puoi designare tutti i firmatari che desideri. Per la firma stessa, avrai bisogno di un account DocuSign in quanto non esiste un modulo di firma elettronica incorporato. È possibile abilitare l'integrazione di DocuSign nel menu Impostazioni.
Quando ho inviato il contratto di prova PCMag attraverso le approvazioni, il registro di controllo sul lato destro della pagina Dettagli contratto mostrava tutti i passaggi completati nel flusso di lavoro. Il registro di controllo registra eventuali modifiche o versioni aggiornate se gli utenti modificano e caricano nuove versioni del contratto. È inoltre possibile aggiungere commenti al registro di controllo come elemento di collaborazione di base. Ciò impallidisce rispetto alle funzionalità di collaborazione e negoziazione nativa presenti in Agiloft e Concord, ma è un bel modo di comunicare all'interno del team che sta lavorando a un contratto.
Se fai clic su "Visualizza" nella pagina Dettagli contratto, verrà scaricata la versione corrente del contratto. Il menu Azioni in alto a destra (accanto al pulsante Visualizza) consente di caricare una nuova versione del contratto. Inoltre, consente di spostare il contratto in un'altra cartella, controllare la cronologia delle versioni, ripristinare una versione precedente del contratto o eliminare il contratto.
Gli ultimi aspetti gestionali della piattaforma sono le cartelle e i campi personalizzati. Non esiste una struttura di categorizzazione dei modelli e di classificazione complessa, come troverai in ContractWorks. Tutto ciò che fai è fare clic sull'icona Più (+) accanto a Cartelle nella barra di navigazione a sinistra e assegnare un nome alla cartella. Quindi aggiungi tutti i contratti a quella cartella che desideri. Contratto Hound si alterna tra il chiamare questa funzione di gestione "cartelle" e "schede" all'interno dell'interfaccia utente, ma è la stessa funzione.
Infine, nel menu Impostazioni, la scheda Campi personalizzati mostra i campi predefiniti per tutte le voci del contratto. Ti consente di aggiungere i tuoi parametri personalizzati. Per creare un campo personalizzato, devi solo aggiungere un'etichetta, una descrizione, un tipo di campo (testo o multilinea) e se il campo è obbligatorio o meno. Contract Hound offre una Knowledge Base (KB) con risorse di aiuto su contratti, promemoria, schede e altri elementi dell'interfaccia utente. Ma il segugio del contratto è semplice da utilizzare.
Gestione dei contratti senza problemi
Contract Hound non è la più potente piattaforma di gestione dei contratti disponibile. Non esiste la creazione di contratti o la visualizzazione nativa e nessun report e analisi. Le caratteristiche di categorizzazione e gestione degli utenti sono di base in base alla progettazione. Per le aziende sopraffatte dalla complessità infinita e dalle opzioni di personalizzazione di piattaforme come Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management e Great Minds Software Contract Advantage, Contract Hound è un'alternativa intuitiva e semplice da usare. Ha un prezzo accessibile e include un solido nucleo di funzioni di gestione, collaborazione, controllo e controllo della versione e del flusso di lavoro di approvazione. Queste caratteristiche rendono semplice la gestione dei contratti quotidiani in Contract Hound.
