Organizzati: 6 suggerimenti per iniziare a gestire il progetto

La gestione del progetto è un lavoro duro. Team e organizzazioni stanno cercando di lavorare in modo più snello e spesso ciò significa eliminare il ruolo di un project manager dedicato. Sebbene sia ancora possibile ottenere una laurea specialistica in materia, non è insolito per le persone con poca o nessuna esperienza trovarsi spinti nel ruolo di project manager, spesso al di sopra del loro lavoro ufficiale. Mentre questa può essere un'esperienza travolgente, sul mercato esiste un software così potente per la gestione di progetti che un piccolo progetto o due potrebbero non richiedere affatto un project manager.

Se non hai molta esperienza nella gestione dei progetti, ecco alcuni suggerimenti per iniziare. Mille grazie a Peter Clarkson, ex Maestro Development, e Jason Westland, CEO di ProjectManager.com, per la loro visione di una versione precedente di questo articolo.

1. Assicurati di avere un progetto

Prima di iniziare a provare a gestire un progetto, assicurati di avere un progetto! Questo consiglio può sembrare eccessivamente semplice, ma l'ho sentito più volte da esperti project manager.

Un progetto è un insieme di attività che ha una data di inizio, una data di fine e un risultato finale. Un deliverable è tutto ciò che viene consegnato alla fine del lavoro, come un prodotto fisico o un sito Web funzionante. Costruire una casa è un progetto. La riprogettazione di un sito Web (come indicato nella schermata da ProofHub, di seguito) è un progetto. Se potessi in teoria consegnare tutti i compiti del progetto a qualcun altro e ricevere qualcosa da quella persona, questo è un progetto.

A volte le persone confondono il lavoro in corso con i progetti, quindi lasciatemi fare alcuni esempi di lavoro in corso per chiarire. Scrivere nuovi contenuti per un sito Web ogni settimana è un lavoro in corso, anche se potresti guardare alla produzione di un singolo pezzo di scrittura come al suo piccolo progetto. Fornire supporto di manutenzione per il codice correggendolo continuamente è un lavoro in corso. La risposta alle e-mail o alle telefonate dei clienti è in corso.

2. Avere un periodo di scoperta

Prima di dare il via a un progetto, alcune persone raccomandano ciò che si chiama scoperta. La scoperta della gestione del progetto è diversa dalla scoperta in senso giuridico. Per i nostri scopi, è un periodo di tempo in cui le persone che richiedono il progetto esplorano ciò che vogliono fare o fare e perché. Potrebbe essere un incontro, una serie di incontri o un periodo di tempo aperto per il libero pensiero e l'esplorazione.

Di seguito sono riportate alcune domande da esplorare durante la scoperta.

• Quale sarà il progetto? Quanto puoi essere specifico nel definirlo?
• Qual è il suo scopo?
• Quali risultati vuoi?
• Quali risorse hai a disposizione per questo progetto?
• Quando hai bisogno del prodotto finale e la tua scadenza è ragionevole date le tue risorse?

3. Definire l'ambito

Potresti sentire un project manager esperto dire questo: "Se non è nell'ambito, non è nel progetto".

Ogni progetto ha bisogno di un ambito chiaro. L'ambito del progetto definisce esattamente cosa comporterà il progetto. È un elenco bloccato di tutte le sfaccettature, risorse, caratteristiche, risultati finali e altri dettagli associati al progetto. Una volta bloccato, non è possibile aggiungerlo. Ad esempio, se stai costruendo una casa, l'ambito definirà quante storie conterrà la casa, il suo metraggio quadrato, quante finestre ci saranno, quante scale, interruttori della luce e così via.

Il motivo per cui i progetti necessitano di un ambito chiaro prima di avviarli è che nessuno tenta di aggiungere qualcosa che non rientri nell'ambito dopo l'avvio del progetto. L'aggiunta all'ambito di un progetto dopo che è stato avviato elimina la sequenza temporale, il budget e le risorse disponibili. Se continui ad aggiungere attività a un progetto, potrebbe anche smettere di diventare un progetto, potrebbe semplicemente diventare un lavoro in corso.

La definizione dell'ambito può avvenire in una riunione di scoperta o potrebbe semplicemente derivare da conversazioni tra il cliente o la persona che richiede il progetto e il potenziale responsabile o responsabile del progetto.

4. Tenere una riunione preliminare

Un incontro preliminare è il luogo in cui tutti coloro che lavoreranno al progetto vengono presentati. Questo incontro dà il tono per il lavoro da svolgere e assicura che tutti i membri del team di progetto dispongano di chiare informazioni su cosa faranno e perché.

Nota come tenere una riunione di kickoff non è nemmeno vicino alla prima cosa che fai quando gestisci un progetto! Poiché il kickoff aiuta a mettere tutti sulla stessa pagina, vuoi essere sicuro di avere una chiara comprensione del progetto e dell'ambito in modo da poterlo consegnare a tutti gli altri con fiducia.

Durante una riunione preliminare, il responsabile del progetto dovrebbe definire almeno queste quattro cose:

• Ambito del progetto,
• I giocatori e i loro ruoli,
• Deliverable e
• Pietre miliari.

Abbiamo già parlato dell'ambito del progetto. Per i giocatori e i loro ruoli, il responsabile del progetto presenterà l'un l'altro le diverse squadre e collaboratori. Inoltre, la riunione di kickoff è il momento ideale per discutere della gerarchia, cioè di chi riferisce a chi e chi firma il lavoro.

Una discussione sui risultati finali si sovrapporrà alla discussione sulla gerarchia perché è necessario rispondere alla domanda "Chi riceverà ciascun risultato finale?"

Le pietre miliari (come mostrato nel software di gestione dei progetti di Editors 'Choice Teamwork Projects, sopra) sono punti in un progetto che mostrano chiari progressi verso l'obiettivo finale. Quando si costruisce una casa, il punto in cui si gettano le fondamenta e si imposta potrebbe essere una pietra miliare. Quando hai il telaio a posto, questa è un'altra pietra miliare. Al momento di una riunione preliminare, dovresti sapere quali saranno le pietre miliari del progetto anche se non hai ancora le date bloccate per loro. A volte, sono necessari altri esperti del team, come il responsabile della programmazione o il responsabile della progettazione, per aiutare a capire esattamente quando queste pietre miliari dovrebbero cadere. È bello partecipare a una riunione di kickoff con un'idea approssimativa delle scadenze del traguardo, ma dare a ciascuna squadra la possibilità di ponderare e apportare modifiche.

5. Mappa le scadenze del tuo progetto

In precedenza, abbiamo parlato di come ogni progetto ha una data di inizio e di fine. Il calcio d'inizio può essere la tua data di inizio ufficiale. La data di fine dovrebbe segnare la chiusura finale assoluta di tutto il lavoro. Nessun lavoro sul progetto avviene dopo quella data. È un vero momento senza mani, con le matite abbassate.

Ora che hai avuto un kickoff meeting, tutti i principali attori (come il project manager e i team leader) possono capire le pietre miliari esatte e le date di consegna e inserirle in un calendario tra la data di inizio e la data di fine.

Se stai utilizzando un software di gestione dei progetti, questo è quando inizierai a usarlo. Inserisci tutte le tue date importanti nell'app. Puoi anche caricare altra documentazione che hai creato finora, come l'ambito del progetto. Ora è anche il momento giusto per iniziare a invitare anche tutti i giocatori a unirsi al software. Man mano che le persone si uniscono all'app di gestione del progetto, possono ricevere incarichi, aggiornare i loro progressi e collaborare in altri modi. Di seguito è riportato un esempio di tutte queste informazioni, mappate in un diagramma di Gantt in TeamGantt. Per ulteriori informazioni sui diagrammi di Gantt, puoi leggere il mio articolo su 5 semplici passaggi per G Introduzione ai grafici di Gantt.

6. Impostare le aspettative per la comunicazione

Sia dopo l'incontro iniziale che durante tutto il corso del progetto, è importante mantenere aperte le linee di comunicazione. Che il tuo gruppo abbia o meno un project manager a tempo pieno, chiunque sia il principale punto di contatto per il progetto deve essere colui che incoraggia e facilita la comunicazione. Non è una cattiva idea tenere un'altra riunione a mani libere prima che il progetto si apra completamente, in modo che le persone possano porre tutte le domande rimanenti che hanno.

Stabilire presto le aspettative per la comunicazione I team leader invieranno un aggiornamento settimanale sui progressi della loro squadra? Quante riunioni dirette avrai nel corso del progetto, a volte non sono affatto necessarie; di cosa ha bisogno il tuo progetto? Spesso, i team più piccoli all'interno di un progetto, come il team di progettazione o il team di programmazione, hanno riunioni di check-in ricorrenti in cui tutti ricapitolano ciò che hanno fatto di recente e sollevano potenziali problemi. Più le persone danno voce ai potenziali problemi in anticipo, maggiori sono le possibilità di tutti di contrastarle o affrontarle.

Andando avanti

Grazie a questi suggerimenti per iniziare, ora puoi scavare nella carne del progetto. Il software di gestione del progetto contribuisce notevolmente a mantenere aggiornati tutti i soggetti coinvolti nel progetto sui suoi progressi. Richiede anche una buona quantità di interazione umana, tuttavia, e quanta più chiarezza sul progetto e sui suoi dettagli possibili.